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怎樣管理時間才高效-讓時間變高效的十大管理技巧

時間管理 閱讀(1.72W)

時間管理可以幫助你把每一天、每一週甚至每個月的時間進行有效的合理安排與運用。下面,小編為大家分享讓時間變高效的十大管理技巧,希望對大家有所幫助!

怎樣管理時間才高效-讓時間變高效的十大管理技巧

  「想到就能做」,善用行動工作

「行動」工作可以大幅度的改變我們的工作效率,這裡指得就是在我的行動裝置上進行的工作,包含手機、平板,或者非常輕便的筆電,以及可以在任何環境下進行工作,像是會議室、咖啡廳、捷運上、行人馬路口。

這裡不是說要大家「什麼時候都在工作」,就像前面說的,這不是時間管理的目的,甚至違背時間管理的精神。

「行動工作」對我的意義是,什麼時候我都「可以」工作,只要我想要、需要以及有必要,我可以立即的推進工作進度,不用回到辦公室,不會遺忘資料,善用每一個值得善用的時間。前面第二點所說的切割工作,就很需要行動工作一起搭配,才能更加善用空檔。

另外,我自己的經驗是常常很多時候我的「工作靈感」、「工作問題與解決的方法」是發生在「行動中」。這時候如果我善用行動工具來工作,就可以立即儲存想法、推展進度、解決問題,當下就去掉一個待辦清單,這樣整體來看更能節省自己的時間。

  「到此為止」,設定大中小截止線

我自己的時間管理經驗告訴我,有「到此為止」的想法是非常重要的。很多時候我為了要把一件工作做好,可以無止盡的進行準備、規劃、收集資料,在執行上我也可以永遠的去修改任何細節而讓其感覺更好,但這種事情如果沒有一個終止,那麼沒有任何工作可以被完成。

甚至,有時候這樣的永無止盡想法一直拖到了真正非要完成不可時,反而只能急就章,最後結果更加慘烈。

所以我在工作時隨時都會給自己「到此為止」的截止線,而且可以區分三個層次,第一個大截止線是這個專桉必須完成的那一天,或許是一個月後。

第二個中截止線是我切割這個專桉後,設定的每週進度,每一週結束前,無論如何我要達到這個進度,無論做出來的結果是100分還是80分(當然,如果只有 60 分就要調整進度)。

第三個小截止線是每天每個時段的瑣碎任務,例如這個任務我要花兩個小時做,或者更真實的情況是:「我只有兩個小時可以做」,那麼我就做出兩個小時能夠做到的現在最好的結果,接著就「到此為止」。

當然要追求一個更好的結果,但比起強求這一次做到最好,而實際上自己並沒有任何具體能力、條件去保證這一點,那麼不如追求「下一次」比「這一次」做得更好。

  幫自己留下「神聖時間」

我有一個習慣是每天都有預留一段「神聖時間」,可能是晚上10點到12點,或是早上5點到7點,但也有可能是某個假日中午的12點到2點,當然這個神聖時間是留在我自己心裡的,只有我自己知道。

但是無論任何人要給我安排什麼事情、無論任何任務需要安排什麼時間,都絕對不會碰觸到我心中的這段每日的「神聖時間」,當我跟別人說:「不好意思,這一天真的沒有時間了。」實際的意思就是除了神聖時間外,沒有其他時間可以安排了。

「神聖時間」的時段不是固定每天一樣,但「神聖時間」一定是用來執行一個我自己非常想要執行的事情,可能是寫一篇部落格文章,也可能是學習一個事物,或是讀一本書。

擁有「神聖時間」的好處就是:我自己想做的事情總是會一直保持進度。而這一點正是時間管理的真諦:

完成比之前更多的任務「不是」時間管理,要真正完成自己想做的事情,才是時間管理。