顧名思義,庫存管理就是要對“庫”房裡的“存”放的物品加以“管理”。一直以來,中國很多企業庫存居高不下,這不但佔用大量資金,而且掩蓋了企業管理中的諸多問題。如何降低庫存達到“水落石出”,從而暴露出企業隱藏在庫存背後的問題,對於企業降低成本、持續經營具有重要意義。
一、高庫存下存在的風險
對庫存的不良控制會導致庫存的不足或過剩。庫存不足將錯過送貨、失去銷售額、使顧客不滿意、還會產生生產瓶頸等問題。而庫存過剩看起來似乎在這兩個不良中屬於危害較小的一個,貌似不會對整個局面造成嚴重後果。但附著在過剩庫存上的佔用資金卻令人愕然,當庫存持有成本過高時,同樣導致局面失控。
高庫存會給企業帶來以下困擾:
1.企業倉儲物流、資訊流混亂。企業物料貨架被佔用得滿滿,有些貨箱或托盤甚至因無位置而臨時擺放在地面上。表面上看來,物料充足有利於生產用料的及時供給。但事實上,由於進料的不均衡,貨位配置的不合理,造成物料擺放並未能完全按要求進入指定的貨位,其結果是:一方面,ERP系統中不能正確反映實際物料狀態,操作管理員往往會另建一本賬來記錄進、銷、存的狀態,使ERP系統未能真正發揮應有的資訊功能;另一方面,由於物料的料位不確定性,給現場搬運操作人員造成很多的不方便,而且需要花費大量時間來尋找所需物料,反而降低了生產效率。
2.高庫存隱蓋了大量浪費現象。高庫存不但佔用了大量流動資金,使公司資金面臨狀況惡化,給公司的形象造成了一定的負面影響,同時高庫存佔用企業的倉庫空間,使庫存成本不斷上升,也影響其他物料的正常管理。
3.高庫存掩蓋企業存在的管理問題。高庫存可以很好地掩蓋企業諸如生產安排不當、機器維護缺失、工程設計不合理、產能不平衡等眾多的問題。這些問題如企業航行中的“暗礁”,問題的隱藏給企業的持續運營埋下陰影。
二、庫存控制問題產生原因
黑格爾有句格言:“凡是存在的都是合理的”。整句話從管理學上可以理解為“凡是客觀存在的事實,都有其必然發生的原因或理由。”企業庫存過高必然有其根本原因。
1.不確定性對庫存的影響。(1)公司採購人員為了規避缺貨風險,避免停線損失,往往採用放大實際採購需求量(即用實際需求乘上一個大於1的係數)的做法,使每次採購量都會產生一定的裕量。(2)錯誤估計供應鏈中物料的流動時間,造成有的庫存增加,而有的物品庫存不足的現象。(3)對一些關鍵物資,採購人員為了保證安全供應,會在供應時間上卡餘量即實際要求交貨期為15天卻要求10天交貨。表面上看可以減少物流過程中不可知因素造成的延遲風險,但也因此造成正常貨期內的庫存量增加。(4)訂單的變化對生產計劃的影響。因受市場變化的影響,如美國由於房貸市場風波引發的金融風暴以後,作為主攻市政建設市場的許多公司都受到較大打擊,一大部分訂單被臨時取消,而先前採購的專用物料因無法用於其他專案,必將形成閒置庫存造成浪費。
2.安全庫存設定較高。對製造型企業,為使生產經營活動正常進行、防止因需求或供應的波動引起缺貨或停工待料,經常對倉庫中各專案保持一定數量的計劃庫存量,即安全庫存。安全庫存是消除製造過程中不可預知變化的重要方法,這種不可預知性的產生可能由於組織間缺少合作與協調造成的;也可能因新產品的開發未很好地進行供應鏈的規劃,產生如運輸時間過長、庫存成本增加的情況。安全庫存必然會增加庫存費用。因此,須要確定一個適宜的安全庫存水平。
3.低效率或不準確的資訊傳遞。(1)資訊系統的實施最基本的條件是保證採集的資訊必須是及時的、準確的。但在實際的操作上,常常得到是延遲的或不準確的資訊,進而影響庫存量的精確度。例如,在操作中相關人員如果不能對採購物料及時接收入庫、正確進入指定庫位,訂單完成不能後按時輸入系統等,就會對資訊使用人員產生誤導;(2)系統中相關材料的單位轉換系數的不準確,造成實盤與賬盤的差異。生產中,這兩類差異也影響庫存的準確度。下面兩類產品很能說明這種問題:1)不鏽鋼帶:採購時計價按採購重量核算,但在生產中卻是以長度計算消耗量,系統中的轉換是以一個理論係數(Kg/inch)來進行計算,由於不同批次材料密度並不是絕對衡定不變的,因而勢必會產生差異。2)橡膠襯墊:採購時考慮適用性,每塊橡膠襯墊都是以大規格供貨,在使用中再根據需要切成不同規格尺寸使用。但由於生產計劃人員未能對生產中使用的.不同規格進行詳細分析彙總而進行訂購,因此會產生一定量的無法使用的小規格殘留料。這部分殘留在系統中仍以物料庫存加以反映,但實際上已是無法使用的廢料。
4.材料價格的變化對庫存值的影響。物料價格的波動同樣會對庫存淨值產生影響,特別是一些受市場需求影響較大的資源性產品。一種物料2007年度月平均價格走勢圖,不難發現價格最低點在8月和12月份,為RMB30300/ton, 最高點在5、6月份為RMB42000/ton,最高和最低的比率達1.4,也就是說價格上升了40%。同樣反映在庫存上,同樣的數量,存貨值提高了40%,如果在5、6月份仍按簡單的採購策略集中進貨,必然造成庫存量大幅度上升,佔用大量的資金。
5.物料報廢與處理不及時。在企業實際執行中,不可避免地會出現質量問題,如物料進貨檢驗、生產過程中在製品檢驗都可能發現質量缺陷;另外,成品終檢也會出現不合格現象。這些缺陷產品很多時候不能及時或定期進行處理。另外,如上面所提到的由於系統轉換問題而產生的無實際使用價值的存貨,由於未能得到及時有效處理,而滯留在企業內部,不但佔用場地,增加管理費用,同時也實質性地構成資金佔用,使這部分成本不能及時轉化為現金流。
三、基於採購層面的庫存管理改善措施
(一)制訂降低物資庫存責任制
庫存的降低,需要企業高層管理者的高度重視和親自參與。庫存量特別高且一直無法下降的企業,可以在總經理的領導下成立專門的庫存攻關小組,生產、質量、物流、倉庫等相關部門都應是小組的重要成員。另外,還應設定各階段的分級目標。作為激勵措施,將庫存降低成果將作為年度調資及個人晉升的重要考量指標。
(二)實施本土化採購戰略
1.產品分析。生產企業在生產中使用的物料有數千種,使用量也各不相同,如何實施戰略採購是要思考的一個關鍵問題。可以根據採購金額和供應風險的二維分析工具來進行分析。通過這樣分析歸類,為今後根據產品的特徵採取相應採購方式,降低採購成本創造了條件。
2.選擇合格的本土供應商。一般情況下,海外供應商價格上無優勢可言,交貨也相當長(一般海運約1個月),質量問題反應效率也較差。交貨期長的直接後果是工廠必須為此準備更多庫存。
物料質量是影響庫存管理的一個因素,同時對生產組織、製品品質等都會產生嚴重影響,因此尋找優質的供應商資源至關重要。為確保供應商提供的產品質量能達到指定的要求,而且是穩定有效的,企業對合格的本土化供應商的要求是必須有一套內部控制體系,原則上必須通過ISO9000質量保證體系。
地理位置遠近是影響供應商的交貨表現的一個重要指標。儘量的控制企業的採購半徑對於企業庫存的降低具有重要作用。
(三)採購策略應用
1.小批量採購模式。新供應商的開發為小批量採購創造了條件。由於企業每月、每週,甚至細化到每日的材料需求有其相對的不確定性,而要達到降低物料的庫存,又能保證準時、按質按量得到所需的材料,實施小批量採購是一個行之有效的辦法。公司現實操作中可以每月給供應商一個總括定單(包括當月需求及後兩月的預測),而實際交貨量是根據採購下達的每週兩次的實際交貨清單進行。
2.價格策略。(1)由於同一種產品國內採購價會比國外採購便宜,通過採取提高本土化採購份額,使採購成本降低從而實現庫存值大幅度下降。(2)由於原輔材料成本波動會對供應商提供產品的生產成本構成直接影響,在成本上升時,供應商會主動提價以保證自己利潤目標的實現,最終也會反映在採購價格的上升。針對這一狀況,企業就應根據具體情況給出相應的策略:對於物料價值不大的產品,公司可根據市場行情,與供應商簽訂一份框架協議,預測半年或一年的用量,同時確定期限內固定價格。
3.交貨期控制。交貨期的控制是降低庫存量的有效方法,採購交期是指發出採購訂單到收到供應商送貨的時間。控制交貨期首先採購人員應做好期前控制,同供應商明確具體的時間;其次,採購人員應做好採購過程中的跟蹤及必要的催貨工作;最後以交貨期作為對供應商評價的一個重要指標,定期對供應商進行交貨期進行考核。
4.應用VMI。VMI是Vendor Managed Inventory的縮寫,直譯就是“供應商管理庫存”意譯可為“寄售”。簡單地說,就是供應商把產品放在客戶的倉庫,客戶消費一件,付費一件。消費之前,庫存屬於供應商。對採購方來說,VMI降低了庫存成本。
(四)電子採購
通過電子商務方式降低採購處理成本(交通、通訊、運輸等費用);通過合理安排採購頻率和批量,降低採購費用和倉儲成本;對供應商提供的服務和產品進行“選單式”購買。有技術條件的企業,可以針對不同內部使用者開發了專業外掛模組,從而有效提高採購庫存管理的效率。
