Word給使用者提供了用於建立專業而優雅的文件工具，幫助使用者節省時間，並得到優雅美觀的結果。那麼下面小編來談談大型word文件處理技巧。
1、Word列印設定技巧六則
一.逆頁序列印
如果你有一篇很多頁的文件需要列印，按照Word中的預設設定總是從第一頁列印到最後一頁，所以整篇文件列印完後是最後一頁在最上面，第一頁在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁逆序整理一邊，十分麻煩。其實我們在列印前只要先在“工具”—>“選項”—>“列印”選項卡中選中“逆頁序列印”，即可在列印時按逆序從最後一頁列印到第一頁，從而列印完後所有的頁是順序排列的。
二.列印同一文件時使用不同的頁面方向
如果要在一篇文件中同時使用豎向和橫向兩種不同的頁面方向，我們可先選中需要改變方向的文件內容，然後選擇“檔案”?gt;“頁面設定”命令，在彈出的“頁面設定”對話方塊中的“紙型”選項卡中設定所需的頁面方向，並在“應用”選項欄中選中“所選文字”即可。其實Word是在所選內容的前後各插入一個分節符，並僅對這一節中的內容進行頁面方向更改，從而實現了在同一文件中使用不同的頁面方向。
三.避免打印出不必要的附加資訊
有時在列印一篇文當時會莫名其妙的打印出一些附加資訊，如批註、隱藏文字、域程式碼等。要避免打印出不必要的附加資訊，只要在列印前在“工具”—>“選項”—>“列印”選項卡中的“列印文件的附加資訊”下不選中相應的項即可。
四.列印含窗體的格式化文件
利用Word中的窗體可以建立諸如統計表格之類的格式化的文件，其他使用者可在文件中特定的地方填寫相關的資訊，而不能更改其他處於非填寫區的內容。如果要利用已事先列印好的含窗體的空白文件(即在填寫區還沒有填寫內容)來列印多份不同的統計資訊，我們可以在“工具”—>“選項”—>“列印”選項卡中選中“僅列印窗體域內容”，這樣當在窗體中填寫完資訊後，打印出來的將僅僅是所填寫的資訊，而不是將整個統計表格文件打印出來。
五.列印到文件
如果需要將一篇用Word編輯好的文件進行列印，而正好這臺電腦又沒有配備印表機，我們可以在“列印”對話方塊中選中“列印到文件”選項，在輸入檔名後即可生成一個字尾名為prn的印表機檔案，在其他配備印表機的電腦上用這個印表機檔案即可將文件進行列印，即使那臺電腦上沒有安裝Word也行。
六.在列印預覽介面下編輯文件
我們一般在列印預覽介面中通過放大和縮小來預覽文件最終的列印效果，其實只要點選列印預覽工具條中的“放大鏡”按鈕(使按鈕處於不按下的狀態)，就可以在列印預覽介面中直接編輯文件了，而不用關閉列印預覽。
2、巧用Word分節符
在Word的6.0至Word 2002版本中，我們每次開啟一個新的空白文件時，都可以在Word視窗的左下角發現"1頁 1節"的字樣。由此我們可以知道，在此文件中，只包含一個"節"。那麼，什麼是"節"呢?
所謂的"節"，就是Word用來劃分文件的一種方式。之所以引入"節"的概念，是因為我們在編輯文件的時候，有時並不是從頭到尾所有的頁面都採用相同的外觀。例如，在某些文件中，可能會使用較寬的表格，這時我們就希望這個帶有表格文件的頁面可以進行"旋轉"，以便能夠取得更好的顯示效果。這時候就需要利用"分節"的技術，來控制某個特定頁面的版式屬性。本文就以Word的最新版本Word 2002為例，跟大家討論一下有關"節"的方方面面。
分節符所包含的資訊
分節符可以包含以下資訊: 頁面方向(橫向或縱向)、頁邊距、分欄狀態、縱向對齊方式、行號、頁首和頁尾樣式、頁碼、紙型大小及紙張來源。
一、插入分節符
插入分節符的辦法為，選擇"插入"*"分隔符"，彈出"分節符"對話方塊(如圖1所示)。然後選擇合適的分節符型別，點選"確定"按鈕即可。注意: 我們可以把分節符當作一種隱藏的程式碼，它包含了所在的`位置之前頁面的各種資訊(注意:一定是其所在位置之前的，使用者在刪除分節符的時候，瞭解這一概念非常必要)。
二、讓分節符現形
插入了分節符之後，您很可能看不到它。因為在我們最常用的"頁面"檢視模式下，通常是看不到分節符的。這時，我們可以單擊"常用"工具欄上的"顯示/隱藏編輯標記"按鈕，讓分節符現出原形。
三、瞭解分節符的型別
在Word 2002中有4種分節符可供選擇，它們分別是"下一頁"、"連續"、"奇數頁"和"偶數頁"選項。下面就一一介紹各個分節符的具體作用。
下一頁
在插入此分節符的地方，Word會強制分頁，新的"節"從下一頁開始。如果要在不同頁面上分別應用不同的頁碼樣式、頁首和頁尾文字，以及想改變頁面的紙張方向、縱向對齊方式或者紙型，應該使用這種分節符。
連續
插入"連續"分節符後，文件不會被強制分頁。但是，如果"連續"分節符前後的頁面設定不同，例如紙型和紙張走向等，即使選擇使用"連續"分節符，Word也會在分節符處強制文件分頁。而"連續"分節符的作用，主要是幫助使用者在同一頁面上建立不同的分欄樣式或不同的頁邊距大小。尤其是當我們要建立報紙樣式的分欄時，更需要連續分節符的幫助。
當然，使用Word 6.0到Word 2002版本的使用者在設定報紙分欄時，並不需要手工插入分節符。使用者只需選定需要分欄的段落，然後選擇合適的分欄數量即可，Word會自動在這些段落的前後插入連續分節符。如果需要取消分欄，可以直接刪除相關分節符，這比重新設定分欄要容易得多。
奇數頁
在插入"奇數頁"分節符之後，新的一節會從其後的第一個奇數頁面開始(以頁碼編號為準)。在編輯長篇文稿，尤其是書稿時，人們一般習慣將新的章節題目排在奇數頁，此時即可使用"奇數頁"分節符。注意: 如果上一章節結束的位置是一個奇數頁，也不必強制插入一個空白頁。在插入"奇數頁"分節符後，Word會自動在相應位置留出空白頁。
偶數頁
"偶數頁"分節符的功能與奇數頁的類似，只不過是後面的一節從偶數頁開始，在此不再贅述。
改變分節符屬性
插入分節符之後，如果需要改變其屬性，無需刪除該分節符並重新插入新的分節符。您可以把游標放置在需要改變分節符屬性的"節"中(即分節符前面的任意位置)，然後選擇"檔案"*"頁面設定"，在"頁面設定"對話方塊中選擇"版式"選項卡，在"節的起始位置"選項中，選擇新的起始位置即可。
四、刪除分節符
在需要對分節符進行刪除的時候，要注意分節符中所儲存的版式資訊影響的是其前面的文字，而不是後面的。這一點請大家一定要記牢，不然在刪除時容易選錯刪除物件，而把編輯好的文件弄得面目全非。
如果需要一次性刪除文件中所有的分節符，可以使用Word 2002的"查詢替換"功能。在"查詢和替換"對話方塊中的"查詢內容"選項中填寫"^b"(這2個字元代表分節符)，也可以單擊"高階"按鈕，在"特殊字元"列表中選取"分節符"選項，並替換為空，然後點選"全部替換"按鈕，文件中所有的分節符即可全部刪除(如圖5所示)。
值得注意的是，在刪除分節符時，該分節符前面的文字會依照分節符後面的文字版式進行重新排版。例如，如果把一篇文件分為兩個小節，第一小節分兩欄，第二小節分三欄。此時如果刪除它們之間的分節符，那麼整篇文件就會變成三欄版式。
五、利用分節符進行快速排版
分節符是排版的好幫手，不過它的作用可能並不侷限於我們通常所想象的那些。例如，使用者可以把設定好版式的分節符儲存在自動圖文集中，這樣在以後使用時，直接插入該自動條目即可，省去了許多繁瑣的排版工作。另外，如果需要在一個新的小節運用前面某個小節的版式(例如紙型及紙張方向等)，可以進入"普通"檢視模式，複製包含前面小節排版資訊的分節符，然後把它貼上到需要設定同樣版式的段落後。這樣，新分節符上方的文字也自動遵循同樣的版式。還有一點要提醒大家，如果您使用複製貼上的方式複製或移動文字，而複製的文字中包含分節符，那麼當該段文字被粘貼後，文件中位於新貼上文字前面的文字也將按新貼上文字中分節符所規定的版式進行排列。另外，由於在Word文件中，最後一小節的版式資訊儲存在文件的最後一個回車符中，所以當把最後一段連同回車符複製貼上到文件的其他小節中時，最後一小節的版式同樣會影響所貼上文字前面的內容。
