文祕人員主要的工作就是辦文、辦會、辦事。其中，辦文是文祕人員最基本的工作，也是最難做好的工作。文祕人員如何辦好公文?
我認為，寫材料不同於一般寫作，文筆好、套路通、格式對，未必就能寫好公文材料，因為這三者可能只是公文寫作的基本手段、工具和途徑，而內容才是公文寫作的關鍵。事實上，如果公文沒有充實的內容，就難免空洞無物、文不對題、不知所云，不可能產生任何公文功效和價值。這樣的公文向上報，則無法反映情況、爭得支援；向下發，則無法凝聚人心、統一思想、指導工作；橫向送，則無法溝通情況、求得協同；放在內部用，則無法總結得失、查詢問題、推動工作。那麼，公文的內容來自哪裡？絕對不是憑几個文祕人員“拍腦袋”憑空想出來的，也不是拼拼湊湊摘抄出來的，而是主要來自於一個單位主要領導及其團隊的所思、所想、所見、所聞和所為，以及實際工作的開展情況。從這點上說，公文材料從一個側面代表了一個班子特別是主要領導的思想高度、履職能力和領導水平。事實也是這樣，沒有主要領導或分管領導的認可和簽發，沒有一個公文可以發出去、可以產生實際效應。平時我們說的文責自負，其責任主體只能是主要領導或分管負責人。那麼，公文質量是否與文祕人員沒有絲毫聯絡呢？這肯定也是不對的。如果文祕人員基本素質好，且善於學習、勤于思考、勤奮工作，特別是在廣泛積累的基礎上融會貫通地應用，就可以輔助單位領導把公文辦得更好。因此，作為一名合格的文祕人員，不能簡單作為單位領導的小跑腿、傳聲筒、留聲機，而更應融入整個團隊成為單位工作的參與者、策劃者、輔政者。只有這樣，代擬的公文才能真實反映單位實際、體現領導意圖、履行單位職能，才能通過公文來更好地指導面上工作、推動事業發展。這裡，圍繞辦好文，與大家分享我對辦文規律的認識和把握。
第一，文祕人員辦好文，要參與單位重要工作和熟悉相關情況。我們也經常看到這樣一種現象：寫的人不做，做的人不寫。如上面要求某單位報一份材料，多半由該單位辦公室同志捉筆代勞。讓人揪心的是，這些辦公室同志從未參與過這項工作的推進，只是看其他科室同志報來的情況以及他們的`臆想，整合一下了事。設想一下，這樣的上報材料質量能高嗎？在“兩辦”這段日子，我們經常看一些單位上報的會議精神貫徹落實材料，情況很糟糕，基本上是小辦公室在應付大辦公室，因為這些小辦公室同志根本就沒有參加過區裡會議，連區領導講話也因未下發而沒看過，這樣的上報材料難免是牛頭不對馬嘴、瞎說一氣，有時幾個街鎮上報的材料基本雷同，有相互抄襲的嫌疑。相對而言，我就比較幸運，在“兩辦”工作的八年裡，一直有機會旁聽各類會議，特別是跟隨區政府主要領導參與其絕大部分會議和活動，翻看其參加市裡會議的筆記以及會議材料。即便如此，有些材料自感寫不出、寫不好，但主要領導也不埋怨。他認為，畢竟我不瞭解情況，寫不出來很正常，於是他就自己動手撰寫、補充和修改文稿。基於這一因素，區府辦一直要求文字口同志必須旁聽區長辦公會、區政府常務會議以及區政府其它重要會議，有時還要求他們跟隨區政府領導一起調研。
第二，文祕人員辦好文，要積極開動腦筋聽會和錄音整理領導講話。我們說，言為心聲，文如其人。公文既然是由領導簽發，其實質就代表領導和單位的意見，特別是講話稿，由領導自己在讀，就代表他的思想與水平。文祕人員如何使自己的代擬稿不被領導否決或少改動，關鍵要使文稿反映領導的思想、體現領導的水平、符合領導的風格。我認為，要做到這一點，無需挖空心思地揣摩領導想法，也無需絞盡腦汁地主觀瞎想，關鍵是經常參與領導主持和參加的會議和活動，領會其決策藝術和處事風格；注意整理領導講話錄音，掌握其對一些事情的基本觀點和態度。在起草文稿時，適度作些方法遷移和觀點移植。由於領導一般不會自己否定自己，因此你代擬的文字材料就不會通不過。我們說，領導開會議、搞活動，都是為了解決某些問題、推動某項工作。這時候領導講話一般不會泛泛而談，更多地是為達到會議或活動目的服務的。由於會議或活動型別、級別、性質等因素，領導有時講得隨便，有時講得正規，有時需要代擬稿，有時可以脫稿進行。所以，我認為，一場會議準備得如何，其中很重要的一項工作是起草好相關領導的講話稿，並事先得到相關領導認可。
第三，文祕人員辦好文，要經常就一些工作推進或事務處理作思考和感悟。我們說，只有有自己獨立的思考和見解，才可以避免人云亦云情況的出現。如果文祕人員能談出自己的見解思路和解決方案，才能引發領導更具有廣度和深度的思考，輔助領導完善思路、科學決策。那麼，獨立的思考和觀點、可行的見解思路和解決方案哪裡來？我認為，一方面向書本學，另一方面更多地來自於平時的鍛鍊。其實，文祕人員在旁聽區政府常務會議、現場辦公會等各類會議時，經常看到領導在聽情況、作甄別、作診斷、作歸納、作決策。如果文祕人員在獲知一項議題後，可以在心裡默默地模擬甄別、診斷、歸納、決策，並與領導的最後結論作個比對，就能找到自身差距所在。長此以往，不僅可以幫助抓住要點寫好會議紀要，還可以鍛鍊和提高處理事務、解決問題和科學決策的能力。
第四，文祕人員辦好文，要注重平時的學習積累和相關情況的收集。儘管政府工作涉及面廣、非常龐雜，但每個單位和每個領導年度主抓的工作還是可以粗線條區分出來。這些工作怎麼推進，你可以在看書讀報的過程中有的放矢去學習掌握，其實有些問題可以通過運用和借鑑經典理論、最新研究、周邊做法加以解決。這就是平時所說的，結合工作去學習，帶著問題去學習，可以大大提高學習的針對性、實用性。如果平時學習積累跟不上，就難免會出現江郎才盡、才思枯竭的情況，則很難勝任文祕崗位。作為區政府文祕人員，需要每天必看《人民日報》《解放日報》《經濟日報》《21世界經濟報道》《福卡每日財訊》等報紙，每期必看《求是》《福卡分析》《科學發展》《一週要訊》等雜誌，經常翻閱上級下發檔案材料和有關管理科學、領導藝術、區域經濟、城市發展、社會管理等專業方面的書，如《城市論》《可怕的順德》等，與此同時，還要博覽群書拓寬知識面，提高人文素養。在看書閱讀過程中，必要時需要做好摘抄、剪報、影印和下載，只有這樣日積月累才會在寫材料時遊刃有餘，才會有很多思路、提法、觀點可以信手拈來。與此同時，文祕人員還要注意收集基層有關重點工作推進情況、經驗做法、成效問題和意見建議，使文字材料儘可能符合基層實際，對基層有更強的針對性和指導性。我們說，凡事不可能都做到親歷親為，通過資訊收集系統，就可以使自己在辦公室裡實現運籌帷幄。我們知道，目前基層單位普遍缺乏寫材料的文祕人員，資訊斷路情況不同程度地存在。有時需要辦公室文祕人員主動下基層聽情況、作調研、寫材料，但有些部門管理內容比較專業，還必須由他們提供材料、代擬文稿。
第五，文祕人員辦好文，要善抓機會動筆和主動撰寫文字材料。我們說，越不會寫越怕寫，越怕寫越不會寫。這也是一個規律。其實，寫材料確實是件痛苦的事，會寫的人寫材料也需要平時積累、查詢資料，並經過謀篇佈局、遣詞造句、起承轉合、反覆修改等“十月懷胎”的過程。所以，很多人寫得好也多半是被憋出來的，如工作需要、責任所驅，但只要方法得當、肯下功夫，善抓機會練筆和主動擔當一些文字材料撰寫工作，文字功底、寫材料水平就一定會有所提高。在現實工作中，經常看到一些文祕人員能不旁聽會議則不旁聽，只想逃避寫會議資訊和紀要等工作；一些單位就會議或活動區領導講話代擬稿能推則推，或者報一大堆毫無頭緒的材料給辦公室算是完成任務。其實，這不僅使文祕人員失去了一次次鍛鍊提高的機會，而且不利於本單位工作推進和問題解決。
