身為文祕，本身工作應具備一些條件，條件能讓別人看到你良好的氣質。
祕書工作就為領導服務、為各部門服務、為人民群眾服務，其核心就是為領導當好參謀、搞好服務，祕書工作無小事，每一個工作環節都關係到全域性的發展，所以祕書工作對祕書工作者要求特別高，要做一個合格的祕書，必須善於學習、勤於實踐、敢於創新、甘於奉獻，使自己具備一點即通的靈氣、舉重若輕的大氣、與時俱進的銳氣、默默無聞的“傻”氣。
一、善於學習，培養一點即通的靈氣
當今社會已進入知識經濟時代，日進千里，領導者素質越來越高，趨向於高學歷、高水平，祕書工作所面臨的環境也越來越複雜，要求祕書工作者必須具備一點即通的靈氣，舉一反三的悟性。求木之長者，必固其根本;欲流之遠者，必浚其泉源。培養靈氣必須加強學習，學習之匙能開所有問題之門。一是端正學習態度─從零點起。態度決定一切，要有一種為人徒的心態，謙虛謹慎，一切從零開始。要有求飢若渴的學習慾望，學習上要不知足;要有隻爭朝夕的學習精神，捨得花時間，甘於流汗水。二是豐富學習內容─破萬卷書。加強政治理論學習，加強黨的方針政策學習，學會用馬克思主義的方法、立場和觀點來觀察、分析和解決問題;加強祕書業務知識學習，熟悉工作流程，提升業務能力，提高工作效率;加強市場經濟、法律和行政管理等相關知識學習，加強文學修養，拓寬知識領域，優化知識結構，熟悉新鮮事物，克服本領恐慌。三是拓展學習方法─採眾家長。常言道：山不辭碎石方能成其高，海不辭滴水故能成其大。只有不斷地汲取他人的智慧和長處才能不斷地提高自己的能力。人伴良賢智轉高，要向領導同志學;人民群眾是智慧的創造者，要向群眾學;三人行必有我師，要向同事學和業務骨幹學;他山之石可攻玉，要借鑑其它單位的成功經驗。
二、勤於實踐，培養舉重若輕的大氣
祕書工作每天都要面對許多紛繁細亂的事物，要和各種人群打交道，經常會遇到各種預料不到的事情，這就要求祕書工作者必須有一種舉重若輕的大氣，泰山崩於前而面不改色，要胸有成竹，具備駕輕就熟的工作方法。實踐出真知，實踐出人才，只有通過不斷的實踐才能培養舉重若輕的大氣、駕輕就熟的工作方法。一是做小事要用“放大鏡”。小事中孕育著大事，這是祕書工作的特點，如日常值班、上傳下達、會場佈置、後勤服務、接人待物等，不能不說是小事，但稍有不慎，就會捅大漏子，對全域性工作造成不得的影響。因此必須胸懷大局、放眼巨集觀，要能“一葉而知秋”，擁有洞穿事物本質的能力，做到政治敏感、眼光犀利、小中見大、以大代小和以小促大。要建章立制，對看似小事的經常性工作，寫在紙上，貼在牆上，記在心上，抓在手上，形成規矩。同時，還要注意從中找出規律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項帶動幾項，管原則不管具體，督結果不查細節，使老工作有新意。二是遇事雜要像“計算機”。辦公室工作千頭萬緒，任務瑣碎繁雜。要避免眉毛鬍子一把抓，頭腦要像計算機一樣有條不紊，繪製一張清晰、規則的執行圖。哪個該為，哪個不該為，哪個重點為，哪個非重點為，不能亂為。要分清主次，避免重要工作沒抓住，次要工作用力過了頭，吃力不討好，事倍而功半。要領會意圖，不瞭解領導意圖，是盲人騎瞎馬，到處亂撞，幹不好還會南轅北出。吃透了領導意圖，辦事才有方向。要掌握下情，摸清了下情，辦事才會有的放矢，迎刃而解。要遵守規矩，沒有規矩不成方圓。不管事情再多再雜，採用什麼方法解決，都不能忘了規矩，該請示的要請示，能處理的敢拍板，要反饋的不截留。三是碰急事要像“穩壓器”。辦公室固定式、程式化的工作多，但意外的、突發性的事情也會隨時出現，祕書工作者必須敏感、冷靜，不能盲為。要泰然處之，不管事情多麼突然，多麼緊急，要冷靜地進行分析，根據上級要求和平時掌握的情況，及時提出解決預案，供領導決策。要沉著應付，在處置急事和突發性事件時，要邊請示，邊按領導要求協調相關單位，邊組織力量進行處置。三者要有機結合，穿插進行，不能丟三落四，使問題複雜化以致妨礙問題的解決。要有主見，面對急事或突發性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見，既不能亂表態、亂許願，又不能唯唯諾諾，態度曖昧，避免在解決一種問題時埋下另一種隱患。四是做難事要像“救火隊”。在處理各種事務中，有時會出現一些超出預見、超出職責、難以預料的事情。對這些事，祕書工作者必須堅持做到：不迴避矛盾，敢於衝在前面，不怕丟面子，個人受點委屈也在所不辭;不怕得罪人，將自己的榮辱名利拋於腦後;不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、餓扁肚子也心甘情願。
三、敢於創新，培養與時俱進的銳氣
創新乃活力之源，乃事物進步的根本動力，沒有創新，工作無異於無源之水，臭氣熏天。祕書工作最忌墨守陳規。作為一個祕書工作者，要有前瞻性和發散性思維，要想領導之所想，想領導之未想，如果做不到這點，由領導支配著自己，被領導牽著鼻子走，這樣是不合格的。因此，做什麼事情，祕書都要想在前面，要走在前面，要寫在前面，要有一股與時俱進的銳氣，一股初生牛犢不怕虎的`生氣，要敢於突破常規，開拓創新。一是創新要從面上著眼，綱舉目張。要創新思維方式，要打破慣例，開闊思路，用新的觀念謀劃工作，分析新情況，研究新問題，探索新路子。要創新制度，加強制度建設。要提高祕書工作效率，追求零誤差必須要實現規範化和制度化管理，要用科學合理的制度規範每一個工作環節。要創新工作方法，發揮主觀能動性，謀新策、出新招、創新意，把創新的理論和要求體現到工作中去。要創新服務內容。出主意當參謀，實現由被動服務向主動服務、滯後服務向超前服務、常規性服務向創造性服務轉變，使服務內容更周到，領導同事群眾更滿意。要創新服務方式。要適應資訊技術快速發展帶來的新變化，努力創新服務手段，探索電子化辦公，提高工作效率。二是創新要從點上著手，循序漸進。千里之行始於足下，創新也可以是一種改進，要從細節上總結昇華，量的不斷積累才會有質的飛躍。要從日常工作中做起，要從每一件小事做起，要從每一個工作環節做起。拓寬工作領域，拉長工作鏈條，改進工作方法，規範工作流程，都是一種創新。比如，遇到一件從來沒經手過的事情，經過認真思考，最後圓滿完成了工作任務，得到了領導的認可，及時把這種臨時性的做法予以總結，使之經常化、制度化，這就是創新。再比如，在借鑑別人、總結自己的基礎上，把原來的工作方法進一步規範化、科學化，使之更加符合工作的特點和規律，更能符合形勢和任務的要求，這同樣是創新。總之，要多留心，多借鑑，多研究，創造性地開展工作，要用一種蓬勃的銳氣使工作不斷推陳出新。
四、甘於奉獻，培養默默無聞的“傻”氣
祕書工作具有從屬性、輔助性、被動性，祕書工作必須以服務為第一要務，並切實將服務意識轉化為自覺行動。要搞好服務祕書工作者就要有吃苦耐勞、無私奉獻的精神，要有一股默默無聞的“傻”氣。樹立不為名、不為利、埋頭苦幹的為民思想，兩耳不聞名利事，一心只幹手中活。甘為綠葉襯紅花，甘為他人作嫁裳。一要樹立“吃虧是福”的思想。祕書一天到晚忙個不停，工作強度大，工作時間長，工作內容雜，辛苦幕後無人知，風光臺前沒有份，如果沒有不怕吃虧的精神，沒有吃虧是福的思想，就耐不住清貧、守不住寂寞、幹不好工作，得不到領導、同志的認可。二要樹立苦中作樂的思想。祕書工作艱苦，生活清苦，作習毫無規律，上班要先於人，下班要後於人，晚上要挑燈熬夜，平時要隨喊隨到，動手的事多，動腦的事多，精神壓力大，身體負荷大，生活空間小，工作待遇低，整天處於一種高度緊張和忙碌的工作狀態，沒有一種苦中作樂的思想是無法勝任的。三要樹立“逆來順受”的思想。受氣是祕書工作者的家常便飯。工作中一件事做得不好或不是很圓滿，有時會換來領導批評;下面的同志或群眾來訪，有情緒有委屈不管三七二十一，首先往祕書身上發;在家裡，家屬不理解，還要受委屈。所以祕書工作者必須要樹立“逆來順受”思想，能夠正確對待批評和牢騷，學會換位思考，要把領導批評當作一種愛護，把群眾的過激情緒當作是對組織的信任，把家屬的牢騷當作是對自己的關心，只有這樣才能心中無氣，潛心工作，才能贏得各方面的認可。
