目前在許多現代企業組織裡，越來越多的運用各種電子裝置來改進溝通，如大型計算機、微型計算機、個人終端、電子郵件系統、手機、對講機等都是非常好的溝通工具，這些都將使組織的快速溝通成為現實和可能。
一、溝通的目的和作用
溝通的目的在於解決衝突、實施變革，即對有助於企業利益的行動施加影響。在管理過程中沒有什麼衝突是溝通所解決不了的。由於溝通把各項管理職能聯成一體，所以溝通對企業內部職能的行使至關重要。尤其是，企業需要通過溝通來：(1)建立並且宣傳企業管理目標;(2)制定實現目標的戰略與計劃;(3)以最有效果和效率的方式配置各種資源;(4)選拔、培養、考評組織成員;(5)領導、指導和激勵員工，營造最大限度調動全體員工積極性的氛圍;(6)控制績效。
溝通不僅促進企業內部各項管理職能，而且也能夠把企業同其外部環境聯絡起來。管理者通過資訊交流了解客戶需要、供應商的供貨能力、股東的要求、政府的法律法規以及所在社群關注的事項等等。任何一個組織只有通過溝通才能成為一個與其外部環境發生互動作用的開放系統。
二、溝通過程
利用電子媒介方式溝通的過程涉及資訊的傳送者、通過選定的渠道傳遞訊號以及訊號接收者。即資訊在傳送者大腦形成想法、通過編碼傳送給傳遞者，接收者接收後通過識別、解碼、理解，達成溝通。在溝通過程中還有一個排除資訊傳遞中的“噪聲”干擾問題，最後溝通訊息反饋得知溝通效果。
訊號傳送者。溝通開始於某種“思想”或者想法的傳送者，然後以傳送者和接收者雙方都能理解的方式進行編碼、發出、接收，最終完成溝通。訊號傳遞渠道 訊號通過聯絡傳送者和接收者的渠道進行傳遞，這種訊號可以是口頭的和書面的，可以通過備忘錄、計算機、電話、電報(某種特定編碼)、電子郵件、視訊或者其他媒介來傳遞。各種傳遞方式有各自的優缺點，需要管理者、傳送者根據不同要求選擇使用。接收者 訊號接收者要隨時準備接收訊號，渠道要保持暢通。接收後要儘快地把訊號回譯成思想，同時接收者還要排除訊號的干擾，減少溝通故障發生的概率。溝通的下一步是解碼，只有當接收者與傳送者的訊號思想和意思完全相同或者至少類似的理解時，準確的溝通才可以完成。在有效溝通時還要注意編碼語言的相互溝通和專業術語的溝通。
三、溝通訊號的流向和方法
在一個有效的組織中，溝通訊息是全方位流動的：自下而上、自上而下、橫向、縱向、橫向交叉。傳統的管理模式下，溝通都是自上而下的，然而在今天所處的資訊時代，有效的溝通必須從下屬開始，這就意味著溝通方式發生了轉換，主要是自下而上的溝通。溝通的資訊可以是橫向流動的，也可以是斜向流動的。自上而下的溝通是指資訊從高層成員向低層成員的流動，這種溝通在權力相對集中、專制式、家長式的組織中多見。溝通方式多采用口頭溝通，包括指示、談話、會議、電話、廣播，甚至小道訊息等;也可採用書面溝通方式，一般包括備忘錄、信函、手冊、小冊子、公司政策宣告、工作程式以及電訊新聞展示等。在這種溝通中很容易發生資訊遺失或者資訊被曲解等，不能形成有效的溝通。這就要靠必需的反饋系統來校正溝通訊息。
自下而上的溝通方式是指從下屬向上級逐級流動的溝通。這種方式的溝通能夠比較多的使管理者掌握資訊，但容易出現溝通環節上的人為的阻礙、過濾、失真截留等狀況，不能客觀的傳遞資訊，達成有效溝通。自下而上的溝通是非指示性的，它取決於溝通環境、民主參與程度、民主氛圍的形成、溝通渠道的制度性暢通程度、門戶開放程度等。
橫向溝通包括資訊的橫向流動，也包括資訊的斜向流動。橫向溝通是指同類或者相同層次成員之間的溝通;斜向溝通是非同類、不同層次、沒有直接隸屬關係之間的溝通。這種溝通方式對加速資訊流動、促進理解、協調關係等非常的有效，特別是跨系統的溝通對組織的有效管理尤其重要。
書面、口頭、非語言等方式的溝通等都是經常性被管理者使用的溝通方式。也有的管理者、需要溝通的資訊傳送者混合使用、結合使用各種溝通方式。他們各有利弊、各有優缺點，混合、互動使用可以彌補單一方式溝通帶來的不足。
不同的管理者、不同的溝通成員，採取不同的溝通渠道和方法。採用什麼樣的溝通方法、方式，要看溝通的性質和作用。採用技術性的手段和方式是最有效、最簡捷、最經濟的溝通方法。如有線無線電話、傳真、音訊視訊、電子郵件、電話會議、視訊會議等這些正式和非正式的溝通方式都是目前一般組織可以充分利用的方式。
四、溝通的障礙
溝通和其他事務一樣，沒有完全暢通的。不瞭解溝通的障礙就沒有辦法使得溝通成為有效地的溝通。一般構成溝通障礙的因素有以下幾種：
1.缺乏計劃性
良好的溝通不是偶然的，多數情況下人們對口信傳遞的資訊的目的還是沒有完全思考、計劃和說明就開始議論和動作起來了，使得溝通沒有完整的機會。通常對於一個下達的指令說明理由，選擇最合適的溝通渠道和適宜的時間在很大程度上可以增進資訊的理解，並且減少溝通的阻力。
2.語義的曲解 有效溝通的另外一個障礙是對資訊的語義的曲解，這種現象可能是故意的也可能是偶然的。比如企業的一則“低價出售”的'廣告本身就有意含糊不清，引發的問題就是：究竟比什麼低呀?有些言辭還可能引發不同的反應，比如“政府”這個詞對於某些人來說可能意味著干預或者是財政赤字，而對另一些人來說則可能意味著獲得幫助、得到公平和公正。
3.表述不清楚
不管資訊傳送者自己頭腦裡的想法是多麼的清晰，但仍然有可能受措辭不當、疏忽遺漏、缺乏條理、表達紊亂、句法笨拙、陳詞濫調、亂用行話術語以及未能闡明資訊涵義等問題的影響。資訊表達不清、表達不完整、不準確都會使得溝通無法徹底進行，這就需要資訊傳送者在資訊編碼時高度重視。
4.資訊傳遞過程中的失真
俗話說“話帶多，貨帶少”。傳送者傳送的資訊從一個人傳遞到另外一個人的一系列過程中會出現失真，另外還有問題就是可能被截留，這些問題也是資訊傳遞和溝通中經常性出現的。因此獲取資訊要運用多種渠道反覆的溝通訊息、識別資訊的真偽，最大限度地減少資訊的失真。
5.猜疑、威脅和恐懼
猜疑和威脅、恐懼都有害於溝通。溝通需要在一個公開坦誠和相互信任的、民主的環境和氛圍中進行。在猜疑、威脅、恐懼和不信任的環境中任何資訊都可能受到懷疑。造成這些後果的原因可能是上司行為的矛盾，也可能是曾經的不實反映，也可能是真實的反映反而受到懲罰等因素所致。不管是真實存在的還是想象中的猜疑、威脅、恐懼都要溝通者去真誠的面對。因為人們需要一種相互信任的氛圍，以此促進公開而真誠的溝通。
在溝通障礙中還有一些其他障礙，如資訊量超載的問題，缺乏適應變化的充裕的溝通時間問題，溝通者之間缺乏真誠的問題，溝通的認知程度問題，溝通者之間、資訊傳送者與接收者之間地位、權力上的差異問題等，都將使溝通遭到扭曲。
溝通是管理者實行有效管理的重要手段和方法，沒有什麼問題和衝突是不能通過溝通可以解決的。管理者在溝通過程中最重要的是要處於公心、處於良好的溝通動機，要真誠的去聆聽和溝通，要有明確的溝通目的，還要有一定的溝通技巧和技術。要溝通就必然要明白溝通的效果，要建立暢通的溝通效果反饋渠道和系統。
