對於很多創新企業來說，免費OA是個不錯的選擇，至少在OA入門中無視了經濟上的負擔，那麼隨著OA使用經驗的累積，定能讓企業找到更好的企業管理出路。免費OA雖好·選擇需謹慎，但隨著企業的發展，免費和收費也許不是必然的選擇，因為成本付出多少固然重要，但收穫多少才更重要!目前市場上二、三線的免費OA系統通常存在一些很典型的缺陷，總結起來大致有五大缺陷：
1、功能不細緻
很多免費OA辦公系統求全不求細，只堆砌功能，但功能細節和深度上缺乏內涵，導致實際效大打折扣。比如傳送通知時沒有通知郵件功能和員工反饋功能，工作流不支援智慧判斷和自動跳轉，沒有工作計劃和工作日誌功能，對於單位合同和車輛管理也是空白。
建議：
在選擇OA辦公系統的時候，應該根據企業日常管理所用到的功能模組作為重點參考， 例如：郵件功能，可以內外網同時傳送;工作流功能，可以自行設計流程和模板，啟動資料來源;工作日程和工作計劃;低值易耗品模組;車輛預約模組;人力資源管 理;考勤模組;單位檔案合同管理模組;通知公告;工作聯絡單等等，讓OA的影響更加深化至企業內部。
2、使用不方便
很多免費OA系統的設計沒有充分考慮使用者的使用習慣，介面混亂，選單晦澀，操作繁瑣，介面不友好導致使用起來有一定操作障礙。這樣的系統不但沒有降低員工的工作壓力，反而增加負擔，導致員工牴觸，很難在企業內推廣使用。免費OA系統的易用性是廠商和使用者都必須重視的問題，它包括三個方面：易實施、易使用、易維護，三者缺一不可。
3、工作流不適用
工作流是OA系統應用的絕對核心，這個功能不好用，那麼免費OA就“殘疾”了一大半。免費OA系統(的工作流已經發生了巨大的變化，並非流程審批那麼簡單，而是可以用於複雜的業務流程管理。 同時在流程管理的機動性、整合性方面向用戶完全開放，能夠提供可操縱的圖形化設計介面，讓使用者自己就可以輕鬆自定義建立和維護各種流程、表單。
4、服務跟不上
優秀的免費OA系統具有很強的易用性，如果使用者只使用基本功能，那麼對廠商服務並不是很依賴。但如果使用者產生了一些比較複雜的新需求，如大規模的系統調整或二次開發，那麼就需要廠商提供及時、有效的服務了。這時候一些產品的服務就跟不上了，如不能 及時響應需求，不能及時解決問題，不能遠端技術支援，服務成本高昂等等。 需要注意的`是，有的廠商看似具備強大的服務體系和能力，但是服務成本高昂，這也會讓使用者不堪重負，甚至不敢找廠商提供服務。
5、系統不開放
這個問題在近幾年內非常突出，有的免費OA系統開放性很差，不能全面的實現資料整合，包括系統內部的資料整合，以及多系統間的資料媾合，也不能響應使用者需求的變化而靈活、廉價的二次開發，結果越用越彆扭，越用越萎縮。
由於開放性屬於免費OA系統的核心技術，貫穿了免費OA系統的底層設計、系統架構和邏輯層面，基本上是無法在後期改進的，只能是啟用或更換新的系統。 說起開放性，市面上部分免費OA辦公系統的開放性真的很不錯(詳情資訊OA之家)。使用者只需要下載一鍵安裝包進行一鍵安裝就可以馬上使用，而且使用者所看到的所有功能都是免費使用的。
