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EMBA管理:時間管理的6大原則

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管理大師德魯克在《卓有成效的管理者》一書中提到,要成為一個優秀的管理者,首先要管理好自己,而要管理好自己,最重要的是管理好自己的時間。近年來,關於時間管理的書籍汗牛充棟,各路大師基本上達成了一個共識:時間本身是無法管理的,時間管理的本質是管理自己的行為。

EMBA管理:時間管理的6大原則

私想家老非創業幾年以來,一路跌跌撞撞,走了無數條彎路,其中有一條便是沒有管理好自己的時間(行為),因此今年以來,查找了很多資料進行學習,對自己的行為不斷進行糾正。我把我自己的學習心得,整理成文章與大家分享。本文將分為幾篇,分別介紹時間管理的原則、方法、流派、技巧、工具以及相關資源介紹。

在介紹方法之前,先談談原則,由於管理自己的行為其實要涉及很多相關的知識與技能,因此掌握這些相關知識與技能是一個基礎,是做好時間管理的一個框架前提,筆者把這個前提私下定義為“原則”。按筆者的私想,把以下六大部分作為時間管理原則:

  一、目標設定

再次強調,時間管理是管理自己的行為,那麼,要讓自己的行為都有效率和效果,前提是要設定行為的目標是什麼。我要在今年考上某某高校的研究生,筆者明天要說服客戶和我簽訂某份合同,筆者要下個月要去西藏行走……這些都是目標,沒有目標的時間管理是不可理喻的。

目標的設定方法,用SMART原則是最普遍的,在此筆者就不累述,請找度娘。

對於目標,筆者要補充一點的是,要將目標不斷的分類與分解。目標的分類,根據每個人的不同進行不同的分類,比如筆者個人有家庭目標、事業目標、財富目標、健康目標等。目標的分解,主要是時間維度,從個人或者公司的願景(一個非常長遠的目標),再有中長期目標、短期目標、專案目標、事務目標等等。

  二、要事第一

這是史蒂芬•柯維在《高效能人士的七個習慣》中推崇的第三個習慣,並且還不遺餘力的加寫了一本《要事第一》的書專門闡述這事。

的確,在現代社會,由於生產力的提高,人們可以享受更多的物質文明,當然有得必有失,享受越多,付出也要越多——你得做更多的事。想想在原始社會,人類基本只能實現(還談不上享受)馬斯洛5層需求中的下面3層,然而他們要做的事情也很簡單:狩獵、做飯、抵禦、生孩子。而我們現代社會呢?你享受了那麼豐富的吃喝玩樂,必然也要做更多的事,特別是工作後,大量專案型的、事務型、社交型的事撲面而來,很難有閒的時候。

事情永遠是做不完的,這個時候你要把握的原則便是:要事第一!把重要的事情處理完,再處理其他事情。

  三、精力專注

由於要處理的事情太多,很多人習慣或者被迫同時處理幾件事,這是個可怕的時間黑洞。人腦和電腦是相似的,就是相同一個時間,你只能應付一件事(電腦能同時用WORD與QQ,是因為CPU是用非常短的時間段不斷切換處理,只不過人感覺不出來),從小老師就教導我們,你不能左手畫園,同時右手畫方,周博通左右互博的本事只能是小說上的。

當然筆者這裡提到處理幾件事,是在一段時間內不斷切換處理幾個事情,比如,筆者現在在寫這段文字,可能停下來去看下QQ上的資訊,然後再返回來繼續寫這段文字。

問題就來了,需要時間管理的人基本上是腦力工作者,我們的大腦有個切換時間成本,就是你在處理一件需要腦力思考的事情的時候,如果停下來去處理另一件事,再返回來的時候,你需要重新找你剛才的思路。這對重度腦力工作者尤其是一個挑戰:想想你現在高度集中精力編寫一段程式碼,這時突然有人跑過來叫你幫個忙解決個問題,等你把這個問題解決之後,再回過來看程式碼,你可能要花上十幾分鍾甚至半小時才能找回剛才的思路了。

因此,精力專注,避免打擾,一次把一件事做完,這是時間管理的第3個原則。

  四、適當授權

現代社會是個高度分工的社會,專業的人做專業的事。你不可能把所有事都自己挑在肩膀上,必須交給你的`下級、同級甚至上級去做。

特別要說明的是,授權並不一定發生在工作上,生活學習中處處存在授權。生活中,如果你工作很忙,家裡人手又不夠,那你的家務就授權委託給家政公司處理吧;學習中,如果你一道題解不開,適當的向老師、同學請教,也可以節省轉牛角尖的彎路。

所以我們要學會適當授權,用你的時間或者金錢,交換別人的時間,實現雙贏,順便還能促進人類社會的向前發展哦。

  五、猴子法則

有本書很有意思,叫《別讓猴子跳回背上:為什麼領導沒時間,下屬沒事做?》,猴子法則便來源於此。

該書講了一個很簡單的道理,你要學會拒絕,拒絕那些不是你本質工作,不是你專長的事。生活、工作中有很多人充當老好人,對於別人的要求從來不拒絕,這樣就攬了很多本不該自己做的事,佔用了自己的時間,同時也讓其他人失去了獨立思考和鍛鍊的機會。

因此,要學會適當的拒絕,筆者這裡用了“適當”,意味著並不是拒絕任何別人的求助,因為你還需要適當通過“授權”交換別人的時間。

  六、拒絕拖延

拖延是一種病,得治!

絕大部分的人都存在拖延症,我們會賴床、小時害怕拔牙、考試臨時抱佛腳、信用卡逾期……這些都是拖延症。

拖延症是時間管理的頭號大敵,如果你有拖延症,在筆者下一篇將提到的時間管理方法中的時間規劃中,即使規劃的再好,你有拖延症,沒有良好的執行力,你的任務時間管理的努力都將付之東流。