對於許多創業公司來說，因為發展階段、公司需求，CEO們都傾向於保持“小而美”的管理方式。隨著公司人數逐漸增加，如何保持內部資訊的充分流通、工作環節的簡明扼要，以及調動員工積極性，便成為了一個值得探討和注意的問題。下面是yjbys小編為大家帶來的適合創業公司內部溝通和管理的好方法，歡迎閱讀。
設定一個良好的預設值
扁平化的管理模式通常被定義為摒棄實際管理、高度自治、每個人都有權為公司做出重要決定。因此，你要確保每個人都能獲得相同的資訊，理解公司的目標和定位，在面對問題時採取同樣的解決辦法。
定義選擇的人比起做出選擇的人更有權力。這是Lavingia從他的經驗中得出的最重要的結論之一。他並不是要限制員工的創造力或無視他們的觀點，而是要讓公司有一個統一的目標和解決方案。
當你定下了這種預設值後，你就能相信你的員工即便沒有公司的監管也會做出正確的決定了。這將會為你節省下大把的時間，而你的員工也會更加滿意自己的工作。
Gumroad是通過持續的內部會議來確定這個預設值的。他們並不依賴email進行交流，而是選擇了一種開放的交流方式——團隊群聊工具HipChat和任務管理應用Asana。
“如果我的員工要進行一個一對一的對話，那它最好能被公開，”Lavingia說，“這樣就不會有資訊被遺忘在某人的收件箱裡了，這也會讓所有的員工都能找到所需的資訊。同時，他們也有機會參與到每個談話中，貢獻他們的知識。”
為了讓那些還不適應這種公開對話的新員工加入到這個體系中來，公司建議他們先加入一些和他們的職位最相關的小型群聊，這些小型群聊中的對話都是關於特定的主題或計劃的，它們能將這個大型的系統分割成更容易掌控的小塊。在這些群聊中，新員工能夠分享自己的專業知識，從而更好的融入到這個系統中來。
“我們幫助新員工選擇適合他們的小群聊，接著他們就會越來越活躍，”他說，“這些群聊有關於團隊建設、產品特點、bug或者是突發問題的，還有個群是關於招聘的。關鍵在於，這些群都十分活躍。當一個新的大專案或主題出現時，我們就建個新群，等解決了這個問題再關閉。所有人都可以自由加入或者是離開群聊，因此，如果他們好奇另一個部門正在做些什麼，他們很容易就能知道。”
Gumroad還將Asana和HipChat搭配使用，保證所有的對話都與一個確切的專案相關。當他們在Asana上新增一個專案時，一個相應的群組就會在HipChat裡建立起來，這樣所有的討論都會被記錄下來。關於這一專案可能會有大量的討論，出現大量的觀點和方案，但Asana只會在出現突破性進展的時候更新程序。
配合使用HipChat和Asana最大的好處之一就是，你在工作中能建立起一個內部記錄。Lavingia說。你不但能看到自己能以多快的速度推動一個特定專案的發展，還能檢視對話記錄，分析這個隊伍正在面臨什麼問題，他們如何分工，最終以怎樣的方式解決了這些問題。這些過程都被自動記錄下來並且很容易被搜尋到。因此如果有人加入了一個團隊，想要學習前人留下的知識和方法，他們將得到海量的相關資訊。
設計簡單明瞭的途徑
“我自己就是一個產品設計師，我知道如果一個功能特別難用或者是很難找到的話，人們通常就不會用它了。”Lavingia說。這個道理也適用於內部交流工具和程式。
扁平化管理模式是基於資訊的分享和對於所有人工作的一個共識之上的，因此消除矛盾是非常重要的。你做的`所有工作和你採取的系統都應該非常簡明易懂，必須得讓新成員很快能夠加入討論。一個團隊的資料必須放在一找就能找到的地方，方便他人取用。
“當我在想我們公司應該採取怎樣的工作方式，應該開放到什麼樣的程度時，我設想了這樣的場景：假設一個新員工48小時之內都無法和其他同事交談，當然這不可能發生，但如果出現了這種情況，他必須能夠僅僅動動手指就能找到足夠的資訊來開始工作。在這個系統裡，他必須能夠為自己所有的問題找到答案。”
可獲取資訊和易獲取資訊是不同的，必須要讓資訊很容易被找到、理解和使用，這才是我們想要的。在Lavingia看來，獲取資訊的途徑包括三個層次：
第一層：你知道只要開口提問就能得到回答，但這其實是尋求答案最差的方式。這會浪費很多人的時間。
第二層：你可以自行搜尋所需資訊，只不過它們的呈現方式讓你得花點時間去研究。這比第一種容易多了，但還是會浪費時間，而且不夠完美。
第三層：這是最好的一種層次，就是你工作所用的互動平臺設計得十分簡明易懂，你可以只靠直覺就猜出它的操作方法。它能讓你迅速瀏覽你所需要的資訊，並且告訴你如何應用它們。
作為一個產品，Gumroad就是以第三層次作為設計理念的，那些數字作品創作者在使用這一平臺的時候可以消除很多疑惑並且節省很多時間。
作為一個公司，其內部的架構也依照了同樣的方法。員工不必去詢問身邊的人如何看待某一問題，只需要研究在Asana和HipChat上已經呈現的知識即可，如果他們有新的看法，或者是學到了新的知識，也可以新增進去。
還有一點，就是要減少工作中必須使用的工具數量。“我們已經儘量限制內部所用的工具數量了，”Lavingia說，“我們以前用了Evernote還有其他一些系統，但是我們還是覺得它們太碎片化，太容易使人分心了。我們得認真選擇一個工具，然後保證所有人都用這個工具工作。”
看清管理的本質
“一開始，你可以拉個單子，列出管理者的所有職責，然後一一分析這些職責是否能由你的管理系統代勞。”Lavingia說，“比如說，管理者常常要向某個團隊傳達或收取資訊，那麼這個過程能不能用別的方式完成呢?我們發現，在公司裡養成一個透明的溝通習慣就可以解決這個問題。只要將工具的使用效率最大化，就能代替許多的管理功能。”
對於Lavingia來說，管理歸根究底就是兩件事：信任和明確。如果你是一個管理者，你的職責就是保證所有人都明確指導公司正在進行什麼工作，目前重要的任務是什麼。同時，你還得讓員工保持對你的信任，讓他們知道你關注著他們，依賴他們來做正確的事。
“傳統的管理模式進化為等級制的原因，就在於它能帶來的好處就是明確和信任。”Lavingia說，“你總是可以找經理尋求幫助，詢問工作內容，也總是有一個可以信任的上級。正是由於這種信任，每個人都會相信這個組織，但是，這種組織也很容易土崩瓦解。”
扁平化管理公司，是用一種創造性的方法實現工作內容的明確與信任，而且不會有官僚 主義。這其中的理念在於，這種信任不能只在管理者和彙報人之間存在，公司裡的每一個人都必須信任每一個人。這樣公司才能迅速發展，在創業初期，速度是十分關鍵的。為了重塑信任與明確的方法，Lavingia和他的團隊將傳統管理結構中的所有內容都轉化成了符合自己要求的方式。
“我們建了個不同的工作進度更新系統，”他說，“傳統的公司非常注重工作進度的更新，員工要交日報、開員工會議、做報告之類的事來別人知道自己每天的工作內容是什麼。所以我們在想，我們要如何在沒有這種等級制的情況下做到這點呢?”
他們想出了一個合適的解決方案：每當一個人開始或完成了一個專案，或是專案的一階段時，都會到HipChat上一個叫“進度更新”的群組裡宣佈自己目前的工作進度，這一更新不限頻率，只要在他們認為需要的時候更新就行。
但利用扁平化管理模式的一大問題就是問責制度的缺失。為了解決這個問題，Gumroad建立了一個季度OKR績效考核系統。他們用7Geese這個軟體來判斷OKR(目標與關鍵成果)，通過這個軟體，你就能知道公司裡的其他人在做什麼、取得了什麼進展、他們所許諾的任務是否完成等等。同樣，在Lavingia根據多方反饋設定公司發展目標的同時，這一軟體也可以保證每個個體的目標與公司的整體目標保持一致。
如果人們發現他們的管理者事必躬親的話，他們就會想“好，那我就不必那麼認真了，反正會有人幫我收拾爛攤子的。”因此，你得和你的員工強調他們在崗位上的自由度和責任，這樣他們才會真正感覺到你對他們的信任。人們會本能地不讓那些給了他們自主權的上司失望，扁平化的管理模式正利用並放大了這種本能。
規模化的挑戰
“如果我們的員工數量擴大到八十人，我們的管理模式還會和現在一樣嗎?肯定不會，”Lavingia說，“我不相信有什麼是放之四海而皆準的，但我不覺得我們擴大公司之後就必須得回到傳統的管理模式上來。創業最棒的事情之一就是，你可以按照自己的想法定下規則，看看它們有何成效，做出反饋再試一次。我覺得我們肯定會傾向於保持扁平化的模式，傾向於給員工更高的自由度。我們會知道這種方式好不好的。”
創業公司必須牢記一點，他們不能為了擴充套件而擴充套件。“如果你手下有100個人就能解決1000個人所解決的問題，那你最好還是保持100人的規模。我的經驗告訴我，小型團隊也能獲得巨大的成功，我們絕不會忽略實際需要而盲目擴張。我們還是會專注於我們的產品和內部體系，之後再來考慮招募更多人手的問題。”
當我們看到一個缺口的時候，我們明白必須得填補它，有時候我們招一個新人，有時候我們就只是改變一下工作方式。
扁平化的管理結構與快速增長有兩個衝突之處，就是反饋和個人發展。創業公司的領導人必須要盡力抓住每一個機會向員工做出反饋並推動他們的個人發展。當公司採用了扁平化的管理模式，唯一的領導人時間有限，這就不應該只是一個人的工作。所有的員工都必須非常自覺積極地互相反饋和發展。否則你就會被限制在你現有的工作上。
“比如說，你僱傭了一個非常有天賦和潛力但缺乏經驗的工程師，你就不能完全放任不管。你必須得建立一個架構來管理他，好讓他能夠學到更多的技巧，來成長為一個優秀的工程師。”Lavingia說。
為了鼓勵員工之間互相進行反饋，Lavingia鼓勵他們在7Geese上表達觀點、提出建議、審視各自的表現。在軟體上做這件事可以防止重要的反饋丟失或被遺忘，人們可以通過日誌找到自己應該要改進的地方。
另外，這一工具也能讓Gumroad建立一個標準反饋機制，那些想要更好地評估自己工作表現的人們就可以很好地運用和傳播這個機制。這反過來也會讓工作程序變得更加簡便易行。讓反饋在公司內部流通的關鍵就在於降低人們參與的門檻，Lavingia說，人們在分享心得的時候，不應該感到疑惑或害怕。
Lavingia自己也承擔了很大的責任，他至少一個月會和每一個公司員工面談一次，用大量的時間來提出和討論反饋。他強調，這是一個很好的機會，可以討論工作表現，加快工作程序，共同完成目標。此外，每當一個大型專案結束後，參與的團隊都要進行一次總結，不僅僅是工程師團隊，發展、支援、設計和通聯部門都要定期總結。
“大家可以在總結中坦誠地討論這次工作中的優點與不足，討論我們從中可以學到哪些教訓，下次遇到類似情況時應如何處理，”Lavingia說，“會議記錄將會對全員公開，儲存在雲盤裡供後人查詢。每週五開全員會議時也會拿出來討論。”一個團隊或專案積攢的經驗可以惠及所有公司員工，而且這些經驗被強調越多次，就越能深入人心。
Gumroad即便擴大了規模，也會繼續使用這些軟體，督促員工遵守“普遍真理”，鼓勵大量的交流和自主的工作，這些都是公司這麼久以來始終保持扁平化管理的原因。“我們會繼續信任員工，同時也會認真教導新成員好讓他們儘早適應我們的體制。但真正的祕密在於：保持自省，擁抱改變。”
我們所做的不是為了保持一個扁平化管理結構，而是為了建立一個正確的公司形式，好讓我們能開發出最棒的產品。
為了保證每個人都能支援公司的這種行動力、主人翁意識和扁平化結構，Gumroad將這種態度融入了公司的核心價值觀之中：
迅速行動
迅速行動，拒絕拖延。一旦做出決定就要儘快付諸實施。馬上起航，廢話少說，實施、行動、評估。完美是良好的敵人。
做出改變
要適應舒適區外的世界。沒什麼可怕的，世間萬物都在改變。我們必須跳出舒適區之外，才能每天都能學到更多，變得更好。
融入團隊
堅持讓能夠惠及你自己的事也能夠惠及你的同事和客戶。
開放透明
簡化你的人際關係，撤銷那些“過濾器”。坦誠地談論你所關心的問題和你正在面臨的疑慮，然後獲得回饋，努力做得更好。
保持專注
你現在手頭正在做的工作是你能做的最有價值的工作嗎?相信你的同事，他們能夠很好的執行他們的目標，你也應該專注於你的。
保持微笑
開心點，不要總是遺憾懊悔。別想太多，保持樂觀，相信自己能做到最好。沒什麼事是過不了的。
