在瞭解什麼是專案管理之前，先簡單地說什麼是專案，舉辦一次展覽會、開發一種新產品、建一個新小區、企業制定一個新戰略等都可以稱之為一個專案。什麼是專案管理?專案管理就是指把各種知識、技能、工具和技術應用於專案活動中，以達到專案的要求。專案管理通過應用和綜合諸如啟動、規劃、實施、監控和收尾等專案管理過程來進行。
按照傳統的做法，當企業設定了一個專案後，參與這個專案的至少會有好幾個部門，包括財務部門、採購部門、人力資源部門等，而不同部門在運作專案過程中不可避免地會產生摩擦，須進行協調，而這些無疑會增加專案的成本，影響專案實施的效率。專案管理的做法則不同。不同職能部門的成員因為某一個專案而組成團隊，專案經理則是專案團隊的領導者，他們所肩負的責任就是領導他的團隊準時、優質地完成全部工作，在不超出預算的情況下實現專案目標。專案的管理者不僅僅是專案執行者，他參與專案的需求確定、專案選擇、計劃直至收尾的全過程，並在時間、成本、質量、風險、合同、採購、人力資源等各個方面對專案進行全方位的管理，因此專案管理可以幫助企業處理需要跨領域解決的複雜問題，並實現更高的運營效率。
專案管理是全新的管理方法，學習專案管理可以開闊思路和視野，能培養我們的系統思維習慣，務實的工作作風，科學的管理方法;能教會我們養成良好的工作方式。
例如美國Standish Group1994年對超過8400個IT專案的研究表明，只有16%的專案實現其目標，50%的專案需要補救，34%的專案徹底失敗。Frame博士於1997年對438位專案工作人員進行了調查，結果表明，專案失敗的比率也非常高。根據他的分析，大多數專案的問題來源於以下四個方面的原因之一：組織方面出現問題(如因外來資源而產生的問題);對需求缺乏控制;缺乏計劃和控制;專案執行方面與專案估算方面的問題。
由此我們可以看出在當前的環境下，實施專案管理是非常必要的!那麼專案管理給我們究竟能夠帶來什麼樣的好處呢?概括起來，可以有以下幾點：
合理安排專案的進度，有效使用專案資源，確保專案能夠按期完成，並降低專案成本。通過專案管理中的工作分解結構WBS、網路圖和關鍵路徑PDM、資源平衡、資源優化等一系列專案管理方法和技術的使用，可以儘早地制定出專案的任務組成，併合理安排各項任務的先後順序，有效安排資源的使用，特別是專案中的關鍵資源和重點資源，從而保證專案的順利實施，並有效降低專案成本。如果不採用專案管理的方法，我們通常會盲目地啟動一個專案，將所有資源均安排在專案中，可能會有很多的人員、任務的瓶頸，同時也會造成很多的資源閒置，這樣勢必會造成資源和時間的浪費。
加強專案的團隊合作，提高專案團隊的戰鬥力。專案管理的方法提供了一系列的人力資源管理、溝通管理的方法，如人力資源的管理理論、激勵理論、團隊合作方法等。通過這些方法的使用，可以增強團隊合作精神，提高專案組成員的工作士氣和效率。
降低專案風險，提高專案實施的成功率。專案管理中重要的一部分是風險管理，通過風險管理可以有效降低專案的不確定因素對專案的影響。其實，這些工作是在傳統的專案實施過程中最容易被忽略的，也是會對專案產生毀滅性後果的因素之一。
有效控制專案範圍，增強專案的可控性。在專案實施過程中，需求的變更是經常發生的。如果沒有一種好的方法來進行控制，勢必會對專案產生很多不良的'影響，而專案管理中強調進行範圍控制，變更控制委員會(CCB)和變更控制系統的設立，能有效降低專案範圍變更對專案的影響，保證專案順利實施。
可以儘早地發現專案實施中的問題，有效地進行專案控制。專案計劃、執行狀況的檢查以及PDCA工作環的應用，能夠及早地發現專案實施中存在的問題和隱含的問題，這樣專案就能順利執行。
可以有效地進行專案的知識積累。傳統的專案實施中，經常在專案實施完成時，專案就戛然而止，對於專案的實施總結，技術積累，都是一種空談。但目前知名的跨國公司之所以能夠運作很成功，除了有規範的制度外，還有一個因素就是有比較好的知識積累。專案管理中強調專案結束時，需要進行專案總結，這樣就能將更多的公司專案經驗，轉換為公司的財富。總體來講，專案管理可以使得專案的實施順利，降低專案的風險性，最大限度地達到預期的目標。
