祕書是領導的參謀，助手，是直接輔助領導中樞和領導者進行科學決策，實施決策的人員，祕書人員身居各級領導機關，其職責是在辦公室的領導下，以檔案，文書處理為主要內容，來完成領導交辦的單項或綜合性工作任務。所謂檔案，文書處理除了收發檔案，報送材料，傳遞資訊，檔案管理等事物性工作外，主要是根據實際工作的需要撰制各種文書。這些文書有黨政機關公文，事務文書，日常應用文，新聞，理論性文章，工作計劃，領導重要講話稿等。這些應用文，尤其是公文，是決策層形成的決定和意見，在工作中具有很強的指導意義，需要寫作者具有較強的政策水平，專業水平和語言表達能力。作為領導的參謀，助手的祕書人員寫作水平和質量，直接關係到機關辦公的效率和質量。因此，瞭解探索祕書寫作的思維特點，對提高祕書的寫作水平，有效地把握領導的“意圖“ ，提高工作效率，有著重要的意義。
祕書工作的根本特點是輔助性和從屬性。機關文書尤其是公文寫作是根據領導工作的需要，不是祕書自身寫作能力的表現，這就決定了祕書寫作的特點是代擬而非自撰。所以，公文寫作強調“主題先行“，”意在筆先“，撰稿者首先按照領導或領導集體的授意和機關事物管理，業務管理等客觀需要進行調查瞭解，收集材料和撰稿。而不是在客觀外界的感悟下，有感而發，有情可抒才進行寫作的。其寫作活動是受工作中的實際需要和領導旨意制約的，寫作活動是被動的，是遵命文章。
祕書工作中大量的是公文寫作，公文寫作的特點反映了祕書工作的特殊規律，也反映了祕書思維活動的特點：
一，思維活動的被動性
現代寫作學認為：促使人寫作的最根本的動因來自“需要“。歸納起來是三大類：第一，內在因素自發性的`“需要“ ;第二，外在因素強制性“需要“;第三，內在自發性與外在強制性兼有的“需要“。第一種的動因寫作主要是指那些來自作者靈感湧動，有感而發的自發性寫作，充分體現著作者個性色彩的文學寫作;第三種兼合內在自發性與外在強制性的動因寫作，主要體現在“干預“ ，如編輯部確定的對某一物件的採訪任務的硬性要求與寫作者探尋求新的慾望，從而完成寫作過程。祕書按上級“需要“起草公文，是“遵命寫作“ ，這種接收性寫作，其動機是帶有明顯的外在因素強制性“需要“而進行的，這是祕書寫作的主要特點。公文的作者是法定的領導機關和領導者個人，而祕書通常是遵命立言的執筆人，而不是公文的作者。一份公文的成文，往往不是一個祕書，而是機關內多個祕書集體完成的，所以公文還具有群體性的特點。
祕書人員接受起草公文的任務開始，從寫作思維的啟動到確定主旨，收集材料，謀篇佈局，語言表述等，都是在被動狀態下進行的。整個寫作過程的各個環節，從內容到形式的各個方面，對問題的認識角度和分寸提法，都必須根據領導的授意和審稿意見，遵命而行。在公文寫作中，祕書人員作為公文的執筆者，不能也不允許表達個人的思想觀點和帶有個人的感情色彩，只能表達上級機關的精神和領導的旨意，所以公文寫作的思維活動是被動的，而且體現的是“群體“思想意識和價值取向。
二，寫作主體迎合客體
公文寫作的過程，是寫作主體對各種資訊的接受，傳遞，處理和貯存的複雜過程，是寫作主體對資訊客體的使用價值的把握與判斷過程，其資訊價值的大小與所制發文件的效用程度如何，直接體現在由祕書人員經過文書處理所形成的檔案之中。從這點看，祕書寫作具有“遵命性“的特點，尤其公文的寫作，不是“以我手寫我心“，而是“以我手寫他心“。祕書作為寫作主體必須主動迎合客體，祕書首先必須弄清領導的想法，目的，意圖是什麼？領導的意圖就是公文的主旨。執筆者的全部任務，就是準確地領會，表達領導的意圖創造性深入拓展領導意圖。祕書寫作既不同於新聞記者那樣，每天可以從眾多的新聞素材中擷取最有價值的部分去報道，從而影響社會，也不像文藝工作者那樣，在掌握了豐富的素材並激發出強烈的創作慾望以後，用生動豐富的語言和多種表達手法去塑造形象，表達感情從而引起讀者的共鳴，得到審美的愉悅。祕書的寫作，關鍵在於正確領會，體現和貫徹領導的“意圖“ ，這就要求祕書必須十分注意同領導統一認識，達到思想上政治上的高度一致，既要與領導“雙向溝通“ ，又要“吃透兩頭“ ，即掌握上級有關政策精神，摸清基層實情，從而更好地服務領導。
祕書寫作的實踐表明，對領導“意圖“的把握往往是以喪失寫作個性為代價的。祕書在草擬檔案或為領導撰寫講話稿中，若事前不瞭解領導的作風，文風和思路特點，所寫的文稿就很難被領導贊成。祕書工作者常有這樣的感慨：“什麼是好文章？說不清楚-只要領導看得滿意，就是好文章！“此話雖不太盡理，卻很符合實際。比如講話稿的寫作，要求祕書將領導的思想，觀點通過自己的文章表達出來，文風，用語，用詞等都得合乎領導的脾氣;祕書對於領導的脾氣，思想性格甚至思維方式瞭如指掌，即可適應，又能遊刃有餘，順應而導之，從而，他們的思想觀點才能形成一種默契，行動方可一致。倘若祕書服務的不是單一的領導，情況各不一樣，為了幹好工作，取得領導的信任，祕書只得區別對待，根據具體情況，採取不同的服務方式，那難度就更大了。比如，有的領導在大會上講話時，喜歡條理清晰，那麼你寫時就要簡明扼要;有的領導喜歡講話具體，有血有肉，那麼你寫時既要宜多用詳例;有的領導喜歡名人名言，就應適當引經據典，有的領導喜歡文彩，就需要對文稿多加潤色修飾。至此祕書寫作個性的喪失顯而易見，不言自明。要深入，全面，準確地領會和把握領導發文意圖，作為寫作主體大祕書首先是“想“而不是“寫“。要想領導所想，思領導所思，寫領導所需。 “公文是領導決策意見的書面化“ ，只有主體迎合客體，才能寫好公文。
