導語：隨著經濟管理全球化、資訊化、專業化，祕書也開始以一種全新的思維方式進入到諸多領域之中，成為企業領導者必不可缺的得力助手。為促進祕書工作現代化，提高祕書人員的業務素質和工作能力，國家自九八年起實行祕書專業人員必須持證上崗，並在企事業單位推廣祕書職業資格證書制度。按照勞動和社會保障部安排，定於2008年5月對從事祕書工作的人員進行國家職業資格全國統一鑑定。
祕書工作需要持續地集中注意力，因而要採取一些措施控制周圍的嗓音，改善辦公室的環境以減少精神分散。要根據工作流程和檔案週轉程式，對檔案櫃和辦公檯子的位置作妥善安排。祕書的臺子上要把最為常用的裝置如電話和日用品放在手頭近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分佈，避開強烈的陽光和陰影，但是光度要足夠照亮整個臺子。
有95%以上的祕書都常為臺子上堆滿東西而苦惱，這裡介紹一個保持臺子乾淨整齊的有效辦法。
1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其它檔案清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。
2、所有其他檔案都必須放在資料夾裡或抽屜裡，而且應當放在一個好找的地方。
3、其它檔案 不要放下你正在進行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。
4、一件工作轉手後，再調查一下你的工作安排次序，然後開始做下一件最為重要的事情。
5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都 要放在臺子上。
6、經常檢視你的臺子，保持臺子整潔。有個調查報告說，一位經理每天平均要花三個小時閱看和答覆信件。
調查表明，大約有82%的經理說，他們沒有時間去翻閱同他們專業有關的書報雜誌，可是要跟上專業領域裡的發展形勢，對於管理都來說，這不能算是一個次要的事情。
為了儘快閱讀這些資料，採取他派閱讀任務的辦法比較有效。這種做法的好處包括：
1、保證這些資料馬上在有關人員之間傳閱。
2、使你的'同事及時知道最新發展的情況。
3、看過資料的人要圈出最重要的章節和註明它們在應用上的可能性。
4、使你心中有個數，知道什麼資料對你的同事們最重要。
5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因為閱讀的責任已分派到你的同事們身上，最重要的資料可以保證有人看過。
桌面的整齊
隨便把檔案 攤開在桌上就離開座位的祕書，以及看到客人來時慌慌張張把檔案收起來的祕書，都不是謹慎的祕書。
一個謹慎的祕書應當做到：
1、要離開座位之前，應把放在桌上的檔案收拾好，或放在抽屜之後才離開。辦公時，看到客人來找自己，要眾容自如的把檔案收起來，不過想要做好以上這種乾淨利落的動作，平常就要養成桌上東西好好整理起來的習慣。平常桌上只放工作需要的檔案即可，要長時間離開座位或下班前，都要記得檔案收到抽屜裡。不要客人一來，只顧收檔案而把其他的重要檔案露了出來，做任何事都要沉著，不要慌亂。
2、必須能在一方面注意周圍的動靜，一方面也能安心的辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周圍的動靜一點都不關心，則往往客人已經站到自己面前，也還毫不察覺。
像這種等客人讓在自己面前，開口問“對不起，請問這裡是不是總務科?”的時候，才知有客人來，慌亂中，“啪”的一聲把攤開的檔案合起來，大家都會很不自然。所以一定要在客人還沒有來到自己桌前時就感覺到，而能鎮定地把檔案先收起來。
