文祕工作在辦公室工作中具有重要的作用，在做好文祕工作的基礎上，與檔案管理工作進行有效的結合，不僅可以提高工作質量，還可以提高工作的效率。下面YJBYS小編為大家搜尋整理了關於如何提高辦公文祕的辦公效率及能力，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關資訊請持續關注我們應屆畢業生培訓網!
辦公室的文祕工作與其檔案管理具有極為密切的聯絡，隨著辦公室工作人員的不斷精簡，文祕工作和辦公室的檔案管理工作要通過合理的統籌規劃以及安排和綜合管理進行有效的結合，在一定程度上加強文祕工作人員的相關業務素質，還可以提高辦公室的工作效率以及服務質量。文祕工作與辦公室的檔案管理工作主要的結合點就是公文，其是文祕工作的一種產品，但是還並不能稱之為檔案。隨著辦公自動化技術以及檔案管理的現代化，辦公室的文祕工作以及檔案管理工作也迎來了新的挑戰，實現兩者的有機結合已經成為文祕工作人員急需解決的問題。
一、文祕工作者要對檔案和檔案進行綜合管理
文祕工作與檔案管理的有機結合主要的表現就是文字祕書還要進行文書的檔案管理，對文書材料的立卷以及收集和整理，還有檢索以及保護和統計等不同環節進行兼顧。在這個過程中，任何一個環節出現失誤都會影響整個工作流程。這就要求文字祕書要對檔案和檔案進行綜合管理，在最大程度上減少工作失誤並提高工作效率。
第一，對檔案進行分類放置和管理。文祕人員在進行檔案的傳閱過程中，要對檔案進行收集和整理以及歸檔，同時把及時的對檔案進行分類，做好年度以及祕級和黨政等的及時區分，把檔案進行分門別類的歸檔之後放進檔案櫃中，這樣不僅可以對檔案進行有效地管理，還能為檔案的年度歸檔提供便利。
第二，要對檔案進行及時的清點以及整理。對檔案和檔案進行清點和整理的有效途徑就是進行賬目的核對，做到文書和賬目相符合，對於那些轉入業務部門但沒有及時收回的檔案要進行詳細的登記，方便進行查詢和應用。同時，檔案和檔案管理人員主要集中在一個人身上，就會對檔案的去向和用途有明確的瞭解，所以在進行管理和登記的過程中，要在最大程度上簡化工作流程，避免檔案使用的重複登記，進一步提高工作效率。
二、文祕工作者要利用現代化手段不斷提高檔案管理的服務質量
文祕人員在進行檔案管理的過程中，要充分的發揮文書資料的實際使用價值，充分的利用辦公自動化技術對檔案管理進行統籌規劃，在最大程度上促進檔案資料共享性的實現，這是文祕工作者在工作過程中不斷提高檔案管理服務質量的必要途徑。
第一，實現檔案的計算機管理。文祕工作主要就是在進行文字工作的同時進行檔案管理，這就可以在最大程度上實現檔案的計算機管理。文字祕書在進行單位內部檔案的印發過程中，要按照檔案的年度以及型別利用計算機進行編號存檔，形成具有保密效果的電子檔案，這樣就為檔案的查詢和使用提供了極大的方便，在最大程度上提高了服務質量。
第二，實現檔案的網路資訊釋出。隨著電子資訊科技的不斷髮展，資訊科技的使用已經成為一種趨勢，文祕工作者要在進行企業內部檔案的印發過程中，結合企業自身的實際需要，把檔案按照先關的分類合理的在公司內部的區域網上進行釋出，方便員工進行進一步的瞭解和掌握。
第三，對檔案的檢索工作進行合理的設定。文祕工作人員要利用計算機定時對整理好的檔案分門別類的進行檢索目錄的編制，這樣就可以及時準確的進行相關檔案的檢索，同時在進行年度文件的整理過程中，還可以直接通過檢索進行檔案目錄的`列印，極大地節省了工作時間。
三、提高文祕工作人員的專業素質有效對策
文祕工作人員的自身修養以及專業素質是提高檔案管理工作質量的關鍵。文祕工作者不僅要培養自身的專業知識技能，還要具有良好的品德修養以及作風修養。
第一，文祕工作人員要不斷提高自身的綜合素養。對於不同種類的文書工作，文祕工作人員不僅要具備相應的知識和技能水平，還要掌握相關學科的技術知識。這就要求其進行計算機技術的不斷學習，實現檔案管理的資訊化和數字化，實現對檔案管理的有效控制以及管理，為文字檔案管理工作提供更好的服務。
第二，培養自身的綜合分析以及應用的能力。在進行檔案處理的過程中，文祕工作人員不僅要對其內容進行實現的理解和掌握，還要對檔案以後的歸檔和查閱進行管理。這就要求其就必須具有對檔案的綜合分析以及應用能力，在實踐中不斷的掌握文祕工作和檔案管理工作的有效結合性，不斷提高自身的業務能力。
文祕工作和檔案管理之間的有效結合，不僅可以提高文書工作的效率，還可以提高檔案的服務質量。因此，要想實現兩者的有機結合，就要不斷加強工作隊伍的建設，在不斷提高其專業知識和技能水平的基礎上，不斷提高其綜合能力，進而適應不斷髮展的形式需求，促進企業的持續發展。
