既然沒有WBS，就沒有專案管理，如何制定正確的WBS就成為專案經理管理專案的核心了。每個專案管理比較成熟的公司，針對不同型別的專案都有一定的WBS的模版，供專案經理參考。對於複雜的大專案，WBS應該怎麼做呢？
1、制定工作產品清單(PL)。
工作產品(Working Product)是專案需要產出的工作結果，可以是專案最終交付成果的組成部分，也可以是專案中間過程的產出結果。以軟體開發為例，軟體中的使用者管理模組是最中軟體產品的一部分，軟體的需求分析文件是軟床過程中的檔案，都是軟體開發這個專案的工作產品。工作產品有大有小，有的相互關聯，有隸屬的關係。列出工作產品清單的過程，可以是頭腦風暴的方法，專案組共同完成。
2、制定工作產品分解結構(PBS)。
工作產品大大小小列出了很多，大型專案有幾百項，幾千項。工作這些工作產品的屬性和關係，用結構化的方法組織這些工作產品，形成一個自頂向下的逐級細分的工作產品分解結構(PBS：Product Breakdown Structure)。這就是製造業內的產品物料表(BOM)，說明一個產品有多少個零件組成。
3、制定工作任務分解結構(WBS)。
有了PBS，只要把獲得工作產品的任務明確，就可用根據PBS的結構，得到WBS了。注意同樣的PBS，可用有不同的WBS，因為獲得同樣工作產品的任務可以是不同的。例如軟體開發中的使用者管理模組，是PBS中的工作產品，對於到WBS中，可以是不同的任務，一種是採購一個使用者管理模組，另一種可以是專案小組開發一個使用者管理模組。
4、制定組織分解結構(OBS)。
WBS中的任務確定了，完成任務的責任人也就可以明確了。因此由WBS則可以形成整個專案的組織分解結構，由那些人來完成專案的任務，得到工作產品，並完成專案。
其中的關鍵是分解的結構，PBS、WBS和OBS是同一個結構，只是從不同的角度來闡述這個結構。關於這個結構的分解方法，常用的有元件分解方法和過程分解方法。典型的元件方法就是製造業中把一個完整的產品，逐級分解到零件。典型的過程分解方法可以是軟體開發從需求到設計、編碼、測試的一個過程。專案分解中，這兩種方法往往交替使用，其最終是把專案分解到一個個具體和細小的工作任務。
結構化，是WBS的另一特點，是為了對任務進行管理。
確定專案的WBS結構需要遵循何種方法和原則呢?
在回答這個問題之前，首先需要反問一下為什麼需要WBS結構，也就是說，WBS在專案過程中究竟起到何種作用? 這個問題涉及到專案規劃和管理的幾個層次。良好的專案管理必須具備以下因素：對專案的認知、為專案提供良好的協同環境和有效的控制。這幾個因素環環相扣，前者是後者的必要條件。一個良好的WBS結構在專案管理中所起的作用也可以這三個層次來理解。
站在認知的層次，WBS所起的.作用是一目瞭然的。對專案的認知是協同和控制的基礎，如果專案各方對專案本身如果沒有一個清晰的無歧義認知的話，專案的成功幾乎是不可想象的。WBS的層次結構為我們認識、把握複雜專案的邏輯關係提供了良好的工具。
在共同認知的基礎上，專案的成功還有賴於良好的協同環境。一個複雜的專案往往有許多參與者，例如高速公路基建專案，參與者會包括：政府部門、業主、設計諮詢機構、施工單位、裝置採購供應商、施工監理單位等。專案的順利進展有賴於這些不同角色的協同工作。由於這些參與者在專案過程中從事不同的工作，需要不同的資訊。比如，複雜的專案會遵循先自上而下後自下而上的計劃制定過程。兩種計劃的粒度和範圍都是不一樣的，但二者需要有機地結合起來形成統一的計劃，WBS結構為這些資訊提供了一個結構框架。另外和郵政系統中的郵政編碼類似，WBS結構還可以成為進度、資源等資訊的標籤，使不同層次的資訊就可以在預先規定的線路中漫遊。
認知和協同環境並不必然意味著專案的自動成功。專案管理者還必須對專案的進度、範圍和資源進行有效的控制。為了進行有效的控制，必須對專案中的工作任務進行範圍界定。清楚的範圍界定能有效防止出現糾紛時合同雙方牽扯不清，同時還有助於業主對承包單位進行數量最少但最有效的控制。而WBS結構實際上有助於界定範圍，當然，這實際上也是對WBS結構的要求。
回答了WBS作用的問題，現在可以對不同的WBS劃分方法進行分析。
首先是按照專業劃分專案，應當說這是一種最自然的劃分方法，優點是容易讓人接受，缺點是不易協調。比如，在進行地鐵建設時，假定在WBS的頂層按照專業將建設分為土建和安裝，並按照這種劃分確定一個土建分專案經理和一個安裝分專案經理。按照這種劃分方法在畫專案的網路圖時就會出現一系列的土建作業和一系列的安裝作業。因為某一個車站即包括土建工程又包括安裝工程，這樣在兩組作業組之間就會出現非常複雜的關係，分專案經理之間也很難協調工作。
按照系統劃分方法容易界定專案範圍，但有時候顯得不那麼直觀。系統是人們在長期實踐中確定的一種分類方法，其特點是系統與系統之間的聯絡往往是比較簡單的，這種聯絡通常被稱為系統介面或介面。正由於系統之間的介面比較清楚，所以按照系統對專案進行劃分更容易界定子專案或子工程的範圍，在專案實施過程中更容易控制結果。
