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專案經理正式開始工作後要經過建立工作基礎(瞭解專案情況,研究工作任務、分析專案相關人員、編制專案工作計劃)、正式啟動專案、管理團隊工作和結束專案等步驟.主要內容如下:
(一)建立工作基礎
1.瞭解專案情況,研究工作任務
(1)工作結構分解是開展專案工作的一個必經過程.
(2)注意分解的方法.專案分解的方法主要有以下幾種:按專案工作內容進行分解;按專案工作過程進行分解;按專案的專業要素進行分解等.進行工作分解時,要根據以往實際工作經驗,將專案先從一個較高的層面上開始進行分解,使分解成的工作包具有相對獨立性和可衡量性;然後繼續對這一個層面的每一個工作包逐一分解,直到分解成的每一工作單元都能明確地確定工作任務,可以單獨進行工作計劃、預算、進度安排和監督控制.
(3)對分解出來的每一工作單元與工作包要明確相關指標與內容.相關指標與內容包括:該項工作的組織職責,工作週期,裝置、材料的需求,費用的預算,人力資源的安排,負責人,工作質量要求等;在此基礎上根據需要對每一個工作單元進行成本分解,包括確定直接成本、間接成本等指標;確定每一個工作包的進度資訊,如完成標誌(即代表工作完成的事件或物質載體)、關鍵性介面及允許推遲的完成時間等.
(4)明確工作包內各工作之間的相互邏輯關係.
(5)分解的目的是為了高質量地完成好工作任務.
專案分解有時是一項很細緻的工作,這項工作經常不是專案經理一個人完成的,需要一些專家共同工作,是由專案經理組織、在專案團隊成員配合下完成的.
【例6-8】(2009真題)進行專案工作分解的主要方法有( ).
A.按資金來源分解法 B.按專業要素分解法
C.按人員籍貫分解法 D.按工作內容分解法
E.按工作過程分解法
【答案】BDE
【解析】參見教材P131.
2.分析專案相關人員
(1)分析相關人員的`作用
1)使專案經理對專案所涉及的各方面關係做到心中有數,以利於今後的協調工作.
2)可以更好地確定專案的方向,有助於原方案中不合理內容的調整.
3)通過對專案相關人群的分析,可以識別哪些是驅動者、支持者和觀察者,並確定專案的相關關鍵人員.
4)專案經理可以從相關人員中選定合適的專案團隊成員.
(2)相關人員分析.從廣義上說與專案相關的群體和個體很多,其中包括專案的投資方、專案的運作者、專案產品的客戶及專案可能影響的群體與個體等.對專案相關人員分析可以分為公司內部和公司外部以及其他相關群體.
(3)分析方法
3.編制專案工作計劃
(1)專案名稱.
(2)專案基本情況.
(3)專案團隊工作目標與任務.
(4)專案工作進度計劃.
(5)專案團隊組成與分工.
(6)專案費用預算計劃.
(7)成果的形式、成果交付數量、時間及交付方式.
(8)專案費用的來源.
(二)正式啟動專案
1.組建專案團隊
專案經理要完成以下工作:根據專案團隊的工作目標與任務和人員的分析情況,進行權職劃分,確定團隊中每個人的工作職責;建立職責關係圖,並進行工作流程設計.
在組建過程中專案經理要向入選的團隊成員說明專案目標、專案的工作範圍,還要說明專案的意義、選擇團隊成員的標準等.
2.召開專案啟動會議
專案啟動會議的主要內容有:
(1)宣佈專案正式開始工作;
(2)介紹專案團隊成員;
(3)介紹專案基本情況;
(4)宣佈工作計劃;
(5)宣佈並落實人員分工;
(6)公佈工作程式與工作規則.
3.組織制訂專案團隊各項具體實施計劃
(三)管理團隊工作
1.開展專案實施中的指導
(1)對專案團隊中每個成員的工作提出具體要求.
(2)對團隊成員工作的方法進行指導.
(3)解決團隊工作中的困難與問題.
(4)培養團隊精神.
2.對專案全過程進行全面控制
(1)進行合理的分工與適度的授權,這是實現有效控制的前提.
(2)建立和保持有效、暢通的資訊通道,這是實現有效控制的基礎.
(3)經常性的檢查,是對固定資訊渠道的重要補充.
(4)及時進行必要的調整是實現全過程有效控制的重要手段.
3.做好內外關係的協調
專案經理協調內外關係的主要工作包括:與委託方或顧客及時有效的溝通;與專案所在單位的有關領導保持資訊的暢通;與專案所在單位的職能部門保持適當的互動關係;在團隊內部形成統一、有序、高效的工作氛圍.
(四)結束專案
專案結束階段對於團隊來說是休整階段.主要工作有:
(1)專案成果總結與報送;
(2)專案資料整理;
(3)專案後續工作安排;
(4)宣佈專案團隊工作結束.
【例6-9】(2010真題)下列關於工程專案經理的說法,正確的有( ).
A.專案經理一定來自專案所屬公司內部
B.對專案相關人員進行分析是專案經理的一項基礎性工作
C.選擇專案團隊成員是專案經理的主要工作之一
D.制定專案實施計劃是專案經理主持召開的專案啟動會議的重要議程
E.專案經理對團隊成員應進行合理的分工與授權
【答案】BCE
【解析】參見教材P131-137. 本題是本小節的一個綜合,難度不是很大,但是要注意題型在近兩年的考試中出現的概率增加,需要掌握教材中一些帶黑體字的標題性的知識點.
