辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和後勤服務等繁重工作，處於協調機關各部門、連線領導和基層的樞紐地位，是機關的資訊中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全域性各項工作的開展和各項工作任務的完成。
祕書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，祕書人員起著關鍵的作用。因此，要做好辦公室工作，個人認為祕書人員必須做到以下幾方面：
一、祕書工作人員必須具備的素質和修養
第一，良好的政治素養。祕書工作有很強的政治性，祕書是領導的近身工作人員，有時代表領導機關或領導人撰文，談話、處理問題，因而要求有良好的政治素質和思想修養。
第二，良好的個人品行。“忠誠老實，事實求是”這八個字，應該是一切祕書的座右銘。作為祕書，對領導、對組織、對上級、對同志必須忠誠，不懷二心。鑑於祕書是領導的近身工作人員，“求實”二字尤為重要，有須強調。因為祕書言行的真假虛實，不僅是祕書個人問題，而且會影響領導的行為，關係至大。
第三，良好的工作態度。首先要有敬業、樂業的精神。做事要專心致志，聚精會神，不三心二意，心不在焉。要有事業心，責任感，忠於職守，盡職盡言，勇於承擔任務，不推諉困難，不迴避矛盾，勤敏踏實，既要有雷厲風行、講究效率的幹練作風，又要有任勞任怨、埋頭苦幹的精神；要有嚴格的組織紀律性，既不專擅，又不推諉，既尊重領導，又不盲從。
第四，良好的文化知識素養。要有專門業務知識，幹一行，懂一行。要有多種輔助知識，如社會知識、自然知識、科技知識、國際常識等。
二、要熟悉機關和機關工作的基本情況
機關和機關的工作基本情況，包括黨政各級機關的職能範圍、專門業務和工作規律，本機關的結構、狀況、工作安排等。只有熟悉基本情況，瞭解環境、瞭解人物、瞭解制度後，才能有的放矢地開展各項工作，促進辦公室工作高效率、快節奏的運轉。
三、做好文字起草和資訊收集工作
文祕寫作重在實用，只求格式、文種規範，內容表述簡明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虛作假，華而不實，或主觀主義想當然，情況不明決心大，心中無數點子多。在撰寫文稿前，文祕人員一定要做到“兩個吃透”，既又“吃透”中央和上級機關的指示精神，又要“吃透”本地區、本部門、本單位的實際情況。總之，只有做到緊跟“上頭”，理論引路、政策明確，眼觀六路，耳聽八方，瞭解真情，才能心明眼亮，“胸有成竹”，撰寫出簡明扼要、內容充實、意見具體、措施有方的文字材料。
資訊即苗頭性，動態性的東西。作為文祕人員，就必須時刻注意資訊資料的收集與存檔工作，可通過調查研究，報刊、雜誌、電腦下載、電視媒體等多渠道收集相關的資訊，只有平時多留心，常細心，多用心，就會做到“心中有數，胸有成竹”，就能為領導決策提供動向。
四、做好群眾來信來訪和對外接待工作
信訪工作是各級黨政機關，人民團體和企業事業單位的一項重要的、經常性的政治任務。處理好人民來信要做到及時拆封、認真閱記、準確交辦、妥善處理；接待群眾來訪要做到熱情接待，認真聽紀，恰當處理，做好思想教育工作。
辦公室所處的部門和承擔的義務，在工作中必然會接觸到形形色色的人——上級和下級，熟人和生人，幹部和群眾等。在待人接物，處理公私事務中，祕書的禮貌，在溝通人際關係、融洽感情、促成辦事方面起著十分重要的作用。在待人處事過程中，祕書應遵循四個原則：
第一，尊重原則；第二，一律平等，不亢不卑的原則；第三，語言、舉止得體的原則；第四，重承諾、守信用的原則。
五、做好提案預案與保密工作
在辦文、辦事、辦會中，文祕人員都要先走一步，搞好提案預案工作，而不能事事讓領導去考慮，去操心。“人無遠慮，必有近憂”，“居安思危”就是說要有前瞻性、超前性的思想。因此，在辦理每一件事情的過程中，都必須把可能會發生的事情都考慮在整個計劃、組織、協調範圍內，並事先制訂應急預案，以防萬一，確保整個工作順利開展。
祕書工作人員身處領導機關的核心要害部門，又在領導人身邊工作，掌握和知悉機要極多，做好各方面的保密工作非常重要。因此應做到不該說的機密，絕對不說，不該問的'機密，絕對不問，不該看的機密，絕對不看等。
六、做好與領導的溝通、協調工作
(1)建立與領導“對接”的工作語言。祕書位居領導身邊，直接為領導工作服務，是領導的助手，因此領導與祕書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是祕書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是祕書要能夠及時向領導提供他最好關心的資訊，即解決“回答”的問題，這就需要祕書注意培養自己的政治修養和政策水平；三是要重視反饋，祕書要肩負起督促，跟蹤領導批示和指示的責任，並隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數；四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什麼？急待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪裡，祕書要了熟於心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。
(2)祕書既要謹慎，又要開放。祕書在領導身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領導面前展現自我，敢於表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領導著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態，更談不上創造性地工作。喜怒哀樂順其自然。
