為了幫助大家更好地複習2016四級祕書資格考試，小編幫大家整理了會議材料與用品這個考點，歡迎大家閱讀參考。
會議材料與用品
準備會議資料、會議用品
(一)會議資料的型別和準備
1、會議資料的型別
(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。
(2)會議資料：開會的'請示、提交會議審批的檔案、會上用的檔案、會議宣傳性檔案。
(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。
2、會議資料的準備
(1)來賓資料袋內容：會議手冊、會議檔案資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。
(2)會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。
(3)溝通資料內容：會議參考檔案、會議宣傳檔案資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。
(二)會議用品的型別和準備
1、會議用品的型別
(1)必備用品和裝置是指各類會議都需要的用品和裝置。
1)會議內裝置主要包括燈光裝置、音響裝置、空調裝置、通風裝置、錄音、攝像等裝置以及必要的安全設施等。
2)常用物資有電腦、印表機、影印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠捲、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。
(2)特殊用品是指一些特殊型別的會議所需用品和裝置。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和裝置，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。
2、準備會議用品
(1)檢查空調裝置，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。
(2)檢查好燈光、擴音裝置。
(3)檢查黑板、白板，確保已擦乾淨，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。
(4)如有陌生人或外來人蔘加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。
(5)在每人座位前擺放紙筆。
(6)多媒體電視需要安放投影機、螢幕、錄音裝置等。
(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數裝置和獎勵用品。
(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，並指定專人服務。
(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。
