公文是一個機關的“臉面”，公文質量高低，是決定發文效果的關鍵。在整個發文鏈條上，對檔案草稿的稽核，貫穿始終，特別是辦公廳(室)的稽核把關，好比是公文簽發前的“二傳”或“助攻”，因其綜合性、技術性、專業性強，尤顯重要。這裡，談談在工作中總結的公文稽核“五要訣”。
要訣一：明意圖，堅持實事求是
意圖是核稿的出發點，體現了發文的目的性和實用性。探明意圖，是做好公文核稿的第一步。核稿伊始，應多問幾個為什麼：
為什麼要發文?核稿人員收到文稿後，首先要了解發文意圖，可通過查閱近期領導批示或講話、本機關重要活動或會議的檔案資料和新聞報道、相關收文或發文，以及與擬稿人電話溝通(要勤溝通、多請教)，請其在辦文要報上說明發文緣由和文稿起草的來龍去脈、補充相關背景資料等方式，做到心中有數、有的放矢。
能不能不發文?發文應當確有必要，核稿首先要把好“可行關”。凡法律法規或現行檔案已有明確規定，或能通過電話、傳真、口頭協商等方式解決問題的，一律不發文。
發什麼樣的文?為達成某一意圖確需發文的，核稿人員需要一一考慮：發給誰，寫什麼內容，篇幅是長是短，以什麼發文規格，用什麼文種，是上行文、下行文還是平行文，是用檔案格式還是函的格式，是普通件還是急件或密件?先通過這番“望聞問切”，對文稿逐項作出初判後，再仔細核稿。
要訣二：守規範，堅持依法依規
核稿必須依法依規，不能憑空想象、主觀臆斷，不能大筆一揮、亂改一氣。說到底，核稿就是尋找標杆、對標分析的“達標”過程，就是查漏補缺、增光添彩的“化妝”行為。工作中的規範大致可分為“兩應兩避免”：
應熟練掌握各級黨政機關的共性規範。包括我國憲法及相關法律法規，黨的路線方針政策，黨中央、國務院機構設定及各機關的全稱、規範化簡稱、排序及職責，中央領導同志的姓名、職務、排序及分工，現代漢語語法，數字、計量單位和標點符號用法等國家標準，以及《黨政機關公文處理工作條例》規定的公文種類、格式、行文規則、辦理程式，等等。
應熟練掌握各個黨政機關的`特殊規範。以安全生產工作為例，核稿的特殊規範包括但不限於：安全生產相關法律法規、重要檔案、“三定”規定。
避免出現無從下手，找不到合適的規範，或依據不準確、不權威的“規範”，導致將錯就錯、畫蛇添足。
避免出現死守規範、故步自封，不能與時俱進，不知變通創新，將原本活潑生動的文稿改成了千人一面的“八股文”。
要訣三：循先例，堅持參考先例
先例是核稿的參照物，是一種廣義的規範，因其一般約定俗成、無明文規定，所以，循先例方面，往往更見核稿人員的功底、閱歷和水平。
先例在哪裡?先例的範圍很廣，從形式上看，既包括本單位的先例，也包括外單位的先例;既包括正面的範例，如黨中央、國務院檔案，也包括反面的典型，如發過的有“硬傷”的檔案、被領導顛覆性修改過的花臉稿;既包括近期以來的相關重要檔案、會議資料，又包括檔案館中存檔的檔案資料甚至歷史典籍。核稿人員要勤於學習和積累，善於從領導、前輩身上學習傳承，隨時發現、甄別和歸納為核稿所用、稱得上是先例的素材。
先例怎麼用?一方面，先例具有重要的史料價值，遇到要不要發文、是否重複發文、前後左右的檔案是否“打架”，發什麼樣的文、寫什麼內容，如何選用發文規格、文種、格式、緩急、密級、程式等問題，都可以參考先例。遇到一個文稿同時有幾個先例時，要認真比對、篩選，以最恰當的先例為參考。另一方面，與依據規範一樣，遵循先例要區分新舊慣例。絕不能拘泥於錯誤、被淘汰、已失效的先例，更不能一味抄襲。核稿人員應當在依法依規、參考先例的基礎上，緊扣時代主題，因時因事而異，不斷創新。
要訣四：講程式，堅持嚴守程式
遵守程式是核稿的保險槓，是公文質量的重要保證。
嚴守發文的程式。應做到“兩個務必兩個避免”。
對於內容不合法、措施不合理、文字粗糙、格式不規範，未與相關部門協商或協商不一致、存在分歧等問題的文稿，務必立即予以退回，不能草率報領導簽發，隨手把矛盾上交。
對於規範性文稿，在核稿後、報領導簽發前，務必要送法制機構進行合法性審查，把好“法制關”。
避免程式缺項，遺漏了起草過程中徵求意見、上會研究、先請示彙報、會稿協商、合法性審查等重要程式。
避免程式紊亂，要麼將文稿“直送”領導，出現檔案“倒流”“倒籤”;要麼“橫傳”公文，影響效率，甚至導致公文丟失，貽誤工作。
講究核稿的程式和方法。
1.核稿人員要從理論和實踐、整體和部分、巨集觀和微觀、邏輯和形象、內容和形式、文字和格式等層面，視情況採取默唸法、朗讀法、前後對照法、多人分頭稽核法、集體研討法等，對文稿進行綜合“體檢”、立體把關，做到準確規範、精益求精。
2.核稿時應注重總結規律、區分重點，如，在文字方面，擬稿人打字用五筆輸入法，就可能出現錯誤的形近字;用拼音輸入法，就可能出現錯誤的音近字。此外，涉及時間、序號等數字也容易出錯，需多留心。
要訣五：重服務，堅持服務至上
服務是核稿的落腳點，把好發文“質量關”，既是服務於擬稿人、服務於領導，又是服務於整個機關、整個系統。
要明確定位。核稿人員既要堅持原則、大膽稽核，又要時刻牢記處於輔助、服務的位置，尊重擬稿人，做到工作到位不越位、幫忙不添亂，用“火眼金睛”的真本事樹口碑、立威信。切忌自以為是、拿雞毛當令箭;切忌喧賓奪主、越俎代庖。
要強練內功。核稿人員要勤學習、苦練習、善總結、多感悟，既要掌握相關法律法規和方針政策，又要熟知本機關的全面工作，溝通左右、融會貫通;既要有紮實的語言文字功底，又要有嚴謹細緻、“咬文嚼字”的鑽研精神，苦練內家功、功到自然成。
要任勞任怨。核稿人員只有腳踏實地、任勞任怨，坐得了冷板凳、耐得住寂寞，才能在核稿中更好地奉獻自我、服務大局。
