在專案早期建立一個溝通管理計劃，並與干係人一起評審，可以防止或減少以後的溝通問題。例如，開篇案例中的海底通訊專案群經理PeterGumpert，將從溝通管理計劃中獲得巨大的利益。由於其中幾個專案可能擁有一些相同的干係人，因此編制一個協調的溝通計劃甚至更為重要。
開篇案例
PeterGumpert兢兢業業地工作，成為了一家大型電信公司的領導。他是一個有才華、有能力、強硬的領導者，但是新的海底光纖通訊專案比他以前參與過的任何一個專案大得多、複雜得多，更不要說自己獨立管理過這樣的專案了。這個海底通訊專案分為幾個截然不同的專案，Peter是負責監督所有這些專案的經理。由於海底通訊系統的市場不斷變化，包括的專案又多，因此，溝通和靈活性對於Peter來說關係重大。如果錯過里程碑和完成日期，他的公司將遭受巨大的資金損失，小專案每天損失數千美元，大專案每天損失將超過25萬美元。許多專案都依賴其他專案的成功，因此，彼得必須積極瞭解和管理這些重要的關係。
Peter與向他彙報的專案經理們進行過幾次正式的和非正式的討論。他與他們以及專案實施助理ChristineBraun一起為該專案編制了一個溝通計劃。然而，他還是不能確定傳送資訊和管理所有不可避免的變化的最佳方法。他還想給專案經理制訂統一的編制計劃和跟蹤執行的方法，又不扼殺他們的創造性和自主性。Christine建議他們考慮使用一些新的通訊技術，使一些重要的專案資訊及時更新，保持同步。儘管Peter對通訊和光纖鋪設知道很多，但是他不是使用IT改善溝通過程的專家。事實上，這也是為什麼他要Christine做他的助手的部分原因。他們能夠編制一個靈活而且容易使用的溝通程式嗎?由於每週都有更多的專案將納入海底通訊這個專案群中，所以，時間是決定性的因素。
1 專案溝通管理的重要性
許多專家都認為對任何專案特別是IT專案的成功，威脅最大的是溝通的失敗。在2001年，StandishGroup研究發現，與IT專案成功有關的最重要的四個因素是：主管層的支援、使用者參與、有經驗的專案經理和清晰的業務目標。所有這些因素都依賴專案經理和團隊具有良好的溝通能力，特別是與非IT人員。
資訊科技領域在不斷變化，這些變化產生了大量的技術行話。當計算機專業人士與非計算機人士進行溝通時，技術行話常常使問題變得越發複雜，把非專業人士搞得沒有頭緒。儘管當今使用計算機的人越來越多，但是隨著技術進步，使用者與開發者之間的差距也越來越大。當然，並不是所有計算機專業人員都不善於溝通，任何領域的人員都可以提高自己的溝通能力。
此外，我們的教育體制注重培養資訊科技畢業生的技術技能，而不重視培養他們的溝通與社交技能。大多數與IT相關的學位課都有許多技術要求，但很少有溝通(聽，說，寫)、心理學、社會學和人文科學方面的課程。人們常常認為學習這些“軟技能”是很容易的，但它們是非常重要的技能，人們同樣需要學習和發展這些技能。
許多研究表明，資訊科技專業人士需要這些軟技能，它們和其他技能同等重要甚至更重要。當你在運作IT專案時，不可能把技術技能與這些軟技能完全分開。為了使專案成功，專案的每個成員都需要這兩類技能，而且這兩類技能都應該通過正規教育和在職培訓得到不斷提高。
一篇發表在《資訊系統教育》雜誌上的文章，就專業人員溝通技能重要性表述瞭如下結論：
基於這項研究結果，我們可以得出一些一般性的結論。第一，顯然資訊系統專業人員要參加大量的口頭溝通活動，這些活動本質上是非正式的、持續時間短而且每次的人數都不多。第二，我們可以推斷大部分的溝通實際上是口頭的，但是有時候輔以筆記、圖表或計算機輸出。第三，很顯然人們希望同伴在談話過程中仔細地聽，對問題做出恰當的反應。第四，所有的資訊系統專業人員必須意識到他們有時必須參加某種非正式的公開演講。第五，很顯然，資訊系統專業人員為了在現在的職位上獲得成功，以及提升到更高的職位，就必須可以進行有效的溝通。平均起來，我們的被調查者似乎在他們的資訊系統事業中都有過從低職位向高職位提升的經歷，他們認為對於職位提升更重要的是口頭表達能力，而不是當前的工作。口頭溝通能力似乎是職位提升的關鍵因素。
本章將重點突出專案溝通管理的主要方面，為提高溝通管理提供一些建議，並介紹軟體如何輔助專案溝通管理。
專案溝通管理的目標是確保專案資訊能夠及時適當地生成、收集、傳送、儲存和部署。以下是專案溝通管理過程的四個方面：
溝通計劃(communicationsplanning)包括確定干係人的資訊和溝通需求，誰需要什麼資訊，何時需要以及如何把資訊傳送給他們。這個過程的輸出是溝通管理計劃
資訊分發(informationdistribution)包括及時向專案中的各干係人提供所需資訊。主要輸出是更新組織過程資產和請求變更。
