文祕人員主要的工作就是辦文、辦會、辦事。下面是小編整理的Office辦公文祕運用技巧原則，歡迎閱讀！
一.使用更快捷的方法為文件插入目錄
在先前版本的Office中，每次插入目錄時，需要先在一個對話方塊中進行設定，然後才可以將目錄插入到文件中。新版Office中操作會簡單很多，它能代替使用者完成其中的大部分工作，這就使得插入目錄的操作變得更容易。接下來就由廣州新川教育的辦公文祕老師給大家講解Office辦公文祕運用技巧原則！操作方法如下：
將游標定位在要插入目錄的位置。
切換到“引用”選項卡，並在“目錄”組中單擊【目錄】按鈕，開啟“目錄庫”。
“目錄庫”以視覺化方式向用戶展示了各種目錄的編排方式和顯示效果，使用者只需選擇其中一個滿意的目錄形式，就可以立即完成目錄的插入操作。
二.將文件共享給沒有安裝微軟Office的.使用者
微軟Office已經能夠支援直接生成PDF檔案格式，PDF是一種國際通用的文件格式，現在已經有很多可免費下載和使用的PDF文件閱讀程式。要將Word 2007文件以絲毫不變的風格傳送給那些沒有安裝Microsoft Office程式的使用者瀏覽，只要將該文件轉換為PDF檔案格式進行儲存將是一個不錯的選擇。操作方法如下：
在Word中開啟要釋出的文件。.在Word 2007主視窗的左上角，單擊【Office按鈕】，然後從下拉選單中執行【另存為】——>【PDF或XPS】命令，開啟“釋出為PDF或XPS”對話方塊。
為新的PDF檔案指定儲存路徑和檔名，並單擊【釋出】按鈕，即可完成從Word文件到PDF文件的轉換操作。
三.快速訪問自己最常用的功能
Office2007已經通過“功能區”這種全新的使用者介面組織方式，將先前深埋於選單中的功能上浮至各個選項卡中。同時，Word 2007也為使用者提供了一種構造個性化工具箱的機會，你可以將自己最常用的功能新增到工具箱中，以便一次單擊即可執行想要的命令，這個工具箱就是“快速訪問工具欄”。操作方法如下：
回想一下，當自己在平時開啟和編輯某個文件時，哪些功能是最常用而且需要超過一次單擊操作才能使用到的？通過在“功能區”中切換選項卡或者瀏覽“Office按鈕”選單，找到這個功能。
在該功能上單擊滑鼠右鍵，並從快捷選單中執行【新增到快速訪問工具欄】命令，該功能就會出現在“快速訪問工具欄”中。
要是覺得“快速訪問工具欄”的預設位置每次點選不大方便，可以右鍵單擊它，並從快捷選單中執行【在功能區下方顯示快速訪問工具欄】命令。這樣，“快速訪問工具欄”就會自動顯示在“功能區”下方的位置。
