office辦公軟體的使用技巧有哪些?下面YJBYS小編為大家介紹!
1.同時儲存所有開啟的Word文件
有時在同時編輯多個Word文件時，每個檔案要逐一儲存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“檔案”選單，大家看，已經多出了“同時儲存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了
2.巧妙設定文件保護
在用Word2000/XP列印一份檔案時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉檔案吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的檔案被別人破壞了。怎麼辦呢?執行“工具”選單中的“保護文件”命令，在彈出的視窗中選擇“保護窗體”，然後設上密碼。怎麼樣，游標跑到了檔案頭，任你怎麼移動滑鼠、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執行“工具”選單中的“解除文件保護”命令，一切又正常了。
3.編輯長檔案更輕鬆
相信大家都有這樣的經歷：在使用Excel、Word編輯長文件時，有時需要將文章開始的多處內容複製到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將滑鼠移動到滾動條上面的適當位置，發現滑鼠指標變成雙箭頭，此時按住滑鼠左鍵向下拖動，文件編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容，在下面編輯區找到需要貼上的位置，這樣你就可以複製內容了，而不必來回切換。這種方法特別適合複製相距很遠且處數較多的內容。
4.在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音註釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音註釋的表格，開啟Excel的選單欄中的“格式”選單，選中“拼音資訊/設定”項，在彈出的對話方塊中的“設定”和“字型”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字型，最後選擇“拼音資訊”子選單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要檢視拼音，可通過“拼音資訊”子選單中的“顯示和隱藏”項顯示註釋的拼音。
5.取消“自作聰明”的超級連結
當我們在Word檔案中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動為我們轉換為超級連結，如果不小心在網址上按一下，就會啟動IE進入超級連結。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網路路徑替換為超級連結”專案前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網路路徑替換為超級連結”專案前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以後再輸入網址後，就不會轉變為超級連結了。
6.巧設Word啟動後的預設資料夾
Word啟動後，預設開啟的資料夾總是“我的文件”。通過設定，我們可以自定義Word啟動後的預設資料夾，步驟如下：(1)單擊“工具”選單中“選項”命令，程式將會彈出“選項”的對話方塊;(2)在對話方塊中，選擇“檔案位置”標籤，同時選擇“文件”;(3)單擊“更改”按鈕，開啟“更改位置”對話方塊，在“查詢範圍”下拉框中，選擇你希望設定為預設資料夾的資料夾並單擊“確定”按鈕;(4)最後單擊“確定”按鈕，此後Word的預設資料夾就是使用者自己設定的資料夾。
7.在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師，在用Word編制練習時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，開啟“符號”對話方塊，在“符號”標籤下，將字型選定為“標準字型”，“子集”選定為“CJK統一漢字”，你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
8.改變WPSOffice2000啟動後的預設紙張和字號
1.進入WPSOffice2000，選擇“檔案→頁面設定”，將“紙張規格”設定為16開或B5，並根據需要設定好紙張邊距，回車確定。
2.字型字號可根據自己的寫作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。
3.選擇“檔案→存為模板”，在左面模板型別中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然後退出WPSOffice。
4.再次進入WPSOffice，選擇“檔案→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對話方塊右下角的“設為預設模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進入WPSOffice後，紙張就變為16開或B5、字型字號也變為你所需要的了。
9.將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先開啟帶表格的Word檔案，接著選中整個表格，先將游標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現一個帶框的.十字模樣的標誌。把游標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的選單中選擇“複製”;然後開啟Excel，再單擊右鍵，在出現的選單中選擇“選擇性貼上”，在出現的對話方塊中有6項選單可選，選擇“文字”並確定就行了。
10.巧存Word文件中的圖片
有時候收到朋友寄來的一篇圖文並茂的Word文件，想把文件裡的所有圖片全部儲存到自己的電腦裡，可以按照下面的方法來做：開啟該文件，選擇“檔案”選單下的“另存為Web頁”，指定一個新的檔名，按下“儲存”按鈕，你會發現在儲存的目錄下，多了一個和Web檔名一樣的資料夾。開啟該資料夾，你會驚喜地發現，Word文件中的所有圖片，都在這個目錄裡儲存著。
11.在金山表格2002中為數值自動新增單位
在使用金山表格2002時，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)後面新增單位如“平方米”等。其實只要稍加設定一下，就可以讓系統自動新增：選中相應的單元格(區域)，開啟“單元格格式”對話方塊，在“格式”標籤中，選中“格式類別”下面的“數值擴充套件”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先後按“新增”和“確定”按鈕退出。以後在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵後，即可將數字後面自動加上所設定的單位。
rPoint的特殊播放模式
在實際使用Powerpoint簡報的過程中，往往需要與其他程式視窗的資料配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint簡報時，一般會處於全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他視窗切換。其實我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而啟用播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和選單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通視窗一樣操作，如最小化和自定義大小。
