隨著市場經濟的深入發展,市場競爭越來越激烈,採購管理在“供、產、銷”這一物流管理中的重要作用也逐步突出出來,採購管理的成效將會直接決定企業的經濟效益。
一、強化採購管理的現實意義
1.採購成本過大,不利於企業參與市場競爭。市場競爭中價格的競爭,表面上看來是產品價格高低的競爭,實際上是成本高低的較量。降低成本有兩個基本途徑:一是降低生產過程中的消耗,二是降低採購過程中的採購價格。傳統的成本管理主要解決降低生產消耗的問題,實際上對很多企業來講更重要的是降低採購成本。生產過程中的成本挖潛是很有限的,比較起來採購過程中的潛力卻大得多,而且由於市場隨時在變,採購過程中的挖潛可以說是永無止境。
2.賣方市場的形成,增加了企業採購的難度。隨著市場經濟的發展,我國的市場供求關係發生了根本性的變化,在市場供大於求的情況下,賣方競爭激烈,這種競爭會使產品的種類、規格、效能、包裝等日趨多樣化。這就為採購行為增加了難度,企業必須對採購物資的質量、價格、供貨方式、信譽等多方面加以比較選擇,這就要求企業要切實加強採購管理。
3.規範花的採購管理,避免企業遭受不必要的損失。在市場競爭異常激烈的今天,賣方會利用五花八門的促銷手段,甚至是不規範的返利、回扣、提成等方法來推銷產品,這種情況下,如果沒有嚴格的採購管理制度加以規範和監督,就會極大的損害企業利益。
二、目前採購工作中普遍存在的問題
1.採購過程中缺乏有效的資訊溝通。在以往的採購工作中,採購部門作為一個單獨的職能部門,相對獨立地開展工作,與企業內其他部門很少進行直接的接觸,採購人員很少與銷售人員、技術人員、生產人員和財務人員進行溝通,通常採購部門關心的是物料的製造和供應,採購人員只是在物料計劃員和供應商之間起了一箇中介人的作用,在兩者之間傳遞資訊。一旦某個環節對資訊的理解出現失誤或者資訊的有效流通受到阻礙,就會造成物料的重複採購和資金的積壓。
2.採購工作缺少監督制衡機制。物資採購是直接以貨幣為媒介的商品交換,掌握著大量的資金使用權,必須有有效的監督措施。但目前很多企業的物資採購往往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手裡,由一人制定採購計劃,又一人去採購物資,缺乏有力的監督和制約機制。長此下去,在採購工作中還會出現不正之風,影響企業正常的物資採購工作。
3.企業對供應商的管理有待加強。目前很多企業的採購工作都存在著一個誤區,認為採購工作就是和供應商搞好關係,然後在這種關係基礎上,與企業需求之間尋求磨合和平衡。其實對企業而言,這種情況是很危險的。在採購行為中,與供應商建立良好的個人關係固然重要,長此以往,就會產生企業對某些特定供應商的依賴,不利於企業尋找新的更好的供應商,不利於企業進行技術創新,也會在企業內部滋生行為,損害企業的利益。
三、進一步做好採購管理工作的途徑探討
(一)做好採購管理的基礎性工作
1.建立決策、執行和監督相互制約的管理機制。目前很多企業的物資採購往往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手裡,由一人制定採購計劃,又一人去採購物資,缺乏有力的監督機制。按照機構的權責和機構相互支援、相互制衡的原則,應建立起決策、執行和監督相互制約的機制。決策層負責制定採購原則、方針、採購限價等;執行部門即採購部門負責具體實施;監督層即價格管理部門負責控制,監督採購價格及採購行為。價格稽核與採購業務相分離,獨立行使物價管理職能,不受外界及任何人的影響,不與客戶接觸。做到各部門權責明確。形成有效的制衡機制,權利的分散和制約會有效的防止物資採購中的“暗箱操作”。
2.建立、健全嚴格的管理制度。市場經濟從某種意義上講就是法制經濟。規範企業物資採購環節的人的行為,不能只靠個人的覺悟,根本途徑是靠制度。在企業內部,搞好制度建設是實施採購管理的工作基礎和重要保證。要在企業內部建立起科學、嚴密、規範、具體、可行的管理制度,來規範採購人員的採購行為,管理人員的管理方法等,以便做到有法可依、有章可循、違者必究,使企業的採購管理走上規範化、制度化的軌道。
3.建立現代化的資訊網路。及時準確的資訊是科學決策的依據,採購管理面對市場,當前市場瞬息萬變,不掌握充分的資訊,決策就會變成武斷,必須利用現代化的通訊工具,建立快速的價格收集網路,實現有價可比。資訊就是財富,廣泛收集價格資訊是決定物資採購價格的基礎。企業應為採購部門、價格審計部門配備各種現代化的通訊工具,建立廣泛的資訊網,保證採購管理工作得到及時的資訊支援。
(二)採購管理工作的具體實施
1.成立專門的價格組,加強價格稽核。成立專門的價格小組,對採購價格進行稽核,價格組藉助先進的網路平臺開展價格稽核,對原有的採購價格逐一進行稽核,然後與供應商開展降價談判。
2.去除部分中介商,直接和生產商進行聯絡。企業與供應廠商之中存在著大量的中間代理商,以及由於對價格稽核制定的人員力量薄弱、稽核力度不夠或者太輕,會造成物資採購的價格往往高於廠家直接售貨的.50～80%不等,有的價格甚至為廠家售價的兩倍以上,嚴重的損害了企業的利益。鑑於這種情況,必須藉助網上平臺尋求貨源,直接和廠家進行聯絡,代替了部分中間商的供應,可以節約大量的採購資金。
3.開展國產化產品使用,降低採購價格。長期以來部分國產化的產品一直以來都無法滿足我們生產的需要,在採購過程中經常性的會涉及到一些進口件,其價格遠遠的高於國產件。通過比較國內國際兩種資源,我們發現最近幾年國產件效能已有很大的提高,部分國產件的價效比已經高於進口件,完全能滿足我們生產的需求。根據這種情況,物資供應公司和生產單位進行聯絡,將部分進口件改為國產件,大大降低了物資採購件的價格。
4.將非標準件向標準件轉換。非標準件在物資採購工作中佔有一定的比例,且由於非標準件產品本身特殊性的要求,經過市場調研發現,部分產品的由於其模具的緣故,價格往往高於同類標準件價格的4～6倍。鑑於這種情況物資供應公司領導同電氣研究所以及各分廠進行聯絡,建議在不影響我們產品效能的前提下,將這些非標件改為標準件,大大降低了產品的採購成本。
5.堅持索賠制度。為了確保供貨商更好的履行供貨合同的有關質量技術標準及質量三包等條款,除了在合同簽訂時對質量保證條款和違約條款進行規定外,還應制訂本企業外購物資索賠制度。
6.用制度保證採購工作的透明度。建立嚴格、完善的採購制度,不僅能規範企業的採購活動,提高效率,還能預防採購人員的不良行為。合理完善的制度是採購工作順利進行的重要保證。在構建採購制度方面主要有四點:第一,採購公開制度。各類材料的技術標準、價格和年度採購計劃,對新建分承包方的選擇和評價程式、標準、辦法及相關資料,對現有分承包方在質量、價格、交貨、技術和服務等方面的業績評價和資金支付情況,還有質量評審、比價、索賠及其記錄均向全廠職工公開。另外除定期公開外,任何職工都可以隨時查閱這些專案。第二,多人蔘與制度。要求在與供應商洽談業務時,要有兩個以上的人員參加,還要作好記錄;輔料定貨會、交易會、質量懇談會、招標、分承包方的考察評定,要有財務、審計、監督、技術部門的人員參加,共同研究決定。第三,多家選用制度。在開發或改造產品,更換所用材料時,對同一規格材料,技術部門要邀請兩家以上的供應商參加開發研製,便於評審時比質比價。第四,集體談價制度。選定一種新材料後,都要由物價部門牽頭,財務、審計、物價、監管和技術部門的人員參加,共同比質比價,共同與供貨商談價,最後共同簽字報廠領導批准。
