在做專案的過程中，我們通常希望避免單純因為溝通不暢而引發的問題。作為專案經理，如果團隊成員沒有像你所期望的那樣，按時提交合格的成果，缺乏良好的溝通極有可能是造成這種結果的罪魁禍首。以下是小編跟大家分享專案經理的溝通技巧，希望對大家能有所幫助！
1 溝通基本原理
1.1溝通模型
一個簡單的溝通模型包含了五個元素:資訊、傳送方、溝通媒介、接受方和反饋。資訊就是訊息，一切存在的事物都含有資訊。傳送方是資訊的傳遞者。資訊在傳遞前必須進行編碼。溝通媒介指資訊傳播的途徑或方法。
接受方是資訊的接受者，要對被編碼的資訊解碼。反饋是接受者收到資訊後給傳送者的反應。
1.2 編碼和反饋
在溝通模型的五個要素中，適當的反饋是雙方正確理解資訊的關鍵。接受者必須知道傳送者的編碼方式，才能正確地提取到資訊，所以傳送方要儘可能為解碼提供便利。當雙方位於同一文化背景時，可以大大提高解碼準確率。
在跨國公司，英語作為全球使用最廣泛的語言，成為大家標準的編碼方式。當形成一種習慣後，國內團隊成員的溝通也使用英語。任何人對語言的駕馭和對資訊的表達，沒有比使用母語來得更駕輕就熟了。
在非必要情況下用非母語編碼，既增加了編碼出錯率，又增加了對方解碼難度。
2 溝通方式
2.1 口頭溝通
一個團隊中的成員們性格是多樣性的，有開朗活潑的，也有含蓄內斂的。一般來說，外向的人比較健談。他們在談話中為了營造輕鬆的氣氛或博得對方好感，會談論一些偏離主題的事情。和這類人討論問題時，專案經理要有多花時間的思想準備。
談話的節奏必須掌控在自己的手裡，當對方離題萬里時，要設法把話題拉回到正軌上。例如說:“不如我們先談一下你下一步準備怎麼做，那麼我們在中午吃飯的時候，就可以專心聽你這次有趣的旅遊經歷”。
如果對方仍然兀自喋喋不休，並佔用了太多的談話時間，專案經理必須及時打斷對方。例如說:“你的話題很有趣，但我們為什麼不先解決眼前的問題呢?”當然還可以制定一些規則(groundrules)來約束這類人，例如規定當一個人發言的時候其餘人不能隨便插嘴，或者限定每個人講話的時間。
相反，內向型的人惜字如金，他們通常不願表露自己的觀點，很少主動開啟話題。他們傾向於使用簡短的字眼來回答提問。當你問他對一件事的看法時，他們用“很好”、“不錯”來回答。這類看似肯定的答覆並不代表他真正的想法。
因為在談話的過程中，你很少得到他的反饋。對這類人，最合適的提問方式是使用特殊疑問句，例如問“你會怎麼處理這件事?”，而不是“你覺得我的處理方式可以嗎?”。專案經理要時刻注重公正性和客觀性，避免主觀臆斷。
不負責任的觀點會打擊成員積極性，給團隊績效帶來負面影響。未經調查就做出的負面評價，會影響團隊凝聚力。在任何情況下，不要在公開場合不加掩飾地直接否定別人的意見，類似於“你這樣做是不負責任的”之類的話是非常傷人的相反，應該採取相對委婉的表達方式，在陳述中加上自己的感覺。比如“我有不同的想法，我個人比較傾向於……”或者“如果你能夠……情況是不是會變得更好”。在沒有完全弄清事實真相前，單獨的面對面交流是最好的方式。
這既能保護對方的隱私，又能形成輕鬆的氛圍。即使不小心說錯了話，也有機會立即澄清。
2.2肢體語言溝通
肢體語言體現在多方面，例如穿著、手勢、眼神等。在交談時，目光正視對方是一種起碼的尊重。目光接觸會讓對方感到你對當前的話題很感興趣，進而激勵對方繼續說下去。在雙方辯論時，堅定的目光還能體現出你的自信。
聽別人說話的同時幹自己的事，是非常不禮貌的。目光接觸也需要把握分寸，在上下級溝通時，一直盯著對方看會給對方壓力。當對方是異性時，過多的直視也會產生唐突感。聽對方說話時要面向對方保持放鬆的坐姿，在營造輕鬆氣氛的同時，也會傳達給對方你的尊重和專注。
除此之外，還應該放鬆面部表情，多點頭和微笑給對方鼓勵。任何多餘的小動作，例如蹺二郎腿、身體不停抖動或者玩弄手中的文具等，是絕對禁止的。衣著也是肢體語言的一部分，它能體現出相應的情感。
電視節目主持人在不同的日子會穿特定式樣的衣服，同樣地，專案經理也應該根據場合因地制宜地著裝。例如，專案績效彙報會議上選擇穿正裝來體現出對公司高層或客戶的尊重和重視。而在和團隊成員談話時，休閒的服裝可以形成暢所欲言的氣氛。
作為一個領導者，專案經理的一舉一動會潛移默化地影響成員的工作方式和團隊氛圍，他的個人魅力有助於團結團隊，帶動整個專案團隊高效地工作。
2.3 書面溝通
電子郵件不是效率最高的溝通方式，但在工作中是不可或缺的。一個專案經理要和各個跨國職能部門打交道，掌握書寫電子郵件的技巧無疑是非常重要的。書面溝通需要你主動吸引潛在讀者的興趣，產生讀下去的慾望。
郵件要有一個醒目的標題，同時使用簡潔易懂的語言來減少對方的閱讀時間。多次轉發的郵件，一定要重新修改主題，去掉“回覆”或者“轉發”這類讓人看了以後容易產生混淆的字眼。對於多次轉發的郵件，要適當地刪除冗餘資訊。
英語作為通用語言，整個團隊提高英語應用能力是必需的。在撰寫郵件時應該儘量使用主動語態，因為主動語態更容易激勵人，也更容易敘述事情。專案經理還要時刻營造團隊榮譽感，使用帶有團隊特色的詞彙或標誌，能夠拉近彼此的距離，增加團隊的凝聚力。
書面溝通不能得到即時反饋，所以必須盡力協助對方正確理解其包含的資訊。針對不同的物件，恰當地運用通俗語言和專業語言，能夠強化對方的理解。通俗易懂的語言是針對普通人士的，而專業人士之間則更加傾向於使用業內的術語和行話。
充分了解對方的知識背景，可以做到因人而異地傳達資訊。
3 團隊溝通技巧
3.1 團隊文化
專案經理必須在團隊中營造積極的文化。積極指的是對工作有很高的期望，為爭取最好的結果做出努力。但同時也要擁有充足的自信來應付專案中的潛在風險，對可能出現的最壞情況做好充分的準備。
專案經理要善於分析困難和曾經犯過的錯誤，把這些經驗教訓傳遞給團隊成員，在未來專案中尋求解決問題的最好方法。專案經理是一種典型的以目標為導向的人，目標導向使團隊對任務有明確的計劃，通過既定的專案里程碑來制定工作分解結構(WES)，把專案分成若干個階段。專案經理和團隊成員一起在規定期限內完成階段目標。優秀的專案經理善於思考，會帶動大家集思廣益，主動向高層提出建設性建議，是一個開拓者。
3.2團隊管理
為什麼有些領導者很容易就能讓對方接受他們佈置的任務?究竟奧祕在哪裡?道格拉斯·麥格雷戈(nouglasMeGregor)提出了“不同的人性假設在實踐中就體現為不同的管理觀念和行為”的觀點。他把人分為兩類:“X理論”下的人性是墉懶的，缺乏進取心和創造力，被動服從上級的命令，不願主動工作和承擔責任。
“Y理論”下的人性是積極主動的，具有責任心和主觀能動性，不需要上級面面俱到地安排工作，能自發地根據組織策略自我指揮和自我控制。對於這兩類人要採取不同的管理策略。例如，對態度積極的成員要合理分權和授權，使用參與式和協商式的管理。
對消極的成員，要敢於使用專案經理的正式權力進行懲罰。專案經理還要讓團隊中每一個人都有明確的目標。這要求在開展工作之前，確定在什麼時候要交付什麼東西。同時要明確每一位專案團隊成員的職責和權力。專案經理在做決定時要設身處地地客觀考慮對方的.感受，儘量讓每一位成員發揮他們的興趣特長。
其次是確定你和對方各自的底線，明確哪些是可以讓步的，哪些是不可妥協的。最後把專案中要做的事情排出優先順序。通常可以分成“現在必須做”、“某個時間點前必須完成”和“等有時間再做”幾類。這樣既能夠緩解團隊的工作壓力，又能創造一個合理和相對輕鬆的工作環境。
3.3 團隊建設
專案經理需要協調組織自己的成員高效地完成任務。成員的士氣很大程度決定了專案的成敗。馬斯洛人類需求理論敘述了人的五個層次需求(圖1)，同時指出激勵物件若本身已經滿足了某個層次的需要，就無法在這個層次上再進行更有效的激勵。
這就決定了專案經理在團隊建設中的努力方向:它是從優勢(strength)、劣勢(weakne路)、機會(叩-portunity)和威脅(threats)四個方面對人內外部條件和各方面內容進行綜合和概括，進而分析優劣勢、面臨的機會和威脅的一種方法。
通過分析，可以幫助人找到興趣點和強項，以及改進的地方，從而制訂出改進計劃和個人發展規劃。成員的生理需要、安全需要和社會需要(歸屬和愛的需要)通常已經得到滿足。位於金字塔上層的尊重需要和自我實現需要，相對而言難以滿足。適當的讚揚能讓對方感到被尊重，對觀點和成果的肯定能夠使對方獲得成就感，從而滿足高層次需求，更有效地激勵對方。
對人的肯定可以分為口頭的和非口頭的兩種形式。簡單的口頭肯定能用來表明你正在聽對方說話。在對方陳述的間隙不時地用“非常好”、“我明白了”、“請繼續”等字眼，是尊重的體現。更直接的肯定可以通過在正式場合對某個成員進行讚揚。
非口頭肯定多指肢體語言，例如拍拍對方肩膀等。作為經理，非口頭的肯定也可以體現在對團隊成員提供各方面的支援上，為成員爭取機會、爭取資源。當發生問題時，專案經理勇於承擔責任，不把責任推給下屬。談吐的涵養也是專案經理必須具備的。
作為團隊管理者，最起碼要能做到清晰扼要、言簡意賅地表達自己的意思。如果專案經理同時又是一個行業的專家，在談話中一定不能產生高人一等的優越感，要尊重對方，設身處地地體會對方感受。
總而言之，專案經理的個人風格會給整個團隊的風格形成榜樣。為了建設高效的團隊，專案經理必須讓員工學會思考，留給員工更大的決策空間，不是僅僅告訴他們應該怎麼做。當團隊內部存在多種意見無法達成一致時，專案經理要做一個協調者，引導大家找出最合適的方法。
專案型的組織裡，專案經理同時也擔任職能經理的角色，這就要求對員工的個人發展負責。專案經理要通過良好的溝通來幫助每一位成員進行職業規劃。
4 結語
溝通是一門藝術，專案經理日常工作的90%時間是用在溝通上的。對專案經理而言，溝通是一門必修課。有效的溝通遵循著一些基本的原則:定義清晰的目標、瞭解對方需求、場景分析、正確的溝通渠道和適當的反饋等。
合理地運用多種溝通方式和溝通技巧是成功溝通的關鍵。專案經理就像一個大家庭的家長，要時刻關心成員的心理健康，定期和每位團隊成員溝通，幫助他們發揮自身的特長，逐步提高各項技能，組建高效的團隊來確保專案的成功。
