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(一)團隊組織計劃的內容(高頻考點)
組織計劃通常包括四方面的內容:角色和職責安排、人員配備計劃、組織關係圖和有關說明.
1.角色和職責安排
為了做好專案組織計劃工作,首先要進行工作分析.工作分析是人力資源管理的最為基礎性的工作,在制訂人力資源組織計劃前,先對每一工作的職責、任務、工作環境、任職條件等進行審定,並對目前、近期及中遠期的工作量進行預測分析.
在分析每個角色和職責時,要考慮其角色、職責、職權與能力要求.
角色是指在專案工作中誰來做某一事情,而職責則是回答團隊成員應該履行的工作,職權是使用專案資源,做出決策以及批准的權力,而能力則是為實現其角色,履行其職責、職權所需要具備的技能和才幹.專案的角色和職責必須分配給合適的專案參與者.角色和職責可能安排給某單個人,也可能是安排給某組成員.被安排者可能是專案組織的一部分,也可能是組織外的一部分.在專案職責安排時,專案團隊的工作應與公司內部的職能部門如工程、市場或財務部門等有機結合起來. 描述團隊成員的角色與職責可採用多種形式,主要有:層級型、矩陣型和文字型.
(1)層級型.採用傳統組織機構圖,以圖形方式自上而下地顯示各種職位及其相互關係.工作分解結構(WBS)用來顯示如何把專案可交付成果分解為工作包,顯示專案可交付成果的分解,有助於明確高層次的職責.組織分解結構(OBS)則按照組織現有的部門、單元或團隊排列,並在每個部門下列出專案活動或工作包,運營部門(如資訊科技部或採購部)只需找到其所在的OBS位置,就能看到自己的全部專案職責.資源分解結構是另一種層級圖,按照資源類別對專案進行分解.例如:橋樑建造專案中,資源分解結構可以列出各部位所需的全部焊接工人數和焊接裝置,即使他們分散在OBS和WBS的不同分支中.資源分解結構對追蹤專案成本很有用處,可與組織的會計系統對接,它可包含人力資源以外的其他各類資源.
(2)矩陣型.採用責任分配矩陣(RAM)顯示工作包或活動與專案團隊成員之間的聯絡.在大型專案中,可在多個層次上制訂RAM.高層次的RAM可定義專案團隊中的各小組分別負責WBS的哪部分工作,低層次的RAM可在各小組內為具體活動分配角色、職責和職權.矩陣圖能反映與每個人相關的所有活動以及與每項活動相關的所有人員.它也可確保任何一項任務都只有一個人負責,從而避免混亂.如表6-1所示,表中最左邊的一列表示有待完成的'工作(活動),可以針對個人或小組,分配工作.
(3)文字型.如果需要詳細描述團隊成員的職責,可以採用文字型.文字型描述團隊成員的職責檔案通常用概述形式,諸如職責、職權、能力和資格等方面的資訊.這種檔案有多種名稱,如職位描述、角色--職責--職權表.該檔案可作為未來專案的模板,特別是在根據當前專案的經驗教訓對其內容進行更新之後.
專案角色和職責與專案範圍的確定是緊密聯絡的.責任分配矩陣通常就用於這一目的.
【例6-1】(2012真題)能夠清晰反映團隊成員與專案相關的所有活動和同每項活動相關的所有人員的管理工具是( ).
A.組織分解結構圖 B.責任分配矩陣 C.資源分解結構圖 D.角色-職責-職權表
【答案】B
【解析】參見教材P118.
2.人員配備計劃
人員配備計劃就是根據已確定各個角色和職責的要求,以需配人、以崗定人.
(1)人員需求.包括:需求的人力資源數量、種類、時間、專業方向與水平等.
(2)人員配備.人員配備計劃描述人力資源何時加入專案工作及何時脫離專案工作,如何加入和離開專案團隊.根據專案的具體情況,人員配備計劃可以是正式的也可以是非正式的,可以是詳細的,也可以是框架式的.人員配備計劃是整個專案計劃的一部分.
【例6-2】(2009真題)工程專案人力資源配備計劃的內容包括( ).
A.人員報酬需求
B.人員參加專案工作時間
C.人員需求數量與種類
D.人員的獎懲
E.人員離開專案工作的時間
【答案】BCE
【解析】參見教材P119.
3.組織關係圖
組織關係圖就是通過某種圖形來確定和形象體現專案組織內各組織單元或個人之間的相互工作關係.根據專案需要,它可以是正式的或非正式的,詳細的或粗線條的.組織分解結構圖是一種特殊的組織關係圖,它展示了各組織單元負責的具體工作.
【例6-3】(2010真題)確定和體現專案組織內各組織單元或個人之間的相互工作關係的圖形是( ).
A.網路圖 B.線性關係圖 C.橫道圖 D.組織關係圖
【答案】D
【解析】參見教材P119.
4.有關說明
(1)組織結構形式的影響--分析組織結構帶來的影響就是分析在採用這樣一種組織結構形式的同時,哪些可能的選擇被限制了,有哪些利弊.
(2)工作描述--為了使專案團隊在人力資源選擇時有清晰的目標,併為將來被安排在這一職位的人對其工作有一個明確的瞭解和把握,必須在組織的支援細節中對工作進行必要的描述.描述應當是綱要式的,包括工作身份、職責、技能、知識、權力、工作的物質環境,以及在完成給定工作中的其他特徵等.
【例6-4】(2012真題)為使團隊成員對其工作有明確的瞭解和把握,應對工作進行必要的說明,這在專案人力資源管理中稱為( ).
A.角色和職責安排 B.人員配備計劃 C.人際關係介面 D.工作描述
【答案】D
【解析】參見教材P119.
(二)制訂組織計劃要注意的問題
1.專案介面(高頻考點:包括組織介面、技術介面和人際關係介面)
2.人員配備計劃要與需求一致
3.約束條件
(1)專案的組織結構.
(2)共同達成的有關協議.
(3)專案管理層的偏好.
(4)預期的人員安排.
【例6-5】(2011真題)制約專案組織計劃制訂的主要因素包括( ).
A.專案的組織結構
B.專案的融資方案
C.專案管理層的偏好
D.專案人員的預先安排
E.專案的質量標準
【答案】ACD
【解析】參見教材P120.
(三)組織計劃制訂的方法與工具 模板、人力資源管理實踐
