按照ISO9000標準的要求，凡是推行ISO9000的組織每年都要進行一定頻次的內部質量稽核，內部質量稽核由經過培訓的有資格的內審員來執行稽核任務。 小編下面為大家整理關於內外部溝通控制程式的範本，歡迎閱讀參考：
一、目的:
為確保質量管理系統運作的有效性及持續改善, 使各項作業能夠順利進行。
二、範圍:
凡公司內部門與部門之間、公司與客戶之間、公司與供貨商之間的溝通均屬之。
三、權責:
3.1 總經理/副總經理/協理: 對溝通的雙方無法達成共識的問題作出裁示。
3.2.採購課主管: 負責與供貨商之間的溝通聯絡。
3.3.各部門主管: 部門之間進行良性溝通, 必要時召開專題會議檢討。
3.4.業務部經理: 負責與客戶之間的溝通聯絡。
四、作業內容
4.1.外部溝通(客戶、供貨商)
4.1.1.業務部與客戶之間的溝通
.業務部收到客戶對某一專案的需求提出期望後(客戶期望可以電話、E-Mail或傳真的方式提出), 應以書面形式或E-Mail方式將客戶的相關期望需求詳細轉達給相關單位, 並明確要求相關單位之回覆日期, 同時作好相關記錄。
.相關單位接到客戶期望之需求資訊後, 應根據實際情況對客戶提出的要求進行分析評估, 對於能立即處理的事項, 應在規定的時間內提供詳細的報告給業務部, 以便公司領裁決。對於不能在規定時間內處理完的事項, 相關單位應在24小時內答覆預計完成日期, 業務部應隨時瞭解、跟催相關單位的完成進度。
.業務部收到相關單位提供的報告後, 進行綜合整理, 並以電話、會議或書面報告等方式呈公司領導裁決, 確定回覆方案後, 回覆客戶。
.回覆方案傳給客戶後, 業務部應及時與客戶進行溝通,若客戶對方案表示滿意,應通知相關單位遵照方案執行;客戶對方案不滿意,應再次與客戶進行詳細的溝通,徵詢客戶的意見或建議,並轉達相關單位,直至與客戶達成一致的意見。
.客戶明確表示開發之新產品,相關作業按《設計管制》及《樣品製作》執行。
.接客戶正式訂單後的相關作業按《合約審查程式》執行。
.接客戶抱怨後的相關作業按《客戶投訴控制程式》執行。
.客戶滿意度調查:
.業務部每年須就客戶對公司產品的滿意情況作一次調查。由業務部將《客戶滿意度調查表》發給客戶, 調查的方式可由傳真、客戶拜訪或郵件來進行。
.業務部收到客戶回傳之《客戶滿意度調查表》後, 應予以彙總整理, 分析其內容, 並作成改善建議報告呈總經理審批, 依指示分發相關單位改善, 並對改善措施及進度進行追蹤。
4.1.2.資材課與供貨商之間的溝通:
.資材課採購課依《採購管理程式》下單給合格供貨商採購公司所需的相應物料,並按時跟催,確保所需物料於生產前到位。
.採購課依《供貨商管理辦法》執行供貨商的開發、評估及管理作業, 確保供貨商所提供的'產品滿足本公司的生產需求。
4.2.內部溝通
4.2.1.公司內部部門與部門之間或部門內部各單位之間因產品資源等各種資訊須溝通時,必須按相關的程式檔案相互聯絡。
.部門與部門之間的溝通可以內部行文或E-Mail的方式進行, 但相關聯絡檔案必須經部門負責人簽名認可。
若因特殊原因, 可以在產品或資源完成後再補辦相關檔案, 但必須是單一部門最高負責人或授權通知執行。
4.2.2.對於各部門或各單位在日常溝通中無法達成共識的問題, 可召開專題會議或在每週的生產會議上提報, 由上級領導裁示解決。
.部門之間溝通過程中無法解決的問題點, 可在每週的生產例會上提報解決,但會前必須先作好相關資料以提高會議效率。
.部門內各課之間在日常溝通中無法解決的問題點,可在每週的部內會議上提報解決。
.對於在溝通過程中無法達成共識, 而又急須解決的事項, 可由相關權責單位主導召開專題會議, 請公司領導裁決後執行。
五、記錄
