一、眉首部分
眉首部分又稱文頭部分在行政機關公文首頁，置於紅色反線以上的各要素統稱眉首。眉首部分通常由公文份數序號、祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等要素構成。
1.公文份數序號
將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。一般適用於比較重要的公文。
2.祕密等級和保密期限
祕密檔案要註明密級，不涉及保密內容的普通檔案，沒有這個專案。公文需要標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。
3.緊急程度
緊急程度是對公文送達和辦理時間的限度。公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
4.發文機關標識
發文機關標識由發文機關全稱或規範化簡稱後加“檔案”組成。如“xxxx政府檔案”;對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣有25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mmx15mm。聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，“檔案”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布;如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
5.發文字號
發文字號又稱公文編號，是發文機關同一年度公文排列的順序號，由發文機關代字、年份和序號組成，如國務院檔案“國發[20xx]3號”中，“國發”是發文機關代字，“20xx”是發文年份，“3號”為檔案序號，表明這份檔案是國務院在20xx年度制發的第3號檔案。如果一個機關的檔案數量較多，還可以在發文字號中加上一個類別標誌，反映檔案的業務內容或歸宿。幾個機關聯合行文，只註明主辦機關的發文字號即可。發文字號應在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”插入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
6.簽發人
簽發人是指代表機關簽發公文意見的領導人姓名。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
二、主體部分
主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素的統稱。主體部分由公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附註等要素組成。
1.標題
公文標題一般由發文機關名稱、事由、文種三部分構成。它位於公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題除法規、規章名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。在撰寫公文標題時，發文機關名稱要寫全稱或規範化簡稱，如果檔案首頁有發文機關標識，其標題可省略發文機關名稱。事由是標題的主題部分，應準確、簡煉地概括公文的主要內容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質與制發的目的。
公文的標題通常有四種形式：一是發文機關名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標題。二是事由和文種兩個要素構成的公文標題。三是發文機關名稱和公文文種兩個要素構成的公文標題。四是隻標明文種的公文標題。
2.主送機關
主送機關是負有公文主要處理責任的受文機關。主送機關名稱應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關，如需要同時報送另一上級機關，可用抄送形式。下行文可以有若干機關。有些公文，如周知性公文可以省略此項。
主送機關的書寫位置是：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。
3.正文
正文是公文的核心部分，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖。
正文的結構一般由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發文的依據、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敘述有條理。結尾部分根據文種和行文關係的不同有不同的寫法。這一部分後面將結合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
4.附件
附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物如照片、圖表等，應當註明所附材料的'名稱，件數。附件是為了避免正文過長的內容隔裂而附，對正文起說明、註釋、補充、證明和參考作用。有的公文，附件是檔案的主體內容，正文僅起批准、釋出和按語的作用。許多法規性檔案就是這樣。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：x”);附件名稱後不加標點符號。附件應與公文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。
5.成文日期
公文成文日期一般以機關負責人簽發的日期為準;法規、規章類公文以依法批准的時間為準;聯合行文，以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。
成文日期要用漢字標註，並將年、月、日標全，“零”寫為“O”。
6.公文生效標識
公章是公文生效的標誌。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字;加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。
7.附註
附註是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術語，或者是公文傳送範圍和閱讀、傳達物件等。公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。
三、版記部分
版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關名稱、印發機關和印發時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。
1.主題詞
主題詞是能夠反映公文主要內容和類屬的、規範化的名詞或片語。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映檔案內容的詞，後標反映檔案形式的詞。當詞表中找不出準確反映檔案主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的範圍。每份檔案的主題詞，最多不超過5個片語。上報的檔案，應當按照上級機關的要求標註主題詞。“主題詞”用3號黑體、居左頂格標識，後標全形冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字。
2.抄送機關
抄送機關是指主送機關之外需要執行或瞭解公文內容的其他機關。標註抄送機關，應當使用該機關全稱或規範簡稱、統稱。一份公文要不要抄送，抄送給什麼樣的機關都要從實際需要出發，既不要濫抄濫送，也不應漏抄漏送，以免產生不利的影響。
公文如有抄送，在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號;回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
3.印發機關和印發時間
公文的印製工作一般由發文的具體辦公部門承擔。印發時間不同於發文時間，這是指公文開印的具體時間。印發機關時間位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔1行位置;用3號仿宋體字。印發機關在左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
4.版記中的反線
版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。
5.版記的位置
版記應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行。
