祕書的日常工作雖然是幫上司“打雜”，但她在另一方面又肩負著“公司形象代言人”的重任，她給外人的印象不僅關係著上司的形象，也關係著整個公司的形象，所以，作為職業祕書，一定要在工作中有意識地塑造自己的品質。
一、認真
且不說職業祕書，就是一般的白領，在工作中也要“認真”，可以說，做到“認真”二字對於祕書來說是最起碼的要求，但是，從另一個意義上來說這也是很困難的。特別是對於年輕的祕書來說，誰沒有個小愛好，想自在一點呢?比如，與朋友在電話裡聊天是一件很愜意的事，但是，無論哪個公司都不會允許祕書有這種享受及類似的行為。作為職業祕書，不僅要遵守單位的規章制度，而且還要比一般工作人員做得更好，因為你在領導身邊工作，他們對你的要求自然更嚴，標準更高;他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。
二、誠實
所謂誠實，就是說老實話，辦老實事，做老實人。當然，作為白領都需要誠實，但對於祕書來說這一點尤其重要，因為不管經驗多麼豐富，祕書在繁雜忙亂的工作中多少會出這樣或那樣的差錯。出了錯，馬上道歉，這就是誠實。比如，一個港商希望與自己的上司見面，他在電話裡說“下午14點來拜訪”，你卻聽成“下午4點來拜訪”，結果出現失約，造成誤會。工作中出現了差錯之後，就應當實事求是地向上司認錯，而不是掩蓋事實，或者往他人身上推以逃避自己的責任。有些祕書不誠實，為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實的真相，不實及時地向上司彙報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對於祕書來說，誠實是最重要的人品，只有用誠實才能換取上司和同事的信任。
三、謙遜
與其他部門的人相比，祕書的確有一種“近水樓臺先得月”的優勢，可以容易得到各種資訊，聽到各種機密，這是祕書工作本身決定的。比如這天上午，公司開董事會討論人事問題，祕書到會議室為與會者添了好幾次茶，這樣她就自然而然地知道了一些人事變動的事;又比如，總經理明天上午出差，下午讓祕書分別通知趙錢孫李四位部門經理來交待工作，其中他與李經理談得最長，一直到下班還沒有結束，這意味著什麼?祕書當然能明白其中的微妙之處。正是由於祕書容易得到這種“上層資訊”，往往會引起一些人的羨慕或忌妒。如果祕書自己也產生這種優越感，那就會在無形之中破壞自己與其他部門人的關係。
如果祕書沒有謙遜的品質的話，職務上的優越感就會讓她滋生出驕橫跋扈的毛病，比如把上司的職權當成是自己的職權，誰要是不買自己的賬，就假公濟私，想方設法結對方穿小鞋;即使你不是一個頤指氣使的人，但總會有人看在你上司的份上向你獻殷勤，如果不具備謙遜的品質，你也會慢慢地把自己的尾巴翹起來。因此，為了搞好與各方面的關係，祕書無論何時何地都要把自己當做公司的普通一員，絕對不允許自己滋生出“超人”的感覺。
四、合群
祕書部門是一個單位的神經中樞，從收集資訊到給領導安排工作日程，幾乎祕書的每項工作都需要各部門的協助配合。如果一個祕書不合群，不是離群索居，就是孤芳自賞，那她就很難有親和力，公司裡的同事就會對她敬而遠之;如果這樣，那她不僅得不到各部門的支援，反而有可能到處有人給她使絆，讓她寸步難行。
五、寬厚
祕書應該性情溫和，待人友好。因為部門利益、價值觀念等方面的原因，同事之間對一些具體問題的看法上出現分歧是正常的。因此，當你在工作中遇到難以溝通的時候，應習慣換位思考，從對方的角度看問題，理解對方。不管雙方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重對方，不是以權勢壓人，強迫對方接受自己的意見;如果對方不接受，就找機會刁難人家，給對方穿小鞋。
六、自信
祕書工作的`一個特點就是突發性事件多。比如，老總約好一個重要的客戶下午三點鐘見面，可是他在兩點半的時候沒跟任何人打招呼，就一個人開車出去了。客戶馬上就要到了，祕書應該怎麼辦?找辦公室主任也找不著。面對這種情況，祕書應該情緒穩定，緩急有序。因此，祕書必須有高度的自信，否則局面無法收拾。當然，祕書的自信一般不會掛在嘴上，也很少顯在臉上，他們的自信多是化作了行動;祕書辦事謹慎，這並不表明膽怯;為人寬容，但不是懦弱的表現。事實上，祕書只有自信才能贏得上司的信賴，祕書憑藉自信而成功的比例遠遠高於依賴聰明而成功的比例。
七、慎密
祕書在工作中必須慎密周到，養成做事留有餘地的習慣。比如，祕書於雪的上司明天下午要去山東泰安出差，但在中午他還要在燕京飯店宴請一個東北來的客戶。上司與客戶吃完午飯馬上就去北京站，乘火車在下午七點之前趕到公司在泰安的辦事處，晚上宴請當地幾個重要客戶。
於雪對上司的日程是這樣準備的：要在下午七點之前到達泰安，就必須下午兩點半之前上火車，因為從北京到泰安快車大約需要4個小時，再加上從泰安火車站到辦事處約半個小時;如果與東北的客戶吃飯預定花一個半小時，加上從燕京飯店到北京站和提前上車需要一個小時，那麼，只需要在十二點開始進餐就行。根據這種反推法，於雪安排司機十一點半從公司送上司到燕京飯店(半個小時足夠)，並訂了下午二點半的火車票，通知泰安辦事處的人下午六點半接站。
但是，第二天意想不到的事發生了：上司與客人吃飯時一聊天就把時間忘了，直到兩點鐘才從飯店出來。他一看手錶，說忘記了時間，問在飯店外等候的司機，去泰安下一趟火車最早是幾點，;司機說不清楚，上司有些不耐煩，於是司機馬上打電話問於雪。沒過一分鐘，於雪就用簡訊將今下午北京站路過泰安的所有火車的開車時間發了過來，因為於雪預計到了這種情況可能出現，提前做好了準備。當時上司很驚訝，但也很滿意。
作為祕書，就應該辦事慎密，能將工作中可能出現的各種意外狀況考慮在內了。不過，在日常工作中出現小瓊面對的這種意外情況並不多，你準備好幾十次列車時刻表也許只有一兩次能用得上，所以，有些祕書可能會認為這麼做是做無用功，但是，像小瓊面對的這種情況在什麼時候發生誰也不知道，所以，對於祕書來說，那種認為以前沒有發生過、以後也決不會發生的想法是不負責任的。如果辦事慎密，留有餘地，結果往往會出乎你自己的意料。如果你養成了這麼一種辦事習慣，上司和同事就會對你有另一種看法：你是一種辦事穩重，可以值得信賴的人!
八、有上進心
一個優秀的祕書會腳踏實地，追求上進。這種上進心表現在兩個方面，一是自我學習能力強。她會經常瞭解時事政治的最新動態，並對巨集觀經濟的走向有較深的把握，因此，她會經常上網，並注意收集電視、報刊雜誌等媒體上的各種資訊，彌補自己知識上的不足或迎接新的工作的挑戰。
在另一方面，她會注意自我完善。人們在自我完善過程中，不僅能更客觀地看待自己，也能更加深刻而又敏銳地瞭解世界和看透人心。因此，自我完善的過程實際上也是塑造自己品格的過程。但是，自我完善並不限於增加學問，比如，聽聽京劇，看看美術作品，這些都是豐富自己內心世界的手段，也是自我完善的方式。
九、幽默風趣
祕書在工作中應該冷靜，處理問題小心謹慎。但是，久而久之，她可能會給人一種機械而又呆板的印象，這對你維持良好的人際關係不利。作為祕書，你不僅要搞好自己的人際關係，而且還有責任協助上司處理好各方面的人際關係，因此，她還必須機智並富於幽默。所謂“機智”就是俗話說的“在什麼山上唱什麼歌”，不墨守成規，能將原則性和靈活性融為一體。而所謂幽默感，就是你說的笑話讓人不得不笑，但它又是優雅的，不同於一些手機簡訊中的“黃段子”。但是，祕書畢竟是處於企業管理神經中樞，是上司與公司內外交流溝通的重要橋樑，她不能為了機智幽默而機智幽默，重要的是你的內涵和能力，否則，她就會給人留下一個只會耍嘴皮子的印象。
