溝通的重要性體現在以下四點：一是決策和計劃的基礎;二是組織和控制的依據和手段;三是建立和改善人際關係必不可少的條件;四是專案經理成功領導的重要手段。
一、強化尊重人的意識
在溝通中，對人的尊重主要體現在三個方面：
(一)要有效傾聽
使溝通有效的一半是理解，另一半是傾聽。在傾聽時應當注意三點：一是要用心聽。要集中精力地面對講話人，要與溝通的物件保持目光接觸，要用心去聽“弦外之音”，努力從他們所講的內容中捕捉有效的資訊，聽明白他們需要什麼，關心什麼，擔心什麼：二是要適當提問。要學會換位思考，以理解的態度提出一些雙方都能接受的問題，提問時要緊扣主題、要少而精、要與情景相符;三要積極迴應。要通過語言或非語言的方式給以迴應。用自己的行動表明自己已經理解對方所要表達的意思。
(二)要持真誠態度
真誠是理解他人感情的橋樑。在溝通中，溝通雙方所採取的態度對於溝通的效果有著很大的影響。只有當雙方坦誠、平等相待時，才能從根本上消除隔閡，獲得雙贏。否則，就難免會帶有偏見和誤解，導致資訊扭曲。有效溝通是一種動態的雙向行為，專案管理人員(資訊的傳送者)所扮演的角色是僕人而不是主人，因此，專案管理人員(團隊人員)應當首先去掉那種“以自我為中心”的思想，樹立以受眾為中心(受眾需要什麼、我能給予什麼、兩者如何有機結合)的溝通理念，付出自己的`真誠，增強感情上的溝通與交流。
(三)要信任別人
信任是有效溝通和增進友誼的基石，作為溝通的主體，絕不能憑空猜測他人和他人的行為動機，更不能毫無根據地評價他人。增進信任的辦法：一是採取開放式交流。在專案團隊內部，無論是自上而下，還是從下到上，都要採取開放式的交流，這樣既能讓管理人員掌握真實情況，也能讓員工理解領導意圖：二是提倡自我管理。要儘可能多的發表自己意見，儘可能多地讓員工參與管理，讓員工感到“團隊是我的，我是團隊的”：三是營造和諧的氛圍。對於專案來說，沒有什麼比“人才”和培養“人才的土壤”是更有價值的了。所以，我們不但要相信並尊重每一個人，更要努力創造一個和諧溝通的氛圍，這樣才能逐步建立起相互信任的、具有創造精神的高效團隊。
二、完善溝通管理體系
一個完整的溝通管理體系至少應包括以下四個方面：溝通管理計劃編制、資訊分發、績效報告和專案干係人管理。這四個過程彼此之間不但相互作用，而且也與其它知識領域的過程相互作用，其作用關係如圖1所示。
溝通管理計劃就是確定專案利益者對資訊和溝通的需求，是對專案整個生命週期中資訊溝通的內容、方式和渠道等各個方面的計劃與管理。制定溝通管理計劃是專案溝通管理中的第一個過程，其核心是專案利益相關者分析，主要搞清楚3W1H的問題(Who，What，When，How)，即誰，需要什麼資訊，何時需要，怎樣傳遞;資訊分發就是指在合適的時間，通過合適的方式將合適的資訊提供給合適的人。可以說，及時有效地將資訊傳送給所需要的人是專案溝通成功的關鍵。溝通技巧、資訊分發系統、資訊檢索系統和專案記錄是資訊分發過程中常用的四種工具和方法。在資訊分發之前，還要確定資訊分發(溝通)的責任人、時間、方式方法、渠道、使用許可權、技術手段和反饋的方法等：績效報告是一個收集和傳播專案績效資訊的動態過程，績效報告的輸出主要包括狀態報告、進度報告、專案預測和變更請求。狀態報告是用量化的資料，從範圍、時間和成本三個方面來說明專案所處的狀態;進度報告是某一特定時間段工作完成情況的報告;專案預測是指根據專案當前的情況和掌握的歷史資料、資料，對專案將來狀況進行的估計;變更請求是對需要或變化的情況做出的一種反應：專案干係人管理是為了能夠滿足不同干係人的資訊需求，解決干係人之間的問題。專案干係人的管理通常由專案經理負責。最典型也最重要的專案干係人是客戶，可以利用專案客戶關係管理系統進行管理;專案組成員、企業的上司也是重要的專案干係人，對於他們應當以面對面溝通為主。
三、溝通的總成本最低
溝通是有成本的。專案溝通管理的成本一般取決於專案成員之間的溝通意願和溝通能力。溝通管理的總成本主要表現在三個方面：一是溝通所花費的時間：二是溝通過程中的費用：三是資訊的失真程度。通常來說，專案的溝通都是在一定的限制條件下進行的，這樣我們就可以使其中的一項先符合專案的要求，然後再使其它兩項的和最小。
四、結語
在這個溝通時代裡，溝通無時不在、無處不在。溝通，已經成為21世紀提高效率最有效的方式之一，是我們每個人都應該高度重視並努力學習、積極實踐的課程。
