隨著經濟的不斷髮展，企業之間的競爭更加激烈，要使企業處於有利的競爭地位，要追求企業利益的最大化必須要有低產品成本，因此採購價廉物美的物資顯得優為重要，為此加強企業的採購管理是企業生產經營活動中的一個重要環節，本文就如何加強採購管理作出分析並提出相應的措施。
一、制定企業採購原則
制定企業的採購原則是採購管理的一個重要方面，也是企業採購活動的準繩,使企業的各項採購活動做到有據可依。
1、詢價定價原則
詢價定價是指該類物資採購不需通過招標，由採購員直接到市場採購，須應遵守貨比三家的採購原則，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、有無送貨、售後服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行全面評估，權衡利弊，最後確定供應商且議定最終採購價格，臨時性應急購買和定向採購的物品除外。
2、合同的簽訂原則
簽訂採購合同是對物資採購活動的一種保證，同時也給以後發生的業務糾紛提供法律依據。零星採購物資一般情況不需簽訂購銷合同，因為量小且分散簽訂合同比較繁瑣，只需按審批過的物資採購申請表的要求進行採購。批量採購物資必須簽訂物資購銷合同，合同內容的填寫要齊全，書寫清楚，同時要符合《經濟合同法》和物資採購申請表的要求，付款條件必須符合本公司的財務制度，公司分管領導稽核後由總經理或授權有關代理人簽約。
3、招標採購原則
凡大宗或經常使用的材料，如原、輔、包材料、辦公用品等都應通過批量招標的形式進行採購，招標時由生產、質量、財務、採購、總經辦等相關部門共同參與，根據招標結果確定供應商，然後簽訂供貨協議，以簡化採購程式，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應隨著掌握市場行情，隨時調整採購價格。
4、職責分離原則
採購人員負責與供應商進行溝通聯絡，物資的驗收由質量檢驗和倉庫人員來負責，不能由採購人員兼任物資入庫的驗收工作。驗收時需採購人員要協助的，採購人員須積極配合。採購物資質量、數量、交貨時間等問題，應根據採購申請表的要求和供貨協議來執行。
5、計劃採購原則
根據生產經營的需要確定物資採購的品種和數量，做到以產定購，嚴防因採購造成的超儲積壓。採購人員訂購物資或服務必須與採購申請單所列要求規格、型號、數量相一致。不能滿足請購部門要求或成本過高，應及時反饋資訊供申請部門更改採購申請單。如確因特定條件數量不能完全與採購申請單一致，須報經採購計劃審批人批准後方可實施。不符合採購申請單要求的或採購情況變化未經批准擅自採購的，由此造成的損失由具體經辦採購員負責，同時倉庫不驗收入庫。
6、價格優先原則
採購人員應按公司常用物資品種建立供應商資訊檔案庫和常用原材料價格變動資訊情況表，同時積極開發新的供應商，開拓採購渠道，降低採購直接成本。跟蹤市場供求和價格動態，選擇質好價廉、守信服務周到的供應商，實現最優化採購。
二、建立合理監督管理機制提高採購人員的整體素質
建立系統的採購監督制度，杜絕採購過程中的漏洞是採購管理的重要組成部分。採購過程的漏洞可以說是處處可在，比如說機器裝置的採購在我們國家企業中出現的問題可為是屢見不鮮，原因是什麼呢，就是在採購各環節(圖紙稽核環節、機器驗收環節、機器安裝除錯等環節)缺少了監督。建立採購的牽制制度，不相容的工作決不能由一人來完成，比如說招標工作要成立一個招標組，且有不同的分工，這樣才能達到招標的目的，否則招標也僅僅是個形式而已。在大的集團企業要建立採購督察機構,職能是瞭解市場行情,監督檢查採購人員工作,使企業的採購業務步入合理合法的渠道，謀求物資採購成本的最小化,以提高企業產品的核心競爭力。在做好監督工作的情況下，同時要提高採購人員的業務、文化、道德等方面的素質。首先要求採購人員加強業務知識的學習，提高業務素質，嚴格遵守公司各項規章制度和國家法律法規。其次要求採購人員做到不收禮，不接受宴請，嚴禁向供應商要錢要物。再次是要嚴格按公司採購管理制度和程式辦事，嚴防擅自採購，嚴格保守公司祕密，防止採購員與供應串通一起損害公司利益。聘請專業人員對採購人員進行業務培訓，使其業務素質精湛工作認真負責，及時掌握與採購業務相關的市場資訊避免出現差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
三、制訂合理的採購程式和方式
企業應該根據自身的實際情況及生產經營的需要制訂合理的採購程式，不同的物資根據其性質不同制訂不同的採購程式，不可千篇一律，死板硬套，以滿足生產經營的需要。
首先是供應商的選擇和審查要做到以下幾點。一是原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試，徵得生產、質檢部門同意。必要時，報有關管理部門批准備案，為保證原料、輔料、包裝材料的質量的穩定，同等條件下的供應商也應相對穩定。二是對於大宗和經常使用的原材料或服務，採購部應全面地瞭解、掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售後服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業務記錄，會同企業生產、技術、質量、採購部門對供應商定期進行調查和評估。三是固定資產及零星物資採購在選擇供應商時，必須進行詢定價程式和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、供貨能力、技術服務能力、資信和以往的服務物件。供應商的報價不能作為唯一決定的因素。四是為確保供應渠道暢通，引入競爭機制、必要時進行招標採購。為防止意外情況的發生，對於生產經營所必需的原輔材料，應有三家或三家以上供應商作為候選供應商或直接在他們之間進行輪換式採購。大宗材料應同時由三家以上供應商供貨，以保證貨源、質量和價格合理。五是對於零星且規格繁雜的物資，每年(或半年或季)度根據部門採購預算，計劃統計造表交採購部門，向三家以上供應商詢價，經有關部門及採購部門綜合評估後，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協議，定期結算。
其次是不同的物資採購其程式和方式是不同的。第一是原料、輔料、包裝材料操作程式是：首先原料、輔料、包裝材料的採購實行計劃管理，根據生產計劃定量採購，嚴禁超計劃採購。其採購計劃的制訂是從銷售訂單或計劃→生產計劃→原輔料需用量計劃→安全庫存量→採購計劃到結束，是個環閉的計劃過程。其次使用部門根據計劃填寫物資採購申請表(格式附後)，寫清採購物資的數量、規格、型號、質量標準、技術指標、製作工藝、材質、要求到貨日期等，交採購部門，採購部門根據庫存情況和市場情況，填寫採購計劃單，一貨一單制，然後由核價員稽核簽字，再由總經理或分管副總簽字審批，由採購人員實施採購。採購人員負責合同條款的談判，付款申請、索賠、採購檔案的建立，市場資訊的收集。同時，與供方和生產廠家聯絡貨物接送的時間、方式、到貨、質量反饋及聯絡售後服務事宜。最後是貨到驗收由質檢部門負責原輔包裝等材料的質量(包括規格型號)驗收，並出具檢測報告。倉儲主管負責接貨、臺帳記錄，數量驗收報告的出具並開具收料單，且當天將收料單交倉庫記帳員及時輸入電腦，做到日結日清。第二是備品備件的操作程式是：所有備品備件採購前必須有采購申請，申請同意後由採購員填寫採購計劃並審批，沒有采購計劃的備件不能入庫。從而可以防止擅自採購現象的'發生，避免物資的超儲積壓。採購申請根據企業管理的需求設定格式和聯次，申請單上需註明採購物品、規格、建議單位和價格、要求到貨時間、用途等，採購申請由對應的部門來填寫，分管領導簽字稽核和審批，做到分工精細責任明確，同時可以便於對物資庫存的考核。比如說機器裝置配件由使用部門填寫採購申請單、由裝置部門主管稽核簽字，常用備品屬計劃內採購的由倉庫填寫採購申請，分管部分的領導稽核簽字，最後由分管生產經營的領導批准。採購員根據採購申請單填寫採購計劃單，寫明採購單位、數量、單價，採購計劃單然後報經審批，實施採購。倉庫按採購計劃單上的數量和單價進行驗收入庫，發現價格有異常的(指比以前價格高的)及時和採購員聯絡，並將實際情況彙報給分管領導，查明原因後，經審批後方可辦理入庫手續。
四、搭建網路採購平臺
利用現代發達的網路世界，充分利用網路資源建立企業一個合理的比較完善的網路採購平臺。網上採購平臺指企業自己建設的基於網際網路的招標採購平臺，採取現代網路技術，把採購專案的資訊公告、發標、投標、報價、定標等過程放在計算機網路上進行。網路採購可以將企業的採購資料和資訊實現了電子化網路化，大大減少了採購需要的書面文件材料，同時也減少了對電話傳真等傳統通訊工具的依賴，大大節省了辦公費用和人力費用，提高了採購效率，降低了採購成本;利用網路開放性和透明性的特點，使採購專案形成了最有效的競爭，更能顯示採購的公開、公平、公正性，有效地保證了採購質量;能夠更加規範採購程式的操作和監督，大大減少採購過程中的人為干擾因素杜絕採購“暗箱”操作和採購。
採購管理是一門深奧的管理科學，隨著社會經濟的不斷髮展，企業之間競爭的激烈化，採購管理已被企業家們越來越重視了。
