作為專案負責人,溝通可以有許多形式,包括和專案相關人,內部成員的溝通,以及公司,供應商和更多其他方面的溝通. 專案溝通可能是口頭或通過電子郵件,以及專案章程和專案計劃,專案變更和專案狀態報告. 這一系列內容只是專案經理溝通工作的一小部分. 在這裡,我會提出一些簡單的方法來保持明確有效的專案溝通.
資訊釋出要透明
你的'專案計劃應該包含專案溝通策略,說明您將如何與你的團隊和客戶,以及何時,以何種形式進行溝通.
通過簡單的圖表,約定每週一次的例會,例如每星期一上午,會後會議紀要記下會議的後續行動. 不管效果怎樣,關鍵是從專案伊始就建立一個預期來說明你的溝通意圖. 要是團隊和客戶有其他更有效方法,我們也可以借鑑. 但是隻有大家知道期望值是什麼才會對專案有信心.
重複永遠沒有壞處
專案過程中當有決策定下來以後,不管是團隊內部還是和客戶之間,一定要書面記下來. 專案過程中有無數微小細節要決定,不記下來,可能今天說明白了明天就忘了.
永遠不要想當然的認為:總有人會來記錄和分發這些決定,自己動手!其實通常一個簡單的電子郵件就夠了,而且有一個文件線索就可以證明寶貴的重要細節.
抓住要點
專案經理的溝通原則是簡明準確. 團隊成員都很忙,他們看郵件只會去關注關鍵內容:什麼事兒? 和我有關嗎? 我要做什麼? 什麼時候?
簡潔語言覆蓋稱述內容,而不要長篇大論. 總是抓住要點,基於要解釋的問題提供必要的背景資料. 專案溝通是每一天的工作. 要時刻問自己:說的清楚嗎,是否提供了比較的資訊. 這是專案經理最關鍵的技能之一,並且可以持續的改進. 經常訓練自己,構建自己的有效溝通模式.
