一、檔案收集註意事項：
1、歸檔檔案應是鐳射列印件或合格的書寫材料，以保證字跡的耐久性。
2、檔案必須是紅標頭檔案歸檔，各類合同協議、簽證驗收的交接單、機組移交證書等材料，作為正本歸檔。
3、施工記錄、驗收單、修改通知單、工程簽證單、試執行記錄等，是按原件歸檔的各類簽證單必須有親筆簽名。
4、裝置廠家提供的各種資料要按原件歸檔，大的摺疊成A4大小，過小的要進行託裱（如產品合格證）。
二、檔案的.整理注意事項：
1、工程檔案注意：“單位工程”成套性、“分部工程”獨立性。即一個一個整理“分部工程”，最後形成完整的“單位工程”案卷。
2、隨時檢查簽字手續，
3、合格證的整理：合格證小且少，託裱在A4紙上（如果合格證兩面都有字時，使用棉線裝訂，保證不遮蓋字跡）並進行標識，按本張紙的個數標識，如一張紙有四個，就標註4-1、4-2、4-3、4-4.；合格證多，將合格證“階梯狀”形式託裱在A4紙上，並在每份合格證右下角自1開始編號，在託裱紙的右下角上標註“此頁共xx-x張”字樣。
4、招投標檔案不破壞原裝訂。
5、設計施工圖按來圖卷冊順序，整套歸檔，按專業單獨存放。
三、各單位提交的檔案都要製作成電子版本一份： 注意事項：
1、電子版資料的簽字頁必須是原件的掃描件，即體現簽字人原筆字跡。
2、電子版的順序要同紙質檔案順序一致。
3、電子版的檔案號要與紙質檔案號一致，涵蓋的範圍、內容也要一致。
