建築工程專案文件資料包含產生、收集、整理、儲存、利用多個環節，在不同的專案管理階段，每份文件資料服務於不同的管理過程。那麼，下文是由小編為大家整理的資料管理資訊化策略，歡迎大家參考學習。
專案文件資料管理面臨的突出問題
工程項文件資料包含政府指令檔案、專案往來檔案、施工驗收單據、多媒體檔案(如重大活動中的照片、視訊、錄影等)、紙質檔案、專案設計文圖紙(重要)、施工組織設計、竣工驗收證明等等。
目前，建築工程專案文件資料管理多采用傳統管理手段，資訊化管理水平普遍還不高，主要存在以下問題:
管理需求不繫統。面對紛繁複雜的施工專案文件資料，企業曾嘗試過在相關崗位設立管質量或管安全的崗位。然而，各管理崗位人員總是結合自身所處的管工作崗位，只能從某些“點”上說說想法和要求，缺乏對文件資料管理系統的理解，比如質量驗收文件管理人員往往過分強調專案質量文件管理工作，忽視專案技術交底文件、安全檢查文件等的管理。事實上，建築行業需要從整個工程專案文件資料管理的“面”上闡述需求。
文件分類不清晰。依據專案管理機構及專案崗位的分工職能定義文件所屬類別比較普遍(如設計文件、監理文件、施工文件等)，但是一份具體的專案文件很多時候會貫穿多個職能部門(或機構)，有的甚至貫穿專案的.不同管理階段。所以，定義文件所屬類別會產生“多義性”問題。若從業務流程或者專案具體管理活動來分類，仍然面臨一項管理活動對應多份文件記錄的問題，比如有的從質量控制的角度，有的從環境控制的角度，因此專案文件資料的分類方式，尤其是二級甚至三級分類思路，目前不是很清晰。
收集整理不及時。在現實工程專案管理過程中，很多時候從制度層面上已經要求某些管理活動應該形成規範記錄，但最終專案文件資料歸檔時仍然出現文件資料缺失的現象。問題在於專案文件資料的收集整理不夠及時，專案各級管理人員沒有周期性地“盤點”自身所負責管理的文件，往往寄希望於專案完工後集中整理再呈交有關工程檔案管理部門。
資訊系統不匹配。對於存在“跨地域運營、多專案管理”的施工企業而言，不匹配性主要體現在兩個方面，一是專案文件管理資訊系統與實際業務不匹配。二是專案各類文件管理資訊系統之間不匹配。有的資訊系統是企業自身定製的，有的是政府主管部門要求的，所站角度不同、需求層次不同，各類文件記錄標準也不同。
實施專案文件管理資訊化相關策略
綜上分析，建築工程專案文件資料管理資訊化既要面對專案管理制度上的問題，同時還要面對專案管理方法層面的問題。因此，當前階段實施專案文件管理資訊化可做好以下方面的工作。
明確專案文件資料管理需求。在當前施工企業管理資訊化水平普遍不高的情況下，專案文件資料管理可與專業有實力並熟悉該行業運作規則的文件管理供應商一起梳理需求、提煉工作，以此來彌補企業內部人員對管理資訊化的理解的不足。開始雲在文件管理領域沉澱10年，有著針對建築行業專業的專案文件管理解決方案。
明確專案文件資料分類體系。針對工程專案文件資料種類較多的特點，開始雲將建議建築行業採取“多維依據、逐級劃分”的策略，可按照面向主題、面向應用、面向共享的思路，建立專案文件分類體系。比如一份文件可以從記錄內容上劃分類別，也可以從專案進展階段劃分其所屬類別，甚至可以考慮分類依據的組合應用，從而產生不同的子類。只有專案文件分類規則明確了，才便於被人理解，同時也容易為後續統一編碼工作提供實用依據，利於計算機分類處理。
明確各類文件資料管理分工。開始雲KASS文件管理系統支援對專案人員許可權的管理。一份文件資料由哪個專案小組的人員產生並提交至哪個小組的資料夾下，而其它小組人員是否有許可權對其進行檢視、編輯、下載等，均可以靈活設定。對於需要上級審批的文件，線上發起流程，上級領導可以快速檢視審批。這樣，從工作習慣逐漸促使專案文件資料中間管理環節的規範，同時確保專案文件資料準確及時地收集整理。此外，不論一份文件經過專案多少管理人員處理，也不管各個專案處理該類文件流程上的差異，開始雲KASS文件管理系統可形成詳細的日誌記錄，便於專案組織中的責任落實。
專案文件資料標準化。工程專案文件資料實施標準化可以提高管理效率。通過對業務流程的梳理與優化，促進各管理環節記錄文件與實際管理活動的有效融合。專案不同階層的管理人員需要關注不同專案同類文件記錄格式的統一。文件的標準化與結構化程度不同，對實施文件資訊化管理的策略會產生影響。對於標準化與結構化程度都比較高的專案文件資料，一般可考慮優先實施資訊化管理。
關注專案文件記錄規範化。專案文件實施資訊化管理的過程中，如果對於細節問題考慮不周全，可能會對整個專案文件資料管理的規範性與有效性產生影響，所以，密切關注文件內容、過程、記錄的規範顯得尤為重要。
關注專案文件管理整合化。專案管理中除了文件管理外，通常也會對引入其它的諸如ERP、OA等管理系統，但現在這些系統之間的資料是孤立的，它們之間未能很好地整合，給一個具體專案文件資料的查詢帶來一定困難。因此，建築工程專案人員應選購專案文件管理整合化應用技術成熟的方案，以提高整個資訊系統的應用效率。
