怎樣才能實施有效專案管理，以期在複雜的專案管理中取得預期的目標與成果呢?這是每一位專案經理都需要認真思考與面對的問題。儘管許多人都有著專案經理這一頭銜，但在整個專案執行過程中卻並不能夠制定出較好的實施計劃，不能夠規劃好資源安排，從而也就不能夠實施有效的專案管理。
一、專案管理的概念
在繼續進行闡述之前，我們還有必要了解一下什麼是專案管理。因為很多人正是不能夠真正明白什麼是專案管理，所以也就不能夠實施有效的專案管理。
通俗說來，專案管理就是對各類可用資源(資金、人員、物資、能源、場地、通訊等)進行詳細計劃、有效組織及管理，以成功實現既定專案目標的一門學科。專案管理遇到的首要挑戰是嚴格按照專案規定(通常包括範圍、質量、時間及預算)實現所有既定目標。其次就是優化相應配置，有效整合專案實施所必需的各類投入以滿足既定目標的要求。因而，專案管理包含的主要行為有：目標和事件的分析與設計;根據目標制定工作計劃;評估並管理風險(風險管理);資源估計與分配;工作組織與任務分配;工程進度控制;工程發展趨勢預測;質量管理;變更識別、管理及控制;工程結束。在瞭解了專案管理這一概念及其包含的主要行為後，我們就可以繼續進行專案經理職責範圍的闡述了。
二、專案經理的職責範圍
概括來說，有五件事情是屬於專案經理的職責範圍。或許有的專案經理覺得自己的職責範圍廣得很，遠遠不止五件事。其實，不管你覺得自己的職責範圍是五件還是十件，只要你專注於以下五件事的管理，最後就會有一種得心應手的輕鬆感。而且專案經理無論牽扯到其他哪些事項，歸根到底都會對這五件事產生一定的影響。這五件事就是：
1、專案完成所需付出的時間。通常，可以對照已經制定好的專案計劃，通過衡量專案的進度來對這一事項做出評定。
2、專案完成需要付出的資源。同樣，可以對照專案最初的計劃，通過衡量專案資源的消耗(如人或時、資金等)對這一事項做出評定。一般來說，這一事項的測定要比測量專案進度難得多，這需要依賴一系列的假設才能得以完成。此外，專案經理必須做出努力，以確保自己能夠持續不斷地獲得專案所需的資源。人們往往只注重專案所用的時間，而忽視或低估專案所用的資源。這一方面是因為資源的耗費難以把握;另一方面是因為不太負責任的專案經理往往可以通過多耗費資源為自己找到藉口，避免受到他人的攻擊和非難，而相比之下，若是不能按期完成專案，要想為自己開脫就不那麼輕鬆了。專案資源耗費過大，與不能按期交工一樣，都算是專案失敗了。
3、專案已完成工作的質量狀況。專案每完成一項任務，可以通過評估已完成任務的質量能否保證後續任務的順利開展，來評定已完成任務的質量狀況，這樣，就能夠確保專案整體目標的實現。此外，專案經理應該結合自己所處的專案階段評估已完成工作的質量狀況。儘管這個問題往往得不到充分重視，但實際上，這可以視為專案管理中難度最大的工作了。
4、專案範圍。自己是否一直在專案範圍的約束下工作?專案範圍仍然與專案現狀相關嗎?
5、專案客戶。現階段的工作仍然能夠符合客戶的期望嗎?
在明白了自己應該管理的事項之後，接下來的問題就是確定如何實施有效管理。
三、專案經理可以採取的措施
從某種程度上來講，這方面的工作會更加艱鉅，但同樣道理，專案經理如果已經做好基礎工作，那麼，只要再付出自己辛苦的工作，就可以水到渠成，取得成功，這恰恰是成功專案經理應對自如而一般專案經理拼命掙扎的原因所在。從專案經理實際採取的行動來說，做好這項工作並不是特別難。無論專案經理如何高高在上，多麼富有經驗，多麼聰明絕頂，在實施管理時，他所能採取的措施是相對有限的。專案經理可以採取的措施有：
1、改變團隊的工作方式。這相對比較容易做到，專案經理可以鼓勵團隊成員工作更努力一些，要求他們在專案上多投入一些時間，更專注一些，讓他們重新安排工作的輕重緩急，排出優先次序，當然也可以審視一下他們實際的工作方法。
2、調整專案投入的資源。如果專案執行過程中有稍微滯後現象，或是專案偶爾出現了提前完工的跡象，專案經理就可以調整一下專案投入的資源狀況。當然，在資源充足的情況下，也可以從專案中適當抽出一些資源移作他用。基本的做法是，要麼取得更多的資源，要麼取得不同的資源。另外，還有一種也具有同樣重要意義的做法是，在需要資源時，提高專案的重要地位，從而使專案更容易取得所需的資源。
3、變更專案範圍。專案如果進展不順，可以通過縮減專案範圍，專注於有限的幾項核心交付成果和專案需求的實現，就可以改變專案進展的不利局面。
4、增加專案任務。這方面的工作並不像上述改變專案範圍那樣寬泛。比如，為了應對專案遇到的風險和問題，專案經理可以通過加大專案成員所承擔的工作量，以解決出現的問題，化解遇到的風險。
5、調整專案計劃和方法。計劃只是計劃，只有當專案完工時，計劃才能變成事實。因此，如果計劃制定得不夠正確，就可對其進行變更。如，可以推翻原先的計劃，重新編寫，也可以調整相關的要素條件，這樣也能起到一定的改善作用。在專案管理過程中，人們常常會認定一種解決方法，但一般來說，解決問題的方法很多，並不僅僅限於一種。因此，如果運用一種方法，無法取得相應的效果時，就需要有創造性的思考和探索，看看是否還有其他相應的方法。
6、調整專案質量要求。調整專案交付成果的質量要求，會對專案所需的時間和資源產生巨大影響。做出質量變更時，一定要謹慎，一定要予以充分的說明，揭示出質量變更後的可能結果。我們或許都曾遇到過這樣的'專案，參與專案的工程技術人員費盡心機，希望取得高水平的質量要求，但這種質量標準遠遠超出了專案本身的實際需要，而為了實現這一質量要求，往往會造成過多的時間投入，花費過多的資金預算。當然，更常見的是，專案經理為了完成專案的交付成果，往往會走捷徑、抄近路。專案經理如果過分注重專案投入的時間和成本，常常會在不知不覺中改變專案的質量要求，直到意識到專案無法實現最優結果時，才明白先前自己並沒有注意到專案的質量要求已經發生了變化。
7、做出決策，逐級報告。專案經理無論在獨立工作時，還是在與不同的專案客戶和專案干係人合作時，通常都需要對具體的行動措施做出決策。如上述提到的所有改變和變更，都需要做出某種決策，並且如果這種改變和變更極為重要時，專案經理在決策時還需要徵得外部相關人員的同意。當然，日常工作中的一些並不十分重要的決策，可以由專案團隊直接做出。
8、終止專案工作。實際上，可以隨時採取的一項措施是宣告專案終止，停止所有的專案工作。當然，採取這一措施時，必須經過慎重考慮，相信每個專案經理都不願做出這樣的決定。但當專案無法實現預期目標時，就應該考慮終止專案。當然，這要符合下面的決策前提：啟動專案時，其首要的依據是實現既定的目標，因此，既定的目標一旦無法實現，專案也就失去了存在的依據和理由。當然，專案經理一旦面臨終止專案的抉擇，儘早意識到這點會更好一些，以免陷入過高沉沒成本的束縛。因為，已經花費的時間和金錢將一去不復返，專案經理需要關注的是從目前的情況來看，完成專案需要再投入多少時間和精力。
憑藉上面列出的這些指標，專案經理就可以形成自己的判斷，並根據情況及時採取相應的行動了，採取行動是專案管理的核心和關鍵。
