在外事接待活動中，譯員首先面臨的一道難題是稱謂的口譯。稱謂代表了一個人的職位、職銜或學銜，體現了一個人的資歷和地位。稱謂的誤譯不僅是對有關人員的不尊重，而且也會產生種種不良的後果。稱謂的準確翻譯其關鍵在於譯員對有關人員的身份及其稱謂的表達是否有一個正確的理解，尤其是對稱謂語的認識。一種稱謂語很可能表示多種身份，例如，英語的頭銜語 president，譯成漢語時可視具體情況分別譯作共和國的總統、國家主席、大學的校長、學院的`院長、學會或協會的會長或主席、公司的總裁或董事長等等。
一般說來，各類機構或組織的首長其漢語稱謂譯成英語時雖可套用通用詞 head，但從比較嚴格的意義上看，應使用特定的、規範的稱謂語。例如：
校長(大學) President of Beijing University
校長(中國小) Principal /Headmaster of Donghai Middle School
院長(大學下屬) Dean of the Graduate School
系主任(大學學院下屬) Chair/Chairman of the English Department
會長/主席(學/協會) President of the Student Union, Shanghai University
廠長(企業) Director of the Machine Tools Manufacturing Plant
院長(醫院) President of Huadong Hospital
主任(中心) Director of the Business Center
主任(行政) Director of Foreign Affairs Office
董事長(企業) President/Chairman of the Board of Directors
董事長(學校) President/Chairman of the Board of Trustees
首席長官的漢語稱謂常以“總……”表示，而表示首席長官的英語稱謂語則常帶有 chief general, head , managing 這類詞，因此當翻譯冠以“總”字的頭銜時，需遵循英語頭銜的表達習慣：
總書記 general secretary
總工程師 chief engineer
總會計師 chief accountant
總建築師 chief architect
總編輯 chief editor; editor-in-chief; managing editor
總出納 chief cashier; general cashier
總裁判 chief referee
總經理 general manager; managing director; executive head
總代理 general agent
總教練 head coach
總導演 head director
總幹事 secretary-general;commissioner
總指揮 commander-in-chief; generalissimo
總領事 consul-general
總監 chief inspector; inspector-general;chief impresario
總廚 head cook; chef
有些部門或機構的首長或主管的英譯，可以用一些通用的頭銜詞表示，例如下列機構的負責人可以用 director, head 或 chief 來表示：
司(部屬)department
廳(省屬)department
署(省屬)office(行署為administrative office)
局 bureau
所 institute
處 division
科 section
股 section
室 office
教研室 program / section
例：
局長 director of the bureau; head of the bureau; bureau chief。
國務院 the State Council 屬下的部為 ministry，所以部長叫作 minister。
另外，公署專員叫作commissioner，其辦事機構叫作“專員公署”，英語為 prefectural commissioner's office。
漢語中表示副職的頭銜一般都冠以“副”字，英譯時需視詞語的固定搭配或表達習慣等情況，可選擇 vice, associate, assistant, deputy 等詞。相對而言，vice 使用面較廣，例如：
副總統(或大學副校長等)vice president
副主席(或系副主任等)vice chairman
副總理 vice premier
副部長 vice minister
副省長 vice governor
副市長 vice mayor
副領事 vice consul
副校長(中國小)vice principal
行政職務的副職頭銜與學術頭銜的“副”職稱往往用不同的詞表達，最為常用的英語詞是 associate，例如：
副教授 associate professor
副研究員 associate research fellow
副主編 associate managing editor
副編審 associate senior editor
副審判長 associate judge
副研究館員 associate research fellow of ... (e.g. library science)
副譯審 associate senior translator
副主任醫師 associate senior doctor
當然，有些英語職位頭銜，如 manager 和 headmaster，其副職頭銜可冠以 assistant，例如：
副總經理 assistant / deputy general manager; assistant / deputy managing director
大堂副理(賓館)assistant manager
副校長(中國小)assistant headmaster
以 director 表示的職位的副職常以 deputy director 表示。此外，secretary, mayor, dean 等頭銜的副職也可冠以 deputy，例如：
副祕書長 deputy secretary-general
耐書記 deputy secretary
副市長 deputy mayor
副院長 deputy dean
學術頭銜系列除了含“正”“副”級別的高階職稱和中級職稱外，還有初級職稱如“助理”，“助理”常用 assistant 來表示，例如：
助理教授 assistant professor
助理研究員 assistant research fellow
助理工程師 assistant engineer
助理編輯 assistant editor
助理館員 assistant research fellow of... (e.g. library science)
