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會計電算化對會計內部控制的影響

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會計電算化的實施及推廣,對會計內部控制產生了怎樣的影響?下面是小編為你整理的會計電算化對於會計內部控制的影響,希望對你有幫助。

會計電算化對會計內部控制的影響

  會計電算化對於會計內部控制的影響

1.內部控制的範圍擴大

在傳統會計的條件下,會計內部控制主要針對經濟業務處理,通過憑證傳遞程式,規定每個工作點完成的任務,並在傳遞程式中選擇控制點進行內部控制。由於電算化資訊系統的開發、執行、維護是一個複雜的系統工程,所以電算化會計下的內部控制還要包括系統開發過程的控制、軟硬體環境控制、安全保密控制、會計軟體維護控制以及電算化會計資訊系統使用過程中的資料輸入、處理、輸出的正確性控制等,會計電算化擴大了會計內部控制的範圍。

2.內部控制制度發生了變化

會計電算化改變了原有的會計組織體制,會計工作組織和崗位發生了很大變化。原來根據會計事務的性質設定的各業務核算組已經被撤銷,與之相聯絡的各崗位之間的職權分離、相互制約的牽制制度也發生了改變或不復存在。大中型企事業單位新設定的會計部門由總會計師、資料準備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統開發組等組成。其中,財務管理組是電算化會計系統的核心部門,崗位劃分比原來更細,並提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下,必須構建內部牽制制度。

3.內部控制的形式和重點發生了變化

會計電算化使會計內部控制的形式發生了變化,一些傳統的內部控制形式已無存在的意義,如科目彙總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由於會計核算工作全部由計算機完成,整個處理過程分為資料輸入、處理和輸出三個環節,從輸入會計憑證到輸出會計報表,可以一氣呵成。如果系統安全可靠,沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞,是不會出現賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現象的,所以資料正確性控制的重點轉移到了資料輸入環節。同時,計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術,使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程式進行控制,如資料正確性的校驗、操作許可權控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠,它可以克服人工控制的隨意性。總之,在電算化會計條件下,會計內部控制方式已部分被計算機所取代,由人工控制轉移為人機控制。

4.網路財務的應用和發展給會計內部控制提出了新問題

隨著網路技術的發展及其在經濟領域的應用,網路財務也迅速發展起來。網路財務不僅使會計核算從事後變為實時,而且使財務管理從靜態走向動態,從財務部門走向整個企業,走向企業外部,極大提高了財務管理效率。目前的網路財務軟體的功能主要包括網上採購、網上銷售、網上支付、網上結算、遠端報賬、遠端財務控制、遠端報稅、遠端報關、遠端審計、線上資金排程、異地轉賬等。網路財務使會計介質全面發生變化,出現各種電子單據,如各種發票、結算單據等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內部控制必須面對的新問題。

  建立電算化會計資訊系統的內部控制制度

會計電算化使原有手工會計核算方法下的內部會計控制制度失去作用,它對會計內部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計資訊系統的正常進行,預防、發現和糾正系統所發生的錯誤、舞弊和故障,及時提供正確可靠地會計資訊,這就要求我們建立一整套適合電算化會計資訊系統的內部控制制度,以保證會計資訊真實、準確、完整和安全。

1.電算化會計資訊系統的開發和維護控制

電算化會計資訊系統的開發是一項複雜的系統工程,一般來說投資較大,對整個企業的影響也較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發前必須進行可行性分析,從經濟上、技術上、組織上論證開發新系統的必要性和可能性,進行資本預算和效益評估,必須經過領導和專家的批准和認可。在軟體的開發過程中,必須認真執行國家和地方頒佈的有關標準和規範,包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟體基本功能規範》、《商品化會計核算軟體評審規則》等。在新系統使用的準備階段要加強對有關人員的培訓,提高系統操作和系統管理人員對新系統的認識和理解,以減少系統執行後出錯的可能性。在新舊系統轉換過程中,要採取有效的控制手段,做好各項準備工作,如人員從新配置、清理賬目、準備初始資料、規範電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據本單位的情況選擇合適的轉換方法,一般可採取並行轉換,新舊系統並行一段時間,以檢驗新系統的正確性。如果會計軟體在使用過程中發現問題,或者由於企業經營活動及經營環境發生變化,需要對會計軟體進行維護,就必須對會計軟體的維護進行嚴格的控制。一般來說,如果軟體本身錯誤或軟硬體變化而需進行維護,由系統管理員提出申請,如果需要擴充系統功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請,由會計部門負責人、總會計師和企業領導對會計軟體維護申請進行審批。批准後由專職會計軟體維護人員進行修改維護,其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護,應事先制訂具體的維護計劃。軟體修改後要進行試執行和組織驗收,驗收通過並正式下達使用通知後,修改後的軟體才能投入正式執行。

2.組織控制

實現會計電算化後,會計部門的組織機構和崗位分工必須進行重新調整,會計資料的處理將集中在計算機操作部門,要重新設計會計資訊系統各部門之間和部門內部各崗位之間的內部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制,系統開發組、系統操作組、系統維護組、財務管理組等各級之間的不相容職責應當儘可能分離,劃清各自的工作職責和業務處理範圍。如系統操作組負責進行會計資料處理,而不能進行系統開發、程式維護,而系統開發組和系統維護組不能有會計軟體的操作權和會計業務的決定權等。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制,建立崗位責任制,明確職責,責任到人。其重點是系統操作組內部的.崗位分工,同時要加強對系統開發、專職會計員、檔案員等的控制,應做到相互牽制、相互制約、防止出現舞弊和欺詐行為。如系統操作組內系統管理員、操作員、稽核員及維護員的職權是不相容的,必須明確劃分工作範圍和職責許可權,不能兼任。三是要建立並嚴格執行相應的人事管理制度,加強內部控制,對某些關鍵崗位要實行定期輪換制度。

  會計電算化的發展

20世紀50年代,是會計電算化的起始階段。由於計算機價格昂貴,程式設計複雜,只有少數專業人員能掌握此項技術,因而發展緩慢,只限於工資核算等簡單專案。但是就使用計算機進行工資計算,也被稱為會計電算化的發展萌芽階段。

80年代,微電子技術進一步發展,微型機的日益普及和會計專用機的應用,形成了計算機應用管理資訊系統,計算機硬體成本的不斷降低,為會計電算化的進一步發展提供了物質保證,會計電算化出現了普及之勢。

但是我國的會計電算化起步是比較晚的,1979年長春第一汽車製造廠在財政部和第一機械工業部的支援下,從國外進口一臺計算機,其只能在工資方面進行計算機處理。後來直至80年代末、90年代初期財政部評審了兩個會計軟體,用友會計軟體是其一,這是我國最早的商品化軟體。90年代後期隨著經濟體制改革和社會主義市場經濟的發展,以事後記賬、算賬、報賬為主要內容的"核算型"會計軟體難以滿足管理上的需求,企事業單位迫切需要有事前預測、決策,事中控制,事後核算和分析的"管理型"會計軟體,以適應市場經濟下管理的要求。今後隨著網路技術的發展,大範圍的會計資訊處理網路也必將建立;此外,隨著智慧電子技術的發展,資訊處理也會朝著智慧化發展。