溝通是人際關係建設的永恆話題，溝通也是專案得以順利開展的有力保障。一項調查表明，專案管理人員有70%左右的時間花在資訊溝通上，可見“資訊溝通”在專案建設過程中的重要性。以下結合作者的工作經驗，總結出“團體溝通”和“個體溝通”幾種經常採用的方式及這些方式的適用情境，供大家參考。更多資訊敬請關注相關欄目。
一、團體溝通
“團體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的資訊溝通活動。團體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會議溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、會議溝通
“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，因此常用於解決較重大、較複雜的問題。如下的幾種情境宜採用會議溝通的方式進行：
（1）需要統一思想或行動時（如專案建設思路的討論、專案計劃的討論等）；
（2）需要當事人清楚、認可和接受時（如專案考核制度釋出前的討論、專案考勤制度釋出前的討論等）；
（3）傳達重要資訊時（如專案里程碑總結活動、專案總結活動等）；
（4）澄清一些謠傳資訊，而這些謠傳資訊將對團隊產生較大影響時；
（5）討論複雜問題的解決方案時（如針對複雜的技術問題，討論已收集到的解決方案等）。
2、E-Mail（或書面）溝通
“E-Mail（或書面）溝通”是一種比較經濟的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛採用。這種方式一般在解決較簡單的問題或釋出資訊時採用。在計算機資訊系統普及應用的今天，我們很少採用紙質的方式進行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進行總結。如下的幾種情境宜採用E-Mail的溝通方式進行：
（1）簡單問題小範圍溝通時（如3~5個人溝通一下產出物最終的評審結論等）；
（2）需要大家先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結果時（如專案組團隊活動的討論、複雜技術問題提前知會大家思考等）；
（3）傳達非重要資訊時（如分發周專案狀態報告等）；
（4）澄清一些謠傳資訊，而這些謠傳資訊可能會對團隊帶來影響時。
二、個體溝通
所謂“個體溝通”，是指兩人之間的溝通。個體溝通主要有以下三種常用的方式：當面溝通、電話溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、當面溝通
“當面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問題的冰釋。如下的幾種情境宜採用當面溝通的方式進行：
（1）彼此之間的辦公距離較近時（如兩人在同一辦公室）；
（2）彼此之間存有誤會時；
（3）對對方工作不太滿意，需要指出其不足時；
（4）彼此之間已經採用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。
需要提醒注意的是：溝通雙方如果距離不是很遠，請優先採用當面溝通的方式。我有時看到溝通雙方的距離不過一二十米還採用電話溝通的方式，這是非常不可取的。
2、電話溝通
“電話溝通”是一種比較經濟的溝通方式。如下的幾種情境宜採用電話溝通的方式進行：
彼此之間的辦公距離較遠、但問題比較簡單時（如兩人在不同的辦公室需要討論一個報表資料的問題等）；
彼此之間的距離很遠，很難或無法當面溝通時；
彼此之間已經採用了E-Mail的'溝通方式但問題尚未解決時。
需要特別注意的是：在成本相差無幾的情況下，請優先採用當面溝通的方式。
3、E-Mail（或書面）溝通
“E-Mail（或書面）溝通”是一種最經濟的溝通方式。溝通的時間一般不長，並且不受場地的限制，因此被我們廣泛採用。這種方式一般在解決較簡單的問題或互相知會一些資訊時採用。在計算機資訊系統普及應用的今天，我們很少採用紙質的方式進行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進行總結。如下的幾種情境宜採用E-Mail溝通的方式進行：
（1）小問題溝通時（如雙方討論一下某函式的使用語法等）；
（2）複雜問題需要藉助“書面”才能表達清楚時（這類問題往往需要採用書面表達和口頭表達相結合的方式）；
（3）需要對方先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結果時（如請教對方一個技術問題時先將問題告知對方等）。
需要特別注意的時：在E-Mail來回多次而問題尚未得到解決或甚至引起誤解時，一定要及時終止E-Mail這種溝通方式，改用電話溝通或當面溝通的方式進行。
需要特別指出的是，個體之間溝通時，儘量多采用當面溝通的方式進行。“能當面溝通的，就不要採用電話溝通；能電話溝通的，就不要採用E-Mail溝通”，這是“個體溝通”方式的基本選用原則。
“溝通無極限”，靈活運用溝通方式是一項難得的技能。但願以上的文字，能給我們的工作帶來借鑑。
