採購，是指購買物資或接受勞務及支付款項等相關活動。採購管理是計劃下達、採購單生成、採購單執行、到貨接收、檢驗入庫、採購發票的收集到採購結算的採購活動的全過程，對採購過程中各個環節狀態進行嚴密的跟蹤、監督，實現對企業採購活動執行過程的科學管理。
一、採購需求請購與審批
企業要強化採購需求的管理，各部門需求計劃以專案管理形式與設計、技術、工程、生產等部門及時進行資訊交流和溝通及現場實測資料，來明確數量、資金、訂貨要求和時間，確保需求計劃物資的準確性。
建立採購申請制度，明確相關部門或人員的責任許可權及相應的請購審批程式。使用部門根據需求計劃，結合庫存物資情況編制採購請購單，經主管領導批准，交採購部門，採購部門根據採購請購單歸類彙總，結合在途材料情況和市場變化，科學統籌安排採購計劃，並按規定的許可權和程式審批後執行。對於超計劃和計劃外採購專案，應先履行預算調整程式，由具備相應審批許可權的部門或人員審批後，再辦理採購申請手續。
二、供應商的選擇與控制
供應商的管理是企業採購業務流程中非常重要的環節。供應商選擇不當，可能導致採購物資質次價高，甚至出現舞弊行為。企業加強採購渠道的管理，可以保證選擇供應商的行為公平、公正、公開，降低採購物資的成本、節省採購費用。企業應建立科學的供應商評估和准入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，由採購部門和相關部門共同參與詢價程式，確定合格的供應商清單，健全企業統一的供應商資訊。在切實防範舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協議。
三、採購合同協議的控制、價格的稽核
建立合同管理制度，構造合同簽訂的'流程，明確相關人員的權利和責任，擬訂合同文字時應當準確表述合同條款，明確雙方權利義務和違約責任。及時與供應商簽訂符合國家法規的附有編號的合同，按照採購許可權規定，由各級授權人進行稽核，如：合同數量是否與請購單一致。合同稽核同意後，加蓋合同專用章。對於涉及較高專業技術或法律關係複雜的合同，如果影響重大，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關工作。
制定科學的採購定價機制，採取協議採購、招標採購、詢比價採購、談判採購等多種方式，科學合理地確定採購價格。對於價格管理，價格管理人員要整理收集各種物資的價格資訊、成交的歷史價格資訊、供應商產品報價資訊來確定物資採購的價格，定期研究常用物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定物資品種的採購執行價格或參考價格。建立採購價格資料庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析併合理利用。
四、採購驗收入庫的控制
企業應對採購物資進行檢驗接收，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。企業應制定嚴格的物資驗收管理制度，明確相關檢測、倉管人員的許可權和責任。建立採購驗收程式、方法、標準，由專門的驗收機構或驗收人員對對入庫產品進行檢驗，檢驗合格後轉由倉管人員對物資數量、規格、型號進行驗收。若驗收合格，由倉管人員填寫入庫單，經送貨人員簽字確認分別傳給財務部門、採購部門，並記錄倉庫存貨日記賬。對於驗收過程中發現的異常情況，相關機構應當查明原因並及時處理，給企業造成損失的，採購部門要按照合同約定向有關單位進行索賠。
五、採購結算付款的申請審批與執行
在辦理結算業務時，企業財務部門應嚴格稽核採購合同規定、採購發票、結算憑證、驗收證明等的真實性、完整性、合法性及合規性並及時入賬。經辦人員編制付款計劃、填寫，各部門審批後，財務部門依據付款申請單對付款進行復核後，選擇合理的付款方式付款。企業應當加強採購付款的管理，完善付款流程，防止企業資金損失或信用受損。加強對預付款和定金的管理，定期對大額或長期預付款進行追蹤核查。指定專人定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。
完善對採購業務的管理與控制，不僅能夠較好地保證物資供應順暢，使其與生產和銷售等各環節緊密銜接，還可以有效降低採購成本，促進企業生產經營持續穩步發展，提高企業的經濟效益，實現企業的預期目標。
