第一節主題與材料
文章應在佔有材料的基礎上提煉深刻、鮮明、正確的主題。機關實用文體表現主題的方法要求是:直接闡述、單一集中、“以意役法”、片言居要、善用標題。
材料是寫作的基礎，材料是說明觀點和主張、表現主題的支柱。積累與佔有材料的途徑主要有:親自的觀察體驗，調查採訪，從既有文獻資料中採集。積累和佔有材料的基本要求就是“多多益善”。
選取材料的要求:圍繞主題選取材料，選取具有典型性的材料，選取全面真實、高度準確的材料，選取新穎、生動的材料。
第二節結構、表達方式與語言
一、結構安排的方法
1.結構安排的主要環節
結構是文章表現形式要素之一，是指文章內部的組織和構造，也即安排和組織材料的方式。寫文章必須講究結構，只有按主題的需要，對材料加以精心組織、妥帖安排，文章才能條理清楚、層次明晰、主題鮮明，才能使文章發揮應有的效用。
結構安排的主要環節包括:選擇角度、設定線索、安排層次、劃分段落、設計開頭與結尾、處理過渡和照應等。
2.結構安排的注意事項
結構安排的注意事項包括:正確反映客觀事物發展的規律和內在聯絡;服從和服務於表現主題的需要;適應不同文體的特點;文章的結構應達到嚴謹、自然、完整、統一的要求。
二、表達方式
常用的基本表達方式包括:敘述、描寫、議論、說明等。
1.敘述
敘述就是對人物、事件和環境所作的概括性的交代和表述，分為順敘、倒敘、插敘等數種。
(1)順敘
按照事件發生、發展的先後順序來進行敘述。此外，按照提出問題、分析問題、解決問題和按照事物發展的因果關係等邏輯順序來敘述，也屬於順敘。
機關實用文體大都採用這種方法敘事、交代人物、述說原委或列舉事實。
(2)倒敘
是指一種把事件的結局或問題的結論放在前面敘述，然後再按照順序或其他敘述方式進行述說的方法。
行政公文和通用公文的某些文種，如事故通報、調查報告等，有時會採用倒敘。
(3)插敘
是在順序過程中，根據寫作的需要暫時中斷原來的敘述脈絡，插入與原敘述有關的另一些內容，即追憶過去或補充說明有關內容，插入的敘述完結後，再按原來的脈絡繼續敘述。
公文對插敘運用得很少。
2.描寫
所謂描寫，就是對人物、事件、環境所做的具體刻畫和生動描繪。描寫的作用主要是描繪的事物顯得形象、生動、逼真。描寫常常同敘述結合使用。
根據描寫物件的不同，描寫可以分為人物描寫、環境描寫;根據描寫角度的差異，則可以分為正面描寫、側面描寫;根據描寫手法的不同，又可以分作細描、白描。
機關實用文體寫作中尤其應對此保持警惕，正是由於要突出表現主題的需要，一些具體的實用文體，特別是公文，甚至基本上不使用描寫這種表達方式。
3.議論
議論就是寫作者對客觀事物進行分析和評論，以直接表明觀點和態度。議論的要素構成:論點、論據和論證過程。議論要論點正確、鮮明，論據確鑿能有力地證明論點，論證要做到周至、嚴密、無懈可擊。論證分為立論與駁論兩大類。其方法常用的有:例證法、喻證法、類比法、對比法、反駁法、歸謬法。
(1)例證法
就是用典型的事實作為論據來證明論點的方法，也就是常說的“擺事實”。人們說“事實勝於雄辯”，可見這種方法是最具說服力的論證方法。
(2)喻證法
就是運用比喻說明道理、引出論點的方法。這種論證方法如果運用得恰當，可以收到深入淺出、形象生動的效果。
(3)類比法
即根據已知事物的某種特點，證明類似的另一種事物也會有某種特點。論證過程是相同特點的推論。
運用此法重在儘量抓住事物的相似點，相似點越多，推出的道理就會越有說服力。
(4)對比法
就是將兩種截然相反或有差異的事物進行比較。可分兩種情況:一種是橫比，一種是縱比。
(5)反駁法
就是通過否定對方的觀點和看法，來闡明自己的理由和論點的駁論方法。駁斥的物件可以是對方論點，也可以是對方的論據。
(6)歸謬法
即由反面論點引出錯誤結論來說明道理的方法，就是先假設對方的錯誤論斷是“正確”的`，然後從對方的論斷中匯出一個荒謬的結論來，從而證明對方的論斷不能成立，以駁倒對方論點的一種論證方法口
4.說明
說明就是寫作者對客觀事物的性質、狀態、特徵、成因、構造、功能、用途所進行的介紹解說和闡釋。說明是機關實用文體寫作常用的基本表達方式，具體形式有:概說、界說、解說。
(1)概說
即對客觀事物所進行的總體性的、概括性的介紹解說。其特點是隻針對一般的總體的情況，文字簡約、概括性很強;表達時大都需遵循穩定的次序。
(2)界說
即給事物所下的定義，也就是針對事物最本質的屬性和特徵作出判斷性的說明。界說要注意抓住一事物區別於它事物的本質屬性，掌握正確界定事物的邏輯原則與方法。
(3)解說
即對事物的解釋性的詳盡說明，大都用於對概說與界說的具體化和補充、註解、闡釋。解說時常需要對較複雜事物進行分類說明。解說時，可以使用舉例、打比方、做比較、列數字、列表、製圖等多種具體手段。
三、語言運用的基本要求
語言運用的基本要求包括:語言是文章第一要素。撰寫文章要求語言合體、得體;準確、順達;簡潔、明快;清晰、和諧;生動、有力。
1.合體、得體
就是文章的語言要合乎特定文體的要求，要合乎特定社會語言環境的需要，要合乎作者在特定社會關係中的地位。
2.準確、順達
即文章的語言表達要確切、符合實際，語意應分明確定、界限清楚、褒貶得當、輕重適度、不錯不漏，能真切地表達作者想要表達的內容，準確無誤地傳達作者的意圖;其中涉及的時間、地點、人員、範圍、性質、程度等必須明確，解釋要具有唯一性;態度上，贊同、反對、肯定、否定，必須鮮明，不能含糊其辭。要文通理順，合乎語法規則和邏輯規則。
具體要求是:用詞得當;語句要成分完整、搭配得當、語序妥帖、結構合理、含義明確、合乎情理，句式合理併力爭達到最佳表達效果。
3.簡潔、明快，
即文章的語言要簡明扼要、精當不繁，忌冗長空泛，同時又不苟簡，要服從寫作目的和表現主題的需要，當詳則詳，當略則略，做到簡與明高度協調統一。
要真正做到使文章的語言既簡又明，首先要對事物有深刻透徹的認識，同時也應注意掌握一些技巧，力避煩冗現象，特別應注意克服“多餘”“重複”等語病。
4.清晰、和諧
所謂清晰，是指語言表達要條理清晰，應能把握主次，辨明因果，從表達目的出發，安排句序、段次;語句之間、段落之間都要體現出合理、嚴謹的邏輯關係，力求將意義傳達到最佳。
所謂和諧，是指文章的理、據相諧。理，是觀點、意見;據，是材料、實際情況。後者是對前者的支撐，二者要有必然的、內在的聯絡。“理”之正確與“據”之充實，互為表裡，相輔相成。
5.生動、有力
就是說文章的語言要有文采，要有聲有色，鮮明具體，有新鮮感，有感人的力量，能獲得最佳的表達效果，以使文章的內容最大限度地影響讀者，實現文章的效用。
語言生動，首先要求的是材料的新鮮，見解的獨到。生動的語言形式同新穎的思想內容是一致的，語言的創新常常就是內容的出新。缺乏這個基礎，語言是生動不起來的。其次，還必須注意語言形式。
