祕書人員工作的全面性、活動的寬廣性及其角色的多變性，除了應具備一般管理幹部的素質之外，還必須具備與祕書本職工作的性質、任務相應的更高、更嚴的要求，其中尤以“德”、“謀”、“書”為最基本素養和業務能力。以下是小編收集整理的辦公文祕必須具備的素養，歡迎閱讀！
辦公文祕必須具備的素養 1
重德
“德才兼備，以德為重”。一個祕書人員，若不能把“德”放在首位，即使有“滿腹經綸”、“張良之才”，也不能算是一個合格的祕書。祕書不為名，不為利，任勞任怨，甘當無名英雄。經常擬稿，但自己不著名，也不拿稿費;經常組織會議，但自己從不上主席臺。經常熬夜，但白天還得正常工作，節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句，而祕書必須以絕對服從為天職，等等。而這一切，還往往得不到家人的支援，別人的理解和社會的公認。凡此種種，都說明一點，沒有一個全心全意為人服務的心是當不了一個祕書的。特別是當前祕書人員物質待遇相對社會上一些行業、一些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下，在國內外環境錯綜複雜多變的形勢下，沒有“富貴不淫，貧賤不移”，“寧公而貧，不私而富”，“君子修道重德，不為困而改節”的思想品德，廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮鬥、一塵不染的政治本色，忍辱負重、任勞任怨的工作態度，是幹不好祕書工作的。同時由於祕書人員的“德”是領導形象的“補充”、機關效率的“折射”、自身素養的“反映”，要求祕書人員必須誠實正直、心明步正，謙虛謹慎、兢兢業業，恪盡職責、嚴守機密，互相補臺、競而不妒。
善謀
由於祕書人員直接為領導提供服務，對領導提供精力和智力補償，因而人們常稱祕書為領導的“外腦”，當好“外腦”就是祕書“善謀”的應有之義。祕書“善謀”一旦博得領導者的賞識，就能在輔助決策的過程中發出璀璨的火花。那麼祕書人員怎樣才能做到“善謀”呢?首先，要有正確的角色意識。祕書人員具有“外腦”職能並不意味著就可以亂髮議論、自作主張、左右領導。祕書必須注意使自己的言行符合角色規範，做到既尊重領導、堅決執行領導指示，又不迷信盲從，始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。其次，要深刻領會領導意圖。要“參”到點子上，“謀”到關鍵處，必須準確理解和把握領導意圖。要善於通過間接或者直接方式，把領導的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領導意圖正確“發揮”，又不自作聰明，越殂代皰。在此基礎上，以敏銳的觀察力抓住工作中的關鍵環節，經過深思熟慮，形成有價值的參謀意見。第三，注重進言技巧。要根據領導的心理、行為特徵，選擇適當場合和最佳時機，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見。但是，祕書人員要做到“善謀”還必須謹防幾個誤區：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領導”或副職的位置，把幕後工作放到臺前。二是輕易丟擲“夾生”想法，強加於領導，於公於已都不利。三是出“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區，就要求祕書人員用良好的職業道德規範約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。
擅書
何謂祕書?古書云：“常管文書並協助領導處理日常工作的人員”。可見祕書當“書”即辦理文書，以“書”為主，寄情於“書”。擅長書寫文稿，應該是祕書人員最起碼的素質要求。為了綜合提高祕書人員的文稿質量，要特別注意“四抓”：一抓學習練內功。在學習內容上，側重學政策、學理論、學業務、學經濟、學法律、學寫作、學計算機、學現代市場與科技知識，以拓寬知識面，高屋建瓴，瞭然於胸;同時，還要在實踐中學習，邊工作、邊學習、邊總結、邊提高，使撰寫的文稿血肉俱全;向領導學習，學習領導講話時的構思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領導語言、工作方式達到“同頻共振”;向同事學習，取人之長，補已之短，努力做一個“通才”、“全才”。二抓鍛鍊增能力。儘可能地安排祕書人員，深入調查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充他們的“資料庫”，增強寫作能力;又能為領導科學決策提供準確、可靠的依據。三抓借鑑採眾長。一方面，要求祕書人員要經常博採來自方方面面、正正反反的資訊，汲取精華，為已所用;另一方面，要經常派祕書人員赴各地學習考察，解放思想，開闊視野，增長見識、才幹。四抓管理促效率。這方面，主要要建立健全各項規章制度，實現管理的規範化、制度化和科學化，尤其要突出抓好目標管理，對祕書人員每次承擔的文稿，都要按照難易程度、完成時限進行量化，半年小結，年終考核，按積分多寡權衡下一年文稿的撰寫任務，分多、質量高多安排，分少、質量劣少安排或另改其它工作，並根據總積分評定祕書優劣，實施獎罰。
辦公文祕必須具備的素養 2
一、要有服務意識。
祕書的崗位決定了祕書工作的性質是以服務協調為主。在工作過程中要充分領會領導的指示意圖，積極主動的協調配合領導的行動措施，在思想上行動上與領導保持高度一致，服從協助領導的工作安排。對領導安排下來的工作要及時完成;對領導因繁忙而疏忽的事務要及時提醒;對領導已經佈置完成的政策措施要關心實施進度和實施效果，發現問題要及時向領導彙報。另外，在工作時間上也要緊跟領導步伐。基層工作較繁忙，工作時間可能超出8小時範圍，這個時候，也要嚴格遵守“服務”的宗旨。這個“服務”，不僅是為領導服務，更是為人民服務，無論8小時內或外，只要是工作，一律認真對待。
二、要協調好各種關係：包括與本部門的領導之間，同事之間的關係;與當事人的關係;與有關部門的關係等。
協調是祕書工作的重點之一，協調好各種關係，對開展工作，提高工作效率有重要意義。在協調過程中，要區別對待不同性格的人，不同立場的人，不同職能的部門，具體問題具體分析，採取不同的方式爭取和諧平穩的大工作環境。如與自己在某些方面有衝突，必須堅持寧可受委屈，也要顧全大局。
三、要掌握理事藝術
1、對領導尊重而不迎合，尊重領導是祕書人員應有的品德。怎樣尊重，倒有個“度”的問題。我認為，尊重領導的根本，一是維護領導的威信，從內心裡敬重領導;二是盡力協助領導做好工作。在為若干領導服務中，要從維護領導的`團結和威信出發，一視同仁，不能看人行事，厚此薄彼。
2、服從而不盲從，一是認真領會、忠實體現領導意圖;二是要恰如其分地為領導拾遺補缺。但要注意，服從不是人身的依附，不是唯唯諾諾地趨附。
3、參與而不干預，祕書參與決策，必須在自己的職權範圍內、在領導授予的許可權內決定和辦理事項，提出建議或方案。即使所提的建議或方案被採納，祕書也不能認為這是在決策，更不能產生這是與領導共同決策的錯覺，而只能看作是領導決策前的服務。
4、輔佐而不自作主張，祕書在為領導決策服務的過程中，要辦理很多有關事務。在辦文時，不能不經領導同意，擅自加進個人意見。特別是領導決定了事項，不能再作修改。祕書如感到必須修改的，須請示主管領導同意。在辦事時，也只能按領導的授權和意圖辦。在辦理過程中，根據實際情況，有些地方需改變領導意圖的，必須報經領導同意，決不能自作主張。
5、代理不等於職權，祕書人員常常在領導授權下，代理領導處理一些日常事務或工作事項。這容易使祕書人員產生自己與領導同樣有權的錯覺。必須明白，代理不等於職權。即使是領導授權辦理的事情，遇到問題時，也應該及時請示，辦完後及時彙報。辦理中出現的差錯，要耐心聽取領導的批評和指導。祕書人員應以為領導做出成績為榮，應有在為領導服務工作中鍛鍊提高自己的思想，提高自己的說、寫能力。絲毫不能把成績歸於自己，把份內工作的成績作為提高自己身份的籌碼。也不能把優越的祕書地位和條件作為驕傲的資本。正確的心態是：自尊自強，謙虛謹慎，態度和藹，平等待人。
