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管理者應警惕5大時間管理誤區

時間管理 閱讀(1.05W)

本文為大家介紹的是管理者要警惕的時間管理的5個誤區,下面一起來看看是哪五個誤區。

管理者應警惕5大時間管理誤區

管理者管理什麼?一是管事,二是管人,三是管時間。在這三個維度上,管事最容易,管人最困難,管時間不難卻最容易被忽略。很多管理者天天忙得團團轉,卻得不到上司的好評,主要的原因就是不會做時間管理,讓自己和下屬寶貴的時間被浪費掉。什麼會偷走管理者的時間,讓管理者焦頭爛額卻得不到應得的結果?管理者有5大時間竊賊需要提防。

1、抓小放大

很多管理者忙於無數小細節,不跳出細節思考什麼才是自己真正應該做的事情。結果是不重要的事情做了一大堆,重要的事情一個沒有做,上司不關心的事情做了一大堆,上司關心的事情一個沒有做。其實事情都有邏輯關係和層次:解決一個上一級的問題,通常能讓你一下子解決3-5個次一級的問題。如果我們能抓住最上級的問題用心解決,解決一個最上級問題的效果會相當於解決幾十個最底級的問題。但解決一個大問題和解決一個小問題花的時間差別並不大,至少不是幾十倍的差別。

2、議而不決

很多管理者忙於開會,忙於和很多相關和不相關的同事討論如何解決一個問題,卻遲遲不願自己負起責任做出決定。這類管理者把本來可以半個小時開完的會議拖延到3個小時,把本來可以在一次會議上做的決定延遲到下一次會議,這是很大的時間管理誤區。議而不決的後果是讓管理者要處理的事情大量積壓,讓管理者的時間越來越少。這樣的管理者沒有認識到,沒有事情可以通過拖延得到解決,決策的質量也不能通過拖延得到提高。

3、不能授權

。很多管理者習慣於自己做事情,不習慣授權給別人做,總擔心別人做不好,總覺得教會別人做不如自己做快。久而久之,自己做的小事越來越多,自己的時間越來越不夠用,身邊的人越來越閒,自己的委屈越來越大。

4、管而不理

很多管理者習慣於管事,不習慣於理事。例如發現有人遲到,會狠狠地批評當事人,卻不會思考是否公司的考勤制度或考勤方式有問題。管而不理的後果是,一個事情發生一次,管理者要管一次,次次發生,次次要管。隨著企業規模的擴大,次次管的事情會大幅增加,管理者的時間越來越少。其實只要系統梳理一次,一類問題就能解決了。從這個角度看,管是小,理是大,管理者要抓大放小,就要更多地梳理,而不是被動地管理。

5、不做計劃

計劃是什麼?就是把你要做的事情和你可以用的資源合理地匹配起來,簡而言之就是事先想清楚在什麼時間用什麼資源完成你要做的事情。在可以用的資源裡,最重要的和最稀少的資源就是時間了。不做計劃意味著資源和事情不匹配,意味著資源尤其是時間資源的浪費。一個人一天就24小時,浪費了就沒有了。很多人忙,其實不是沒有時間,而是沒有合理安排時間。

好的管理者都是好的時間管理者。而進行時間管理的根本是抓大放小,果斷決策,大膽授權,梳理系統,做好計劃。只有這樣,管理者才能防範偷走你寶貴時間的竊賊,才能讓自己免於焦頭爛額。

拓展閱讀:做好企業時間管理

如何做好時間管理是上班族的一門大學問,但對企業主管而言,“零碎的時間”管理,是更重要的課題。因為在工作執行的過程中,主管最主要的工作,對內是分配、指揮、協調部門同仁達成任務;對外,又必須面對客戶、供貨商的種種需求,主管的時間會不斷被幹擾與壓縮,甚至影響自身原本的任務。

因此如果你身為主管,學會不浪費時間這樣的基本功是不足夠的,進一步,還得學會如何將破碎不堪的時間“化零為整”,創造出具體的時間運用績效。

差旅是主管常見的時間漏洞

有些主管常常出差,差旅會將大量的完整時間切割的支離破碎,例如住旅館、浪費時間來回機場、候機時間、如果運氣不好再加上個班機延遲和轉機耗時的時間,經理人總是抱怨,浪費在差旅的時間比辦公事多得太多。

但是企業需要主管出差往往基於逼不得已的理由,從具有建設性的層面思考,主管們應可以仔細規劃出在飛機上、車上、旅館中,可以做哪些事:

在飛機上:可以閱讀、草擬計劃、追趕緊急但是不需詳細思考的工作進度。

在車上:如果自己開車,可以聽廣播收聽國際新聞,或運用錄音的方式錄下自己對當日工作的反省;若是不用自己開車,那就可以運用短暫的時間打電話,進行與客戶、部屬的`聯絡工作。

在旅館裡:旅館雖然軟硬體裝置不像辦公事齊全,但是仍不失為一個簡易的辦公空間;除了工作之外,或許對某些經理人而言,運用在旅館獨處的時間看一本書,或是看一部電影,也就是把它轉化成適當的休息時間,也是時間利用的好作法。

移動時不要進行復雜的思考

如果是在一般零碎時間工作場域,例如通勤、往來開會中等身體處於“移動”的狀態,主管們第一步要做的,就是觀察自己的“移動時間全貌”,這樣才能事先計劃出移動時,到底能有多少零碎時間能加以運用。

也就是說,身體移動時因為思緒較浮動,所以並不適合拿來做詳細的“規劃性質”的工作,任何事一定是事先做準備,例如在前往拜訪客戶的途中,零碎時間是用來演練等一下要商談的事情,並不是用來規劃等一下要商談的事。

而在通車時想的,也不應該是詳細的工作計劃,而是讓腦袋淨空,想些與創意有關的想法,當然,這個時候,創意與想法的儲存就顯得相當重要。

想要保留突發奇想的點子,主管所需養成的習慣,就是善用便利貼、或是其它具有相同功能的科技工具(例如智慧型手機)。主管可以在西裝外套或是公文包內準備好筆跟便利貼,那麼就可以隨時記錄,並貼到記事本上,如此就不需要再抄寫一遍。

當然,隨著便利貼上零碎的點子愈記愈多,主管進一步可以做的是,運用小卡片來進行點子的分類管理,將收納名片盒拿來放置這些卡片,並使用索引卷標搜尋,如此日積月累下來,零碎時間的運用,自然因為這些工具而產生累積效果,等到哪天自己想要運用“關於什麼點子的記錄”時,就能發現聚沙成塔的威力。