祕書工作者在做協調溝通工作時，應擺正位置，把握分寸，謹慎從事，特別要注意以下幾點：
一、把握好角色，不越權越位
祕書工作者做協調工作時，雖然是主持者，但也並不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說，祕書工作者是代表領導做協調工作的。如果把主持者誤認為決策者，必將產生角色錯位問題。我們在與協調物件溝通，傳達領導指示和意見時，不可隨意引申發揮，加進自以為和領導意見一致的內容。
二、把握好方法，不以權壓人
在工作協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的，特別是在被協調者意見難以統一的時候，傳達權威領導人的意見，常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用，儘可能少用。因為協調的主要手段是協商，應以平等的態度傾聽各方意見，即便是錯誤的.要求，也要考慮有無合理因素。
三、把握好分寸，不把簡單的問題複雜化
在協調工作中，既不要把複雜的問題作簡單化處理，也要注意不把小事擴大化，不把簡單的問題複雜化，不把明明白白的事情神祕化。在辦公室的日常工作中，需要協調的事，幾乎無時不有，但絕大多數是在舉手投足之間便可處理，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時注意發現需要調節的問題，說幾句調節的話，甚至開一個幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽狀態。
有些矛盾在未激化前，做點幕後工作就可緩解。就協調而言，涉及重大原則的事，權力或利益衝突較大的事，具有廣泛群眾性的事，需要多方聽取意見，公開處置。但一般的，發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理的方針應是能私下解決的就不公開解決，能會下協調的就不開協調會，即便需要開會協調的，也應在條件具備時、在寬鬆的環境中來召開。
四、把握好火候，既不失時機也不急於求成
要搞好協調，時機十分重要。當不同部門急需完成同一任務，工作又難以有序展開時，我們及時出面理順關係，就可一呼百應。相反，時機不成熟，十分勉強地去統一認識，統一行動，反而會擴大矛盾，形成誤解或成見。
有的同志急於完成領導交辦的任務，在有關部門毫無思想準備的情況下，讓其立即做出較大犧牲，結果形成了僵持的態勢。有的雖然勉強讓步，但並不服氣，在落實時扯皮推諉，影響了工作進展。掌握溝通的時機是非常重要的，善不善於捕捉溝通的良機，是反映祕書工作者思想水平和工作能力的重要標誌。
