物業管理檔案的檢索利用與儲存這個知識要點需要熟記，下面本站小編精心為大家整理的物業管理師管理務實要點：檔案的檢索利用與儲存，希望對大家有幫助，更多內容請關注應屆畢業生網!
物業管理檔案的檢索利用與儲存
(一)常用的紙介質檔案的檢索與利用
紙介質檔案檢索工具種類很多，物業管理檔案管理常用的有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。
1.常用檢索工具的編制方法
(1)分類卡片目錄
根據檔案分類的邏輯關係建立起的目錄體系。這類目錄的優點是系統性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。
【題例】
在常用檢索工具的編制方法中，()是根據檔案分類的邏輯關係建立的目錄體系。(A)
A.分類卡片目錄 B.專題卡片目錄 C.產題卡片目錄 D.名稱索引
(2)專題卡片目錄
按某一特定的題目，將同一主題內容或屬性的各類文獻組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內容。
(3)主題卡片目錄
主題以規範關鍵字、片語織檔案相關內容的索引系統。
(4)名稱索引
以字母或其他文字排序方法的順序將全宗內檔案檔案所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。2.檔案提供利用的方式 (1)檔案檢索的步驟和方式
一般是分析應用需求，明確檢索範圍或根據索引的指引，查詢到需要的檔案檔案。
(2)檔案提供利用的'方式
一般採用檔案室閱讀、外借、製作副本或向查閱者提供檔案及檔案檢索專業知識與方法等提供檔案整理的應用。
(二)電子媒體檔案的檢索與利用
電子媒體檔案檢索一般分為兩類，一類是保存於電腦硬碟的文字和圖形影象資料，這類資料一般是以數字形式存貯的;另一類是閉路視訊監控裝置產生的錄影資料，一般以模擬形式存貯於錄影磁帶中。儘管新的監控裝置已將二者合一為硬碟數位形式存貯，需要注意的是目前仍有相當多的磁帶方式存貯的視訊監控系統在執行中。這類形式存貯的錄影磁帶的檔案存放與紙介質檔案的存放相似。
各類軟體的檢索查詢設計各不相同，並無統一的檢索查詢形式。故其檢索與紙介質檔案的檢索相同。
(三)物業管理檔案的儲存
1.檔案的儲存價值和儲存期限
某個單份案檔案的價值是不能孤立鑑定的，應當從相互關聯的一組檔案檔案來綜合考慮檔案的儲存價值和儲存期限。各物業服務企業可結合自身實際情況和管理要求綜合確定有關檔案儲存期限的劃分標準。
2.檔案儲存注意事項
(1)物業承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬於物業基礎資料檔案，是物業管理檔案中最重要和基礎性的檔案，它的儲存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部分和共用設施裝置的檢測、檢修與執行記錄檔案，在分析房屋本體安全、裝置執行狀況和事故分析中有時起十分關鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和儲存期限應有明確規定，一般不能低於裝置的使用年限2倍。
【題例】
房屋共用部分和共用設施裝置的檢測、檢修等檔案，在分析房屋主體安全、事故分析中有時起著十分關鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和儲存期限應有明確規定，一般不能低於裝置的使用年限的：(D)
A.0.5倍 B.1倍 C.1.5倍 D.2倍
(3)各類小型裝置的執行和維護記錄檔案、環境與安全管理記錄檔案的數量較大，這部分檔案的儲存期限是較短。這類檔案應有一個銷燬的管理方案和程式，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂佔用。3.安全管理 (1)檔案安全管理
檔案保管應注意室內空氣流通，經常採取防黴、防潮、防蟲、防水防火、防盜等安全措施。同時，制定一套切實可行的檔案管理制度並加以嚴格執行，改善檔案儲存的條件，採取有效的檔案修復技術，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。
(2)檔案資訊保安
①檔案的安全包括檔案本身不受到損壞與丟失和檔案資訊不被非法複製、查閱和傳播，即檔案資訊保安。由於檔案載體的不同，保障檔案資訊保安的方式也有不同。但均應制定檔案的密級體制，嚴格借閱、複製制度。
②紙介質檔案的資訊保安主要是對檔案的查閱、外借、複製和銷燬應制定詳細的制度，設定許可權。對無權查閱、外借和複製的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或複製。有許可權的人員在查閱、外借時必須承擔保管責任。複製必須由檔案管理人員進行，並須獲得相應授權方可實行。檔案銷燬時，應經上級批准，並在主管領導和部門主管的監督下采用適當的方式銷燬。
③電子媒體檔案主要是通過設立嚴格的多級許可權機制和密碼保管制度，嚴格進入檢索系統、複製和下載的管理;對進入網際網路的計算機應安裝防火牆和防毒軟體，經常更新，防止黑客入侵和非法人員進入等方法保障電子檔案的資訊保安。
