成功的專案經理應具有良好的溝通技巧，以下是小編跟大家分享專案經理的專案溝通技巧，希望對大家能有所幫助！
一、概述
專案溝通管理如是說：“管理者要用70%的時間用於與人溝通，而專案經理需要花費90%或更多的時間溝通”。作為一名專案經理，不應該埋在一大堆的技術、管理工作中，而應站在較高的角度審視整個專案，必須花大量的時間去做溝通工作，使自己既能準確地把自己的意圖傳遞給專案相關人員，同時又能及時正確地去理解專案相關人員的需求，達成一種共識，使他們理解你、支援你、幫助你，那麼專案就成功了一半，否則就很難成功地組織完成這個專案。因此，良好的溝通不但是提高專案完成的質量和效率、降低專案成本的必由之路，更是關係到專案成敗的關鍵因素之一。ISO 10006-2003《質量管理—專案質量管理指南》、 ISO/IEC TR 16326-1999 《軟體工程--專案管理ISO/IEC 12207應用指南》、GB/T 19016-2005 《質量管理體系—專案質量管理指南》等對專案管理及其溝通提出了規範性要求，為便於理解和實施，筆者擬把多年的專案管理的實踐經驗體會與讀者共享。
二、專案溝通的物件與時機
專案管理的過程包括專案啟動、需求確認、計劃安排、專案實施、專案驗收、專案收款等各階段，在各個階段都需要有專案經理圍繞專案的進度、成本、質量等要素與客戶、專案組成員、供應商、上層管理者及其他相關專案經理等進行溝通、協調和控制。與專案各相關方之間持續、有效的溝通，是促成專案成功的諸多因素中最重要的一項因素。
1.與客戶的溝通
客戶是專案成果的使用者。因此，在專案的全過程中都應與其決策層、業務部門保持及時有效的溝通，以便獲得他們的支援、參與和推動，特別是專案的啟動期間更為重要。良好的溝通能使雙方對於專案目標、範圍達成共識，保證專案健康的進行。如果專案初期就沒有得到客戶的支援和認同，很難想象該專案能成功。
為了達到獲得支援的目的，溝通必須做到以下幾點：
首先，培養客戶對專案的價值與戰略重要性的認同感。形成雙向交流，以保持資訊的一致性，增強專案進度的透明度，並確保雙方瞭解專案的.進展。
其次，必須通過良好的溝通就客戶的需求達成一致，否則會給專案帶來無窮的隱患，甚至會使專案前功盡棄。筆者負責的部門曾經承接了一個小型專案，安排A作為專案經理，由於專案不大，忽視了與客戶的溝通，在專案的細節需求方面沒有主動去和客戶達成共識，開發人員花了許多精力進行開發、測試，結果客戶在試用時認為不能滿足他們的需求，既耗費了人力，延長了工期，增大了成本，同時又影響了客戶的滿意度。
再次，還要與客戶在管理思想、管理理念上要達成一致，爭取客戶的理解和支援。
2.與專案組成員的溝通
專案組成員是專案實施的主力軍，他們對專案的認識、對專案的投入狀態，以及團隊成員間的和諧程度，都會對專案成功造成不容忽視的影響。如果專案中一些重要資訊沒有進行充分有效的溝通，如在制定計劃、實施情況、技術問題等方面與相關人員溝通不足，就會造成各行其事、重複勞動、甚至造成不必要的損失。
與專案組成員的溝通，要注意把握以下三點：
(1)專案經理不但自己要把工作重點放在溝通上，還要引導整個專案團隊進行有效的溝通。
(2)作為專案經理，為調動專案組成員的的工作熱情、提高其效率，還應充分了解專案成員的個性、喜好等，並採取不同的溝通方法，使專案組成員的工作協調一致，從而保證按時、按質、按量完成預期的任務。
(3)“有人的地方就有衝突”，作為專案經理，應儘可能地避免專案組成員之間發生衝突，當衝突發生後應採取積極的態度和適當的方法解決，以維持專案組的和諧氛圍。解決這類衝突有兩個很重要的原則：一是不能全部採用正式、生硬的方式去解決，應該多尋求一些非正式渠道來溝通;二是要倡導互相理解和尊重。
3.與供應商的溝通
對於系統整合專案，專案經理必須考慮供應商這一重要環節。因為供應商所提供的產品或服務的質量、交貨期等將直接影響到專案的質量和進度。因此，要保證供應商能按專案計劃進度及時地提供符合要求的產品，當質量出現問題時能及時有效地處理，既不影響工期又能保證質量，就必須進行良好的溝通。
4.與上層管理者的溝通
上層管理者往往更加關心的是專案的工期、成本、質量等等。作為專案經理，就應該經常主動地與上層管理者保持溝通，及時地反饋資訊，特別是將可能會延期、將增加專案費用、可能會產生質量問題的苗頭等等提早彙報，使上層管理者能及時並適時調整工作計劃，在人力、物力、財力等方面給予支援，保證專案的順利進行。
5.與其他相關專案經理之間的溝通
對於大型的專案，專案經理還應與專案的其他方的專案經理保持良好的溝通，因為其他方所負責的專案的進度、質量等也將會對本專案的進度、質量和成本等產生影響。比如，系統整合專案會與建築施工隊或裝潢公司有配合問題，系統整合方何時入場最佳，都必須與建築施工隊或裝潢公司進行及時有效地溝通。
三、實現有效溝通的途徑
溝通管理的目標是及時並適當地建立、收集、傳送、儲存和處理專案的資訊，以增強溝通的有效性。專案經理應從以下方面考慮。
1.取得專案相關方的信任
專案經理應該清醒地認識到自己的職業來自多方的信任和委託，因此必須保持自己的個人魅力，在知識、技能、個人品德、洞察問題、分析問題、解決問題的能力上勝人一籌，使自己能夠得到他人的認同，樹立必要的威信，這是保證有效溝通的前提。
成功的專案經理應具有良好的溝通技巧，包括能夠有效地闡明工作內容、傾聽反饋並採取行動，在團隊成員之間培養融洽的氣氛，坦誠地和相關人員溝通，使所有相關方形成一個共同體。
2.制定切實可行的溝通計劃
一個有效的溝通計劃將會促進團隊的發展，實現客戶的同步，實現專案檔案的減少。
有效的溝通計劃應該考慮以下幾點：
(1)確定專案相關檔案儲存方式。對於收集到的不同型別的資訊,應制定統一規章制度,將與專案有關的重要檔案進行建檔、儲存。
(2)建立專案組織聯絡方式。專案涉及到多方人員，為提高工作效率，應該建立一個專用於專案管理的所有相關人員的聯絡方式名冊，做到簡潔、明瞭。
(3)確定工作彙報方式。明確表達專案組成員對專案經理、專案經理對上級和相關方的工作彙報方式，包括彙報時間、彙報形式。比如專案組成員每天通過EMAIL向專案經理彙報，專案經理每週通過EMAIL向直接客戶和上級彙報，緊急彙報可通過電話及時溝通，每兩週專案組進行一次專案工作溝通會議等等。
(4)統一專案檔案格式。對於專案統一檔案模板，是規範管理的一項措施，所以必須統一各種檔案模板，並提供編寫指南，以保證專案溝通的效率。
(5)溝通計劃應簡單實用。溝通計劃是用來執行的，要保證專案相關人員已經正確理解，避免為計劃而計劃，使其束之高閣。
3.採取多種有效的方式進行溝通
優秀的專案經理知道如何計劃溝通工作，瞭解每一個團隊成員需要什麼型別的資訊，並在專案工作中根據不同的目的採用不同的溝通方式。
(1)書面材料。對於一些重要的、需雙方確認的資訊可以採取這種正式的方式進行溝通。
(2)電子郵件。通過這種方式可以方便地傳遞與客戶、供應商、專案團隊成員之間、上層管理者之間的檔案，比如專案計劃、備忘錄、會議紀要、工作報告、專案文件等等。
(3)提供一個正式的論壇。在此上面可以公佈用來溝通的政策和工作程式。
(4)即時訊息。可通過電話、簡訊平臺等使專案各方可以實時地溝通。
(5)專案會議。通過專案會議溝通專案狀況、存在的問題，以及解決的方式等。
(6)電視電話網路會議。為身處異地的團隊成員提供一個參與溝通的方式。
(7)內部網、網際網路留言板。可與全體成員進行正式地溝通專案狀況，進展和目標。
(8)實地溝通。與你的團隊、客戶、供應商等面對面地溝通。
(9)非正式溝通活動。如聯誼活動、聚會、個別交流等，都可使其與專案相關方關係更加融洽。
(10)使用先進的專案管理軟體工具。可提高溝通的效率和有效性。
4.保證資訊的正確傳遞
資訊的傳遞一定是雙向。首先，必須保證你所傳遞的資訊是正確的資訊，而不是給他們提供過量的不相關的或是重複性的資訊，也就是說傳遞的資訊質量要高;其次，必須保證資訊被接收者收到了，即所有的溝通方式，必須有回饋機制，以確認接收者已收到;再次，必須保證對收到資訊的理解是正確的，以免給專案帶來或大或小的損失。對於一些重要的資訊，在可行的情況下采用雙方的會談可能會更快更準確地讓人接收。
專案管理中涉及到眾多的專案相關方，而專案經理與專案各個相關方之間建立良好的溝通是非常必要的，同時為保證專案溝通的有效性，專案經理應採取適當的溝通方式、規範的溝通行為，保證資訊傳遞的準確、及時、理解無誤，只有這樣，才能為專案的成功提供保證。
