上班的時候，曾與局機關及下屬部門從事文祕工作的同志在一起探討過機關應由文寫作的問題。
最近，在清理工作筆記時發現了當年的備課筆記。今天把它放在部落格裡，主要出於兩點考慮：一是給當年的工作留一個記憶的影子；二是如果正在從事文祕工作的朋友看到，能從中得到點滴啟發，本人將感到欣慰。
為了留下一個真實的記憶，這次錄入時除刪除了例子外，其他未作任何修改。
一、機關應用文寫作應注意的幾個原則
明確目的
機關應用文的突出特點是實用性強。這就從根本上決定了寫作之前一定要首先明確目的。沒有明確的目的，不知道要解決什麼問題，寫作時就會心中無數。目的明確了，就能迅速選擇合適的文種，收集相關的材料，有的放矢地進行說明和分析，提出中肯的意見和行之有效的解決問題的辦法，措施。例如：
1、有利於選準文體。目的不明，也許把該用請示的，寫成了方案。
2、上級部門要聽我們毛項工作的彙報，首先要弄清3個問題：
是全面聽取工作和進展情況；
是要對該項工作當前亟待解決的問題進行分析研究；
還是要通過聽彙報瞭解下步工作的大蒜、安排。
如果是，那麼要對該項工作的前段情況進行全面系統地分析、彙報；如果是，那要弄清前段工作的重點、難點是什麼，並對其進行重點撰寫，或專項彙報；如果是，在對前段工作簡要彙報之後，重點對下步工作提出安排意見，打算。
由此可見，三者使用的問題儘管相同，但主題各異，所需的材料更不一樣。所以，撰寫材料之前一定要弄清目的，即幹什麼用。
熟悉業務
機關應用文是應機關工作需要，用於機關實務的文章，必然要涉及到本部門工作的實際情況和業務工作的基本知識。從某種意義上來說，文祕人員要比業務處室的人員更要熟悉業務。這裡所說的熟悉業務，主要是本部門，本單位的基本情況，包括職能、政策、法規，各處室的業務關係，主要工作流程、法定程式，以及部門的特點，要求，以及當前的工作重點。熟悉這些情況，有利於書寫中提出問題，分析問題，有的放矢地提出解決問題的辦法，言簡意賅地進行表述。反之，寫出的文章難以避免泛泛而談，隔靴搔癢，甚至脫離實際，驢脣不對馬嘴。
在熟悉本部門，本單位的業務知識之外，文祕人員還應具備與本部門相關的知識。比如勞動保障部門的文祕人員，除了對上述的知識有比較清晰準確地瞭解，掌握之外，還應對政治經濟學、哲學、邏輯學、商業保險知識，以及生產、交換、分配方面的知識都應有所瞭解。由於常常要對一些統計報表進行分析，還應掌握一些統計學、數理統計等方面的知識。當然，必須具備，還應不斷提高的，還有文化素養，駕馭語言文字的能力。
掌握政策
勞動保障工作的政策性非常強，這不僅僅表現在我們下達的規範性檔案中，即便是總結、彙報、請示、以至經驗材料中都體現著政策。所以文祕人員，特別是搞綜合的同志一定要掌握政策，熟悉政策，利用好政策，用政策指導寫作的全過程。如果寫作人對政策部瞭解，或瞭解不深透，那麼對問題的揭示程度就會缺乏深度，解決問題的辦法就會缺乏力度。
善於調查
調查有許多方式，除常規的調查方法之外，重點要說的是要做個有心人。注意從平時的工作中，與同事們的接觸中，會議中，瞭解情況，掌握第一手材料。目前，我們的工作特點往往是每項活都是急的，按部就班地去調查，瞭解情況根本就沒有這種可能。這就要求綜合材料人員要注意從平時的工作中通過觀察來了解情況，積累素材。
勤于思考
對於指示工作的文章、揭示問題的文章、領導講話、總結或彙報材料中的問題部分，很大程度上要靠撰寫人員提供。提供這些東西的基礎在於撰寫人員的思考。為什麼要說勤于思考，是說平時就要想。不要等任務交到你手上了再去想，那時就來不及了。這是問題的一個方面。另一個方面，臨時抱佛腳，難以有深度，難以抓住要害。比如明年的勞動保障工作應該以什麼為重點；具體的措施有哪些；面對的主要困難是什麼，怎樣解決。搞綜合的同志現在就要想。當然，這種想絕不是讓大家都去拍腦門，憑空去想，而是要在學習上級檔案，領會上級檔案、會議精神，從領導講話中去悟，去思考。
肯吃苦，有敬業精神
大家都知道些材料是個苦差事，不時被人總結為“四大憋屈”嗎。正是因為苦，所以要求肯吃這個苦。有的同志雖然有較高的綜合能力，但是不肯吃苦，所以也寫不出好文章。有的同志採取多的辦法，我想躲是躲不掉的。我的選擇是幹。只要肯吃苦，努力去幹，才能減輕苦的程度。
二、與大家交流一點寫作的具體技巧
主題的確立及作用
1、主題是文章的統帥。選什麼樣的材料，怎樣謀篇佈局，如何遣詞造句，都取決於主題的需要。
2、主題是文章的靈魂。是衡量文章質量有了的依據，主題深刻與否，正確與否，直接關係到文章的價值大小，影響好壞，作用如何。如果含糊不清，儘管言詞華麗，旁徵博引，洋洋萬言，都會因主題不清令人難以琢磨，不明白作者的主張和意圖是什麼。
怎樣確立機關應用文的主題
1、切合實際。任何一種機關應用文都不能憑空想象，任意虛構。必須從客觀實際出發，從客觀實際中提煉主題，深化主題。在實際工作中，常常是領導把主題確定好了，比如：讓寫一篇什麼文章，反映、表達什麼事情，或針對哪個問題提出解決辦法。需要我們做的就是素材的挖掘，主題的深化。深化主題的方法對於機關應用來說，首先是素材的力量，即素材是否具有典型性、代表性；再就是文章內部的邏輯力量，即層次清楚，事理分明；第三是理的力量。即相關的法律、法規，政策、上級領導講話，引證準確、清楚、得當。以此來表現主題，深化主題。
2、注重實效。前邊說了，機關應用文常常是領導確定主題我們做文章。這對行文者來說就有一個注重實效，考慮可行性的問題。即對準備納入文章的意見、規定、辦法、等等，一定的.考慮在實際工作中是否適應，是否行得通。有些措施、意見、規定孤立地看是好的，但在實際工作中往往受方方面面因素的制約，或客觀條件不具備，行不通，就不能寫到文章中。
3、單一鮮明。單一，即只有一個主題。無論是總結、調查報告，彙報，講話都只能是一個主題。儘管有時材料很多，涉及面很廣，也應力求主題統一，內容集中，中心一致。鮮明，是指主題清晰明白，觀點明確，態度明朗，要解決什麼問題，怎樣解決，要直截了當，一清二楚。做到鮮明的關鍵在表達上。應用文的表達方式一般情況下都要求開門見山，開宗明義，或利用標題，開頭語，結束語來點明主題。
選好材料
寫文章的材料必須經過嚴格的選擇。其原則有三：
1、真實。選用材料要與客觀實際情況一致，不能弄虛作假，更不能因為表現主題而隨意杜撰。做到時間、地點明確，特別是資料要準確無誤，經得起推敲。尤其要注意本質的真實。有些材料從區域性來說是真實的，但是從全域性來說只不過是偶然現象，對於這樣的材料在選擇時一定要慎之又慎。
2、典型。是指那些反映事物本質，有關反代表性和鮮明個性特徵的材料。要選用那些內涵豐富，概括力強的事例。這樣的材料能起到以一當十的作用，既能增強文字的表現力和說服力，又可避免文章羅列現象、臃腫冗長的弊端，使文章更精煉準確。
3、恰當。即主題和材料的關係要恰當。選用的材料要緊扣主題，最能為表現主題服務的材料。一個材料用不用，怎麼用，依據只有一個，即表現主題的需要。要恰當，還要善於對材料進行改造製作。就是在使用材料時能根據需要賴變換角度。從這個角度看可能與主題的關係不大，但換個角度看卻非常有利於主題的表達。這裡的關鍵是對材料要吃透，對主題要吃透。所說的“妙筆成花”即是。
搭好結構
結構即文章的骨骼。機關應用文的結構一般情況下，因為長期使用已經形成了固定的模式，所以我們一定要按照固定的模式來寫作。這裡要強調的有兩點，一是我們一定要熟悉，掌握，熟練使用各種機關應用文的模式，選準使用文體。二是注意各種文體之間的語言區別，時態區別，人稱區別，角度區別等等。舉例說明請示與批覆、講話與總結、計劃與方案的區別。
駕馭好語言
語言是文章的血肉。機關應用文的語言要注意四點：
1、平易樸實。機關應用文要求對客觀事理作如實反映，其語言主要用客觀的，平實的，質樸、直敘的手法。但是並不是排斥生動的語言，恰當的比喻和具有邏輯力量的排比。2、準確精當。首先要選用那些與要反映的事務最恰當最準確的詞語。其次注意選擇句型句式，注意語法。不要因為語法錯誤、邏輯混亂、追求語言華麗，句型結構影響表述的準確性，甚至顛倒了原意。
3、簡要鮮明。什麼叫藝術，有人說“藝術就是三行去掉兩行”，就是強調語言的精煉。機關應用文的語言一定要直截了當，不拖泥帶水，不能丟三落四，更不能含糊其詞，模稜兩可。要把那些對錶現主題可有可無的，意思重複的，空話、桃花刪去。做到“篇無累句，句無累字”。力爭在最短的篇幅裡涵蓋最大的資訊量，更清晰準確地說明事理。
4、通俗規範。在機關應用文中使用的字、詞、句一定要是大眾化的，通俗易懂的。引用古人的話，一定要譯出現代意思，切忌孤傲、生僻的字詞。在規範性檔案中還要注意不要使用容易引起歧義的文字。一些在網上使用的字詞句，因為不規範，在機關應用文中不許使用。
三、關於總結的寫作
總結的作用
1、尋找規律，提高認識。通過總結對以往的時間進行回顧，分析，研究，評價，鑑定。把正反兩個方面的經驗條理化，找出規律性的東西來。
2、提供情況，便於指導。領導部門為了全面掌握情況，指導工作，經常要求下級部門提供各種總結，所以下級部門必須愛上級要求、領導意圖和方針政策，如實反映情況，總結經驗教訓。
3、改進工作，提高效率。通過總結可以促使我們調查研究，反思上端工作的成效，得失，推動分析，歸納，找出規律性的東西。
總結的類別
我們常用的總結大致可分為兩類：一是全面總結。可以是一段時間的全部，也可以是一項工作的全部。二是專項總結。僅就某一項工作而言。
總結的結構
大致可分標題、正文、落款，三部分。重點和大家探討正文部分的結構。
正文部分應包括：基本情況、主體、結語三部分。
基本情況：主要介紹總結的物件，時間，過程，綜合資料，背景情況。
主體：做法、成績、經驗、體會、問題。
上述結構不是要求出現在同一篇總結中，應根據總結的用途從中選擇。比如上報上級機關的總結，至少要包括做法，成績，經驗。專題性的總結要有所側重，緊緊圍繞專題進行。經驗總結則重點寫作法和體會。
寫總結應注意的問題
1、要以黨的方針政策，國家的法律法規為指導，分析問題，研究問題。
2、要佔有大量的材料，從中找出規律性的東西。既要掌握現在是怎麼做的，也要了解過去是怎麼做的，現在的做法比過去的做法是好了還是壞了，如果好了，找出具有普遍意義的經驗，壞了，分析有哪些可以引以為戒的東西。這些是衡量一份總結價值大小的關鍵所在。要做到這些，佔有材料是基礎，是前提。只有抓住本單位最突出的，最具有個性的，能反映事物本質的材料，才能總結出在特殊情況下的新鮮經驗，使總結有特色，有指導意義。
3、做到觀點和材料的統一。經常看到這樣的總結，事理一個又一個，做法列了一長串，成績從一排到五，但是這些事例要說明什麼問題沒說清楚，或者根本就沒想到說。認為總結就是羅列，把全年乾的事都寫上，一空不落就完成了任務。其實這不是總結，只能說是一本帳，而且是一本沒有日期，沒有盈虧的糊塗賬。
好的總結應該是在告訴大家成績的同時，更主要的事把這些成績是如何取得的，把它提煉成觀點，這觀點就是規律性的東西。觀點有了，當然還要用材料來說明，材料包括典型的事例、精確的資料、可喜的成果，精當的議論，絕不是羅列現象。
4、堅持兩點論，實事求是地分析問題。一般在總結中都要寫上存在的問題部分。這部分不是表面文章，更不能文過飾非，撰稿人要通過調查研究，認識問題的本質，並得到共識，才能把問題寫到害處。
5、準確。表達語言要準確，引用數字要準確，特別是在一篇總結中的資料要一致，不能矛盾。
