通過企業祕書的有效溝通和串聯，企業中的各個層級人員之間能夠有效及時消除分歧，減少誤會，保障企業文化氛圍和諧愉悅，從而促進企業工作順利有序開展。下面小編準備了關於祕書溝通的技巧，提供給大家參考!
一、企業祕書溝通工作特點
(一)所處地位非固定性
企業中基本所有崗位的職員在日常工作中都有明確的崗位和職責，從而也明確了自身所處地位，而祕書所處地位具有非固定性，從而也無法明確其地位，若祕書處理上級領導之間的資訊溝通工作，自身處於下級地位，其所承擔的工作是對上級負責;而與其他職能部門的職員進行溝通協調，其處於平級關係。企業祕書進行溝通協調往往使其在不同地位和不同層次關係之中轉換，而轉換的頻率也決定了祕書溝通工作的與眾不同和非固定性。
(二)所有權力非支配性
在一般企業中，祕書從事收集資訊、檔案運轉、通訊處理以及其他日常事務和雜務等工作。與其他普通員工相比，祕書往往是整個企業領導和負責人的資訊傳達人員，承擔著上情下達，保障上級的精神指示及時下達到各個部門和員工，這決定了祕書的工作往往是在領導授權下開展，代表負責人意向，從而具有較大的影響力。然而這種工作性質又不能決定了祕書在企業內具有管理某部門人員並具有支配權力的地位，即並不具有權利支配性，出現了自身地位和所傳達的意思級別不相匹配的矛盾，決定企業祕書在日常溝通工作中需要妥善處理這種不匹配可能引發的不協調，運用一定的技巧保障領導部門資訊及時無誤傳達的同時使各部門員工接受祕書所進行的溝通工作。
二、企業祕書提高溝通技巧所需素質
(一)具有高尚道德素質
古語云“有德方立天下”。祕書日常工作是將領導部門的資訊及時準確傳達給企業的其他部門，這就使得祕書能夠有機會首先接觸到企業較為機密的資訊檔案，而這些機密資訊尚未公開或者只能對部分人員公開時，如若洩密可能對企業發展造成重大影響，導致企業經營利潤受損，嚴重的資訊洩密甚至會使得企業面臨經營困難以及瀕臨倒閉的困境。另一方面，企業祕書在日常工作中應當權衡清楚保密工作的時點和程度，在領導指示能夠將資訊公開時應當及時向有關人員公開，不得以個人喜惡判斷是否要將資訊公開，以免影響到企業正常執行和資訊及時有效性。正確處理相關問題是企業祕書開展溝通協調工作的重要基礎。
(二)較強說服他人能力
在企業中，需要溝通協調的事項一般涉及當事雙方價值觀產生分歧、自身利益出現衝突等較為敏感話題，無論是上級對下級的任務分配、平級之間工作協調以及領導之間資訊傳達等均有可能產生上述問題。而企業祕書所從事的溝通協調工作恰恰是為了儘快解決上述矛盾問題，保障各部門、各級別人員之間資訊互通有無同時和諧相處，如何說服存在問題的雙方成為企業祕書應當具有的一項基本素質。與此同時企業祕書應當確認自身工作應當積極主動、富有創造性，但根本上不能完全脫離祕書本職工作而擅做主張、任意妄為，在沒有得到領導同意下隨意篡改工作安排和指導意見，造成企業潛在風險。
三、如何提高企業祕書溝通技巧
(一)企業溝通工作原則
1.認真傾聽原則。企業祕書在進行內部溝通的基礎是充分了解發生矛盾和摩擦雙方的立場和想法，為了達到溝通的目的，溝通之前要儘量擺脫自身對於某一方的偏見或成見，將注意力放到此次溝通待解決的問題上，從而在溝通之間建立了雙方平等基礎。在溝通中，企業祕書需要面對對方，讓對方意識到彼此交流的嚴肅認真性，同時使得被溝通方式自然產生親近感，有利於溝通的順利進行。
2.態度謙遜原則。企業祕書開展溝通工作除了認真傾聽和資訊及時準確外，溝通態度也是十分重要的原則。由於祕書所處地位具有非固定性，從而也無法明確其地位，企業祕書進行溝通協調往往使其在不同地位和不同層次關係之中轉換，決定企業祕書在日常溝通工作中需要用謙遜的態度妥善處理這種不匹配可能引發的不協調。企業祕書在溝通之前，一定要明確自身角色定位，調整好溝通中自身應有的心態，如果企業祕書態度傲慢、目中無人，“挾天子以令諸侯”，就很容易使得被溝通物件產生厭惡情緒，對溝通工作極度反感，難達到有效溝通的既定目標。而保持謙遜的.態度，彬彬有禮，被溝通者樂於接受，再進行溝通就會達到事半功倍的效果。
(二)企業祕書溝通技巧
1.語言技巧是有效溝通的利器。常言道：“良言一句三冬暖”。企業祕書在溝通工作中必須講究語言技巧，說話適度，講究分寸，善於對溝通所獲得的資訊進行篩選整理。不論是“上傳下達”還是“下情上達”，都要努力保持準確、客觀、全面。在確保主要資訊“準確”的前提下，祕書在傳達資訊時不能簡單地成為傳聲筒，而是要注意過濾篩選資訊。另一方面資訊過濾與準確傳遞資訊並不矛盾，企業祕書要在準確把握領導主要、關鍵和實質性意圖的基礎上，過濾掉個人情緒化、情境性或交流隨意性的資訊，這些無用資訊恰恰是容易引起彼此誤解，產生矛盾的垃圾資訊。從而有利資訊傳遞和溝通工作的順利開展，消除誤解，減少矛盾，形成企業和諧人際關係的最終目的。
2.耐心足夠、表現親和。祕書工作是繁雜瑣碎的工作，大到幫助領導起草決策性檔案、組織大型會議，小到對員工或來訪者的具體問題進行解答，事無鉅細，紛繁多樣。儘管這樣，企業祕書仍要時刻牢記自己的崗位職責，對來訪者和有訴求的員工要表現出親和力和足夠的耐心，切不可急躁慌張，輕易動怒，溝通時表現出傲慢、鄙視、一問三不知的惡劣態度。理順上下級關係、理順領導與員工的關係、理順各級內部組織機構的關係，使之達成共識，統一認識，各負其責，形成內部凝聚力，這是祕書發揮其溝通協調能力大顯身手之時，也是當好領導助手和參謀的用武之地。總之，作為企業祕書要學會協調溝通的技巧和不同的工作方法，積極化解各種矛盾、統一各方認識、理順各種縱橫關係，既提高了整體單位工作效率，又實現了祕書的自身社會價值，這正是祕書良好的溝通協調能力的魅力所在。
