針對日益上漲的運營成本，如何在“窮盡收入”的前提下有效控制採購成本對利潤薄微的物管行業經營業績至關重要。採購成本下降不僅體現在物管企業現金量流出的減少，而且直接體現在利潤增加、企業競爭力增強等方面。由於物管企業的採購成本佔企業運營成本較高，因此，有效控制好採購成本並使之不斷下降，是物管企業不斷降低成本、增加利潤的重要和直接手段之一。下面是yjbys小編為大家帶來的如何做好物業管理企業採購成本控制工作的知識，歡迎閱讀。
一、建立、完善採購制度，做好採購成本控制的基礎工作、
一般情況下，物管企業將採購活動分為外包服務採購和材料物資採購，外包服務採購泛指清潔服務、電梯維保、外牆清洗、工程改造等經判定企業無法自行完成需委託外包的服務。材料物資採購指物管企業常規性物資採購，包括辦公裝置及用品類、給排水器材類、經營類物資的採購等。現結合大部分企業的具體做法，淺談如何對採購成本進行有效控制。
採購工作的關鍵在於制度規範和監督並重，健全制度，加強監督，制度為主，
監督為輔，兩者相輔相成，缺一不可。因此，如果企業不制定嚴格的採購和監督制度，不僅採購工作無章可依，還會給相關人員提供暗箱操作的溫床。完善採購制度要注意以下幾個方面：
1、建立嚴格、可行的採購制度。建立嚴格、完善、可行的採購制度，不僅能規範企業的採購活動、提高效率、杜絕部門之間推諉、扯皮，還能預防相關人員的不良行為。採購制度應規定外包服務採購和材料物資採購的申請、授權人的批准許可權、招標專案和物料採購的流程、相關部門的責任和義務、各種外包服務採購和材料物資採購的相關規定、報價和價格審批流程等。比如，可在採購制度中規定採購的物品要向供應商詢價、比價和議價，最後選擇供應商。還可規定超過一定金額的採購活動需通過招標方式確定供方，並制定包括專案立項、招標檔案編寫、招標小組成立、標底預算及保管、中標原則、發/開/定標方式、合同簽訂、實施與監督等制度和流程，以供內部審計部門稽核。
2、建立供應商檔案和准入制度。由於國家相關法規的不健全和市場發展不
均衡等原因，目前市場上供應商的資質良莠不齊，需要對供應商進行慎重選擇。基本做法是，對合格供應商要建立檔案，供應商檔案應有編號、合作範圍、適合區域、聯絡方式、銀行賬號、詳細地址等，並建立相應的供方信譽評估體系，每一個供應商檔案應經嚴格的稽核才能歸檔。企業的採購活動必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期更新，並有專人管理，同時建立嚴格的供應商准入制度。除上述方式外，還需要求每類供方存檔3家以上，並通過嚴格的資料稽核、現場考察、供方會審等方式，選擇結果公示並確定後，建立完善的供方信譽評估體系，經過精挑細選和優勝劣汰，確保成為公司合格供方的嚴肅性，滿足“適合的就是最好的”這一通用、適用法則。
3、建立供方價格體系和價格評估體系。採購部門要對公司所有常規性材料物資建立符合市場行情價格體系，初期可通過招標的方式確定該類合作供方及價格。對於集團化的物管企業，由於區域、環境等原因，同類物資存在一定的價格差異，可分別建立適合該區域的屬地價格體系。價格體系建立後，各需求部門可通過計劃採購、應急採購等形式完成申購，若申購的物資不在價格體系內，可通過建立“特定物資”通道進行申購，採購任務完成後及時錄入價格體系。總之，價格體系不是一成不變的，將隨市場物價漲跌、需求調整而變化，價格體系有一個持續補充、調整、更新和完善的過程。
4、建立相互制衡的監督機制。建立需求、採購、審計部門各司其職、相互
制約的內部監督機制。物資採購部門執行採購的職能，同時接受需求部門的監督，聽取需求部門的意見和建議。需求部門執行申購和驗收的職能，提出採購的品種和數量，及時與物資採購部門溝通。內部審計務部門履行稽核付款的職能，從而形成需求、採購、審計部門之間相互制衡的監督機制，真正做到具體採購與使用相分離，具體採購與驗收相分離，具體採購與款項支付相分離。在實際執行過程中，通過公佈的所有供方名稱、聯絡電話和物資價格，審計部門每月通過電話或市場詢價等方式瞭解行情並公佈調查結果，真正規避暗箱操作風險，實現公開、透明的“陽光采購”。
二、有效降低採購成本的方法和手段
1、通過付款條件的選擇降低採購成本。如果企業資金充裕，通過及時支付合作供方各類款項的方式，往往能帶來較大的價格折扣和良好的公司信譽。如有的公司規定20萬元以上的招標專案，供方在符合相關條件下，可預付材料款 20%-30%。物資採購方面，可單次結算也可月度結算，保障供方權益的同時，有效建立公司良好信譽，確保供方提供的服務優秀和價格低廉。
2、以有效競爭方式牽制供應商。對於大宗物料採購，一個有效的方法是實行競爭招標，往往能通過供應商的相互比價，最終得到底線的價格。此外，對同類型供方，應多找幾個供應商，通過對不同供應商的選擇和比較，使其互相牽制，從而使公司在談判中處於有利的地位。筆者所在公司的方法是，符合條件的專案堅決通過有3家以上競標單位參與的招標方式進行，其他採購專案同類供方必須3家以上，內部分為A、B、C類，當一家供方談判失敗，及時尋找下家，保障不影響採購工作的順利執行。
3、向生產廠家或製造商直接採購。向生產廠家或製造商直接採購，可有效減少中間環節，降低採購成本，同時獲得更好的技術和售後服務。在日常採購活動中，積極、努力尋找產品的.最直接供方，摒棄繁多的物流或中間商環節，條件成熟時，可直接更換合作供方。
4、選擇信譽良好的供方並與其簽訂長期合同。與誠實、講信譽的供應商合
作，不僅能保證物資的質量、及時性和售後服務，還可得到其付款及價格的關照，特別是與其簽訂長期的供貨合同，往往能得到更多的價格優惠。
5、充分進行市場調查和資訊收集。一個企業的採購管理要達到一定水平，應充分注意對採購市場的調查和資訊的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格走勢，使自己處於有利地位。如有條件，企業可設專人從事這方面工作，並定期形成調研報告。
三、實行戰略成本管理指導採購成本控制
1、估算供方的產品或服務成本。任何事物都具有兩面性，採購管理工作也一樣，不能只強調企業內部的努力，要真正做到對採購成本的全面控制，僅靠內部努力是不夠的，還應對供應商的成本狀況有所瞭解，只有這樣，才能在價格談判中佔據主導地位。事實證明，可以通過對供方的實地考察，參觀供方的相關設施，瞭解原材料、人力、物流等管理成本，估算供應商的成本。在估計成本並瞭解哪些材料佔成本比重較大之後，可掌握價格談判的主動，儘可能與供應商共同尋求降低成本的途徑，從而降低自己企業的採購成本。進行此類談判，要始終爭取雙贏的局面，要與供應商建立長期的合作關係，就不能在談判中將供應商逼迫到賠錢的地步。
2、實現物管企業的採購聯盟。聯盟是指具備條件的物管企業之間達成共識，
形成採購聯盟，對某類物資、某類專案與同一供方談判，實行集中採購，從而規避由於量小而得不到更多優惠的矛盾，達到降低採購成本的目的。幾家企業之間可以制定合理的運作規程，建立穩定的聯盟關係，也可臨時合作，實現對某些日常物資的長期聯盟採購和某些特定專案的臨時聯盟採購，這種聯盟企業之間、採購方與供貨方之間多贏的局面，相信更多企業、商家願意參與。
