祕書資格考試很快就要到了，大家把四級的重點都弄清楚了嗎?為了幫助大家更好地進行復習，小編特意整理了一下2016年祕書資格考試四級考試的複習重點資料，希望對大家有所幫助。
會議材料與用品
準備會議資料、會議用品
(一)會議資料的型別和準備
1、會議資料的型別
(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。
(2)會議資料：開會的請示、提交會議審批的檔案、會上用的檔案、會議宣傳性檔案。
(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。
2、會議資料的準備
(1)來賓資料袋內容：會議手冊、會議檔案資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。
(2)會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。
(3)溝通資料內容：會議參考檔案、會議宣傳檔案資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。
(二)會議用品的型別和準備
1、會議用品的型別
(1)必備用品和裝置是指各類會議都需要的'用品和裝置。
1)會議內裝置主要包括燈光裝置、音響裝置、空調裝置、通風裝置、錄音、攝像等裝置以及必要的安全設施等。
2)常用物資有電腦、印表機、影印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠捲、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆等。
(2)特殊用品是指一些特殊型別的會議所需用品和裝置。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和裝置，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。
2、準備會議用品
(1)檢查空調裝置，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。
(2)檢查好燈光、擴音裝置。
(3)檢查黑板、白板，確保已擦乾淨，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。
(4)如有陌生人或外來人蔘加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。
(5)在每人座位前擺放紙筆。
(6)多媒體電視需要安放投影機、螢幕、錄音裝置等。
(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數裝置和獎勵用品。
(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，並指定專人服務。
(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。
資訊與檔案
1.資訊分類的五大方法：字母分類法、地區分類法、主題分類法、數字分類法和時間分類法。其中主題分類法用的最多。
2.選擇題：資訊篩選方法：主要是前三個：看來源、看標題、看正文。 題型：前三個佔三個選項，在隨便寫一個構成四個選項，讓你選擇。
3.資訊取捨的方法：一是擇其重點;二是擇優錄用
對資訊決定取捨時，要留下的資訊應要：一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意
4.資訊核對方法：重點看一(溯源法)、三點(核對法)。題型：可能反過來考
5.資訊工作程式：收集、整理、傳遞、儲存、利用、反饋(順序不能錯)
其中資訊整理是資訊工作的核心，是對原始資訊進行分類、篩選、核實
6.資訊分類的步驟：辨類和歸類
7.在分類中遵循的原則：A科學系統原則B層次性原則C符合實際原則D交叉包容原則 答案：ABC 見書上第301頁下
8.資訊內向傳遞的形式有：備忘錄、傳閱單、企業內部刊物等;
資訊外向傳遞的形式有：新聞稿、新聞釋出會等 題型：隨機寫出四個，讓你選擇是內向傳遞的形式?或外向傳遞的形式?
9.資訊傳遞：口頭傳遞的缺點：資訊零亂;較難儲存
10.企業文字傳遞資訊的主要表現形式有：文字、表格、圖表、框圖
表示企業生產常用柱狀圖、餅行圖
11.資訊傳遞的三要素：信源、通道、信宿
信源分為原生源和再生源
信宿包括接受資訊和利用資訊
12.何為資訊的登記和編碼?
答案：登記即建立資訊的完整記錄，系統地反映儲存情況，便於查詢和利用。資訊的登記包括總括登記和個別登記;登記的形式有薄冊式、卡片式
資訊的編碼是為了適應電子計算機處理的需求，它的編碼結構一般由字元(字母或數字)組成基本數碼，再由基本數碼結合成為組合資料。
資訊編碼的一般步驟：①分析所有預編碼的資訊資料②選擇最佳的編碼方法③確定數碼的位數。
資訊資料編碼的方法：①順序編碼法②分組編碼法：所有專案都要有同樣多的數碼個數，左邊數碼錶示大類，而向右排列的每一個數碼，則標誌著更細的小類。
在登記、編碼後，要根據時序、來源、內容、字順排序。排序完後，要進行科學保管，因為保管關係到資訊的安全、完整和使用壽命。
