在公文擬製中,有些人不太注意文種的選擇,比如,把“請示”寫成了“報告”。“請示”需要上級機關答覆,“報告”只需要上級機關閱知即可。名不正則事不順,如果用錯了,請示的問題就可能得不到及時的迴應。在實踐中,公文文種使用錯誤的情況,主要有以下幾類:
1.缺少文種
規範的公文標題應當包含發文機關、事由、文種三個要素。一些同志往往只注重事由,把公文標題寫成了新聞標題。如“今年我省大學聯考招生計劃超額完成15%”,這樣的標題,作為一則訊息是可以的,但如果作為公文就不夠妥當。因為收文單位很難迅速判斷出,你的行文目的是什麼,是請示問題還是提出建議或報告工作。
2.使用非法定文種
實踐中,一些單位不是使用規定的15個文種,而是用總結、要點、方案、計劃、安排、綱要、規劃、建議、答覆、彙報等作為文種。如“關於2015年工作要點”,這樣的標題在起草過程中或非正式行文時可以使用,一旦作為公文印發,就要規範起來,應改為“×××印發《2015年工作要點》的通知”。
3.文種重疊使用
如“×××關於做好×××工作的請示報告”,這種公文呈送到上級機關,經辦人員就不清楚,是作為一般的閱件處理還是需要答覆。還有的單位出於各種考慮,故意寫成“請示報告”,這樣對具體辦理人員來說,就更難處理了。同樣的錯誤還有“意見報告”等。又如轉發類公文,因為轉發環節較多,會出現“通知的通知的通知”,其實可以省略中間環節,使用“通知的通知”即可。當然,文種重疊也有例外情況。“通知”可以和其他文種混合使用。如,“×××印發《關於深化本市體教結合工作的意見》的通知”。
4.越級使用規定文種
有的公文文種的適用範圍雖然沒有明確規定由哪一級機關使用,但涉及一個使用層級的問題。如黨的機關釋出“會議公報”,只能是黨的全國代表大會及其中央委員會,地方黨組織不能釋出“會議公報”。實踐中,有的地方黨委全會閉幕時也要釋出一個公報,這就超越了層級。同樣的道理,“聯合公報”的內容也只能是反映國家外交事宜,地方與地方之間不能釋出“聯合公報”。
5.其他錯用文種的`情況
除本文開頭談到的“請示”與“報告”錯用之外,“請示”“報告”與“函”也容易用錯,主要表現是該用“函”的時候使用“請示”“報告”。出現這種情況的原因,一方面是起草者不清楚這幾個文種的使用規範;另一方面是明知不對,不得已而為之,因為這樣有利於申請事項獲得“綠燈”。日常行文中,確實有不少申請或報告事項因為使用了“函”卻被收文單位退回的現象。原因是這些收文單位往往強調某一事項屬於其職權範圍內審批的,要求對方單位必須寫“請示”。其實,“函”這種公文也具有請示和報告的功能,完全可以用於請示需要審批的事項。再往深層次講,兩個平級機關或沒有隸屬關係的機關之間,一家向另一家“請示”,從各方面講,都是不妥當的。
