（一）對寫作者的要求
行政公文有鮮明的政治性，鮮明的政治性決定了公文寫作的莊重性。因此，撰寫者要以認真嚴肅的態度對待公文寫作，必須正確理解、掌握黨和國家的方針政策，能審時度勢，所制發的公文符合國情國策，發生偏差；同時，必須熟悉部門工作，有較強的業務能力，懂得公文的運作機制和寫作格式，所制發的公文符合有關規定、規則，符合格式要求。
（二）文種要求
每種公文都有自己的名稱，如命令、公告、報告、請示等，它們統稱為文種。這些公文名稱，是經過長期實踐總結出來的，各有各的用途。不同的公文名稱，體現了發文機關的許可權範圍和行文機關之間的關係，反映了不同的辦文目的和要求。因此，在擬寫公文時，應報據本機關的職權、所處的地位與發文的內容和目的，以及與受文機關之間的關係，恰當選擇文種．不能亂用。否則．就會妨礙收文機關對公文意圖的準確理解，影響對公文及時、妥善的處理。
（三）格式要求
公文格式是在長期使用過程中形成的一套比較穩定的規格式樣，又叫“程式”。公文的格式是公文的形式標誌．它不僅可以區別於其他文體，而且也表示出公文的法規性。公文的格式可分為文面格式和寫作格式兩類。《辦法》規定了公文的文面格式為：文頭（眉首）部分、行文部分、文尾（版記）部分，一般由發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、印章、主題詞等部分組成，祕密等級、緊急程度、附件、抄送機關則視具體情況而定。公文的格式是規範化的，它們都有相應的規定，如文面格式中文頭的製作、界欄線的使用、印章的蓋法等等，都是不能隨意的；寫作格式也有多項內容，如寫作中必須由事由寫到事項，再由事項寫到執行要求，而不能像其他文體一樣，事由正敘倒敘或先寫後寫都無一定的'具體要求；又如題目中標點符號的使用，內文中數字的用法，批轉和轉發兩術語的使用等等，也都是不能隨意的。總之，行政公文寫作必須嚴格符合公文的格式要求。
（四）語體要求
公文主要是用於公務活動，注重辦事效率和可操作性，這就決定了公文語體的相對獨立性。能否運用好公文的語體，對寫好公文有舉足輕重的作用，因為“一字人公文，九牛拔不出”。這種語體，強調對客觀事實作如實的說明，表達意圖不追求藝術化，不允許任何的誇張和想像，也不需要激發人的情感；在用詞煉句時，力求準確貼切、樸實明白、簡潔精練、固定規範，因而在寫作要求上限制頗多。另外，公文術語的運用也極其講究。公文術語是指那些在公文中出現次數較多、使用頻率較高、具有相對固定位置的詞語。它們是在長期的公文寫作實踐中逐漸形成的專門用語，如稱謂語、起首語、引述語、經辦語、祈請語等等，在使用時都有嚴格的規定和要求。
（五）行文要求
行文即公文的運轉。從行文關係分，公文分上行文、平行文、下行文。行文關係是指機關之間檔案的授受關係，它是根據機關各自的隸屬關係和職權範圍來確定的。
上行文指下級被領導機關向上級機關的發文，如請示、報告等；下行文指上級機關向所屬下級機關的發文，如命令、決定、公告、通告、通知、批覆等；平行文指平級機關或不相隸屬機關之間的發文，如函等。
不同的行文關係要用相應的行文語氣。行文語氣是指組織文字、表達意思時用的語氣。上行文體現本機關請求和接受上級機關的領導，要用請求的語氣；平行文體現平行機關之間的互相協商與工作聯絡，語氣要謙虛；下行文休現本機關對下屬機關的領導，可用比較嚴肅、莊重的語氣，但也不能盛氣凌人。
