當前位置:才華齋>企業管理>專案管理>

專案進度管理的3大技巧

專案管理 閱讀(1.98W)

專案進度的管理對於專案的完成情況非常重要,能否按時完成專案,對於客戶的利益影響也是很大的!為此YJBYS小編為你介紹專案進度管理的3大技巧,希望對你有所幫助!

專案進度管理的3大技巧

專案進度管理是指在專案實施過程中,對各階段的進展程度和專案最終完成的期限所進行的管理。是在規定的時間內,擬定 出合理且經濟的進度計劃(包括多級管理的子計劃),在執行該計劃的過程中,經常要檢查實際進度是否按計劃要求進行,若出現偏差,便要及時找出原因,採取必 要的補救措施或調整、修改原計劃,直至專案完成。其目的是保證專案能在滿足其時間約束條件的前提下實現其總體目標。

影響IT專案進度的還有許多軟技巧,其中的三個重要因素是:進度要與IT專案範圍、成本、質量、採購的協調;掌握正確的需求調研方法;縮短團隊的組建與磨合時間。本文以IT專案管理為例,講述進度管理的軟技巧。

由於制定進度計劃的工具,主要是甘特圖和網路圖(包括CPM/PERT,即關鍵路徑法/計劃評審技術),所以很多人一想到進度管理就是繪製甘特圖或網路圖,而忽視了影響專案進度的其它軟技巧,如需求調研的方法、專案協調、團隊磨合時間等。

  1、掌握正確的需求調研方法

很多專案組一提到需求調研,就馬上想到與使用者訪談。在專案一開始,就與使用者面對面訪談,並不是一種好的需求調研方法。

一般來講,專案實施方不一定十分了解使用者的業務術語,這一點在IT專案中尤為普遍。因此,在訪談過程中,使用者講到的一些術語有可能被忽略。只好開始第二次調研,回過頭來再詢問前面提到的術語。有的專案組可能會重複兩、三遍。

在這種情況下,差旅費、顧問費等調研成本不斷增加,專案的調研時 間相應拉長,客戶的信賴感和配合程度也逐漸降低。正確的方法應該首先請使用者提供能反映使用者業務的相關資料和書籍,開始文獻調研。在閱讀文獻的過程中,就能 夠搞清楚對方的一些基本業務術語,並且對使用者的業務流程有一個初步認識。

其次,如果需要,請使用者帶領專案組參觀使用者現場的業務流程,從而對某些字面上不容易理解的術語和業務環節,樹立一種感性認識。

第三,在此基礎上,根據文獻調查和實地考察中發現的問題,有針對 性地列出訪談大綱,與使用者進行訪談。這時訪談的效率和訪談的質量都會提高,使用者也會因為專案組提到的問題很專業、有針對性,從而產生較強的信賴感。有的項 目組在訪談完後,就認為得到了使用者的真實、完整的需求,從而開始專案設計。事實上,有些IT專案比較敏感,因為訪談的結果是要記錄的,使用者為了迴避自己的 “風險”,會按照“官方”的口徑講話,這樣,需求就可能被扭曲。

正確的方法應該是在訪談後,繼續進行第四項任務,即發放無記名需求調查表。由於是無記名的,一般都能收集到比較真實的需求資訊。

最後,由於訪談是單個進行或按部門進行的,每個具體的使用者或部門 對於自己的業務非常清楚,而對於與其它崗位、其它部門的業務“介面”就不清楚。這時,一定要請使用者單位的高層業務主管,作一個全面的業務報告,這個報告應 該是總括性的,既能使專案組看到使用者業務的.全貌,也能看到各部門、各崗位之間的聯絡或介面。轉自專案管理者聯盟。

掌握了正確的需求調研方法的專案組,就能很快得到高質量的需求資訊,縮短調研時間,使設計和實施的時間比較富裕,從而縮短進度。專案管理者聯盟。

  2、樹立綜合協調的觀念

從本質上講,專案管理是從全域性出發,以專案整體利益最大化為目標,以專案範圍、成本、質量等各專項管理的協調、統一為內容,所開展的綜合性管理過程。因此,開展專案管理就要有專案各要素及各專項管理,進行綜合協調的觀念。

首先,IT專案的範圍會影響IT專案的進度。一般來講(指假設其 他要素不變,下同),專案範圍越大,專案所要完成的任務越多,專案耗時越長;反過來,專案範圍越少,專案所要完成的任務越少,專案耗時越短。因此,如果項 目進度很緊,或者進度拖延非常嚴重,就可以考慮與客戶討論,是否能夠將範圍進行收縮。如果客戶同意縮小範圍,那麼進度能得到有效縮短。專案管理培訓。

同樣的,IT專案的成本、質量也會影響進度。一般來講,追加成本,可以增加更多的資源,比如裝置和人力,從而使某些工作能夠並行完成或者加班完成。如果專案不能按進度完成,可以考慮有些原定任務是否可以外包出去,這是專案採購管理與進度管理的協調內容之一。顯然,在縮減進度時,可以考慮上述各專項管理之間的協調,即砍掉部分任務、降低部分任務的質量、分包部分任務、追加部分任務的成本等。專案管理者聯盟。

  3、縮短團隊組建與磨合時間

任何一個專案組從接受任務到任務完成、團隊解散,一般都會經歷五個階段:組建階段,磨合階段,正規階段,表現階段,解散階段。專案經理圈子。

組建階段(又叫形成階段):專案組成員從各個方面抽調而來,每個 人在這一階段都有許多疑問:我們的目的是什麼?其他團隊成員的技術、人品都怎麼樣?每個人都急於知道他們能否與其他成員合得來,擔心他們在專案中的角色, 是否會與他們的個人興趣及職業發展相一致。這一階段專案成員的情緒特點包括激動、希望、懷疑、焦急和猶豫。專案管理者聯盟。

磨合階段(又叫震盪階段):專案成員開始運用技能著手執行分配到 的任務,開始緩慢推進工作。現實也許會與個人當初的設想不一致。例如,任務比預計的更繁重或更困難,成本或進度計劃的限制可能比預計的更緊張。成員們越來 越不滿意專案經理的指導或命令。在工作過程中,每個成員根據其他成員的情況,對自己的角色及職責產生更多的疑問。震盪階段的特點是隊員有挫折、憤怨或者對 立情緒。